Project für das Web Teil 4 – Das Project-Template nutzen

In meinem letzten Teil der Reihe möchte ich Ihnen die Benutzung des Template erklären. Da ich als Admin das Template erstellt und schon eine Gruppe zugewiesen hatte, muss jetzt das Template unter dem Kontext des neuen Projektleiters erstellt werden. Genau hier kommt das neue Feature von Project für das Web – „Plan kopieren“ ins Spiel. Der Projektleiter legt eine Kopie des Template an und kann danach eine neue Gruppe oder gewünschte Personen dem Projektplan zuweisen. Legen wir also als erstes eine Kopie des Template an. In meinem Beispiel wende ich das Szenario auf Willi Plum unseren Geschäftsführer aus meiner Demo-Umgebung an.

Melden Sie sich an Ihrem Office 365 Tenant mit der gewünschten Person an. Klicken Sie anschließend auf Microsoft Project. Klicken Sie in der Project Home Seite auf die Option „Mit mir geteilt“ und wählen Sie dann das zuvor erstellte Template aus.

Klicken Sie im nächsten Schritt auf den Projektnamen (Template V1.0), um die Projekteigenschaften zu öffnen. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Menü und wählen Sie dann in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option „Projekt kopieren“.

Hinweis: Jeder freigegebene User kann Änderungen in dem Template vornehmen. Dies sollte aber nur durchgeführt werden, wenn Sie das Template wirklich anpassen wollen. Leider ist es im Moment nicht möglich einen Schreibschutz auf das entsprechende Template zu setzen!

Als nächstes wird eine Eins zu Eins Kopie von dem Template angelegt. Allerdings ohne eine zugewiesene Gruppe. Sobald Sie die Kopie angelegt haben, wird ihnen dementsprechend der Name des Projektes als „Template V1.0 – Kopie“ angezeigt.

Klicken Sie auf den Namen und geben Sie dann einen neuen Namen für Ihr Projekt ein. In meinem Beispiel nenne ich das Projekt Muurejubbel. Da Sie eine Kopie von dem Template erstellt hatten, werden Sie auch gleich als Projektleiter zugewiesen. Sie können bei Bedarf einen anderen Projektleiter für das Projekt bestimmen. In meinem Beispiel belasse ich die Einstellungen. Da die Termine alle auf „Rot“ sind, ändere ich noch den Projektanfangstermin in die Zukunft. Anschließend drücke ich die Enter-Taste, um die Projektinformationen zu verlassen. Herzlichen Glückwunsch! Sie haben jetzt einen neuen Projektplan aus dem Template erstellt.

Als nächstes sollten Sie entweder eine einzelne Person oder eine neue – bzw. bestehende Gruppe dem Projekt zuweisen. Klicken Sie hierzu im oberen Bereich auf die Option „Gruppenmitgliedschaft“. Legen Sie bei Bedarf eine neue Gruppe an oder klicken Sie auf den Reiter „Zu einer Gruppe hinzufügen“. Wählen Sie anschließend eine bestehende Gruppe aus dem Azure AD, danach können Sie die Ressourcen dem Arbeitspaketen zuweisen.

Hinweis: Ihnen werden hier natürlich nur die Gruppen angezeigt, wo Sie der Besitzer von sind!

Sollten Sie mit Power Apps arbeiten, ist es im Moment nicht möglich direkt eine Kopie aus Power Apps zu erstellen, ohne eine Automatisierung dahinter. Hier können Sie aber ganz einfach das Template über die Option „In Project öffnen“ auswählen und dann die oben genannten Schritte durchführen.

Das soll es mit dieser Blog-Reihe gewesen sein. Solltet Ihr Fragen bzgl. der Einführung von Microsoft Project haben, so stehe ich Euch gerne zur Verfügung. Have a lot of fun – Euer Blanki