Lizenzänderung für die Project Plan 1 Lizenz

Project for the Web User (P4TW) besitzen nicht nur die Möglichkeit den Projektplan über Project Online zu verwalten, sondern können auch für die Verwaltung des Projektes die PowerApp – Project nutzen, die durch die Integration in die Common Data Services als Model-Driven App bereitgestellt wird. Mit der neuen Lizenzänderung möchte Microsoft die Verwendung der Features in dem Power-App vereinfachen und dem User mit einer Plan 1 Lizenz mehr Möglichkeiten in der Verwaltung der Projekte geben.

Für User mit einer zugewiesenen Plan 3 oder Plan 5 Lizenz ändert sich erst einmal nichts durch das neue Lizenzmodell.

Hinweis: Leider ist es so, dass es sehr oft in Unternehmen Sonderkonstellationen in Verbindung mit anderen Lizenzen oder Verträgen gibt. Da ich nicht Ihre Umgebung kenne und ich selber kein Lizenzmanager bin, sollten Sie unbedingt ihren Lizenzansprechpartner bei Rückfragen einbeziehen!

Project Online Lizenzen

Ich möchte noch einmal kurz auf die Eigenschaften der Lizenzen eingehen. Seit der Einführung von Project Online im Jahr 2013 wurde das Lizenzmodell rollenbasiert ausgerichtet. Dadurch ist bei der Einführung von Project Online das Knowhow über die Nutzung von Features unabdingbar. Um in Ihrer Organisation die richtige Lizenz zu nutzen, empfehle ich die folgende Vorgehensweise. Im ersten Schritt sollten Sie einen Featurekatalog erstellen. Dieser sollte auflisten, welche Basisfunktionen in Project Online genutzt werden sollen. Danach weißen Sie dem Katalog Ihre entsprechenden Rollen aus ihrem Projektmanagementprozess zu. Im letzten Schritt weißen Sie dann über eine Matrix der entsprechenden Rolle ihre benötigten Features zu. Danach haben Sie eine schöne Übersicht, welche Rollen aus Ihrem Prozess, welche Project Online Lizenz benötigt.

Wir besitzen in Project Online mittlerweile fünf unterschiedliche Lizenzen.

Project für Office (Plan X): Seit letztem Monat enthalten alle Microsoft 365 Lizenzen (O365, M365) die sogenannte Project für Office 365 Lizenz. Diese finden Sie im Admin-Portal unter der jeweiligen Lizenzzuweisung des Users. Microsoft reagierte mit dieser Lizenz auf die User-Anforderungen, Benutzern Leserechte auf einen Projektplan zu geben, die keine Plan 1, Plan 3 oder Plan 5 Lizenz zugewiesen haben. Nun darf ein User, wenn er in einem Projektplan als Ressource zugewiesen wurde, den Projektplan in Project für das Web oder in der PowerApp „Project“ lesend öffnen. Mehr ist mit der Lizenz nicht gestattet.

Hinweis: Ein Teammitglied kann mit dieser Lizenz keine Informationen in den Projektplan eintragen, auch wenn er einem Arbeitspaket zugewiesen wurde. Hierzu benötigt er mindestens eine P1 Lizenz! Ebenfalls wird bei der Lizenz automatisch der Link zur Project Web App (PWA) ausgeblendet.

Sollte zu dem Projekt eine Teams-Gruppe existieren und die Kommunikation zu dem Projekt hierüber stattfinden, so kann der User auch über das Collaboration-App „Project“ auf den Projektplan lesend zugreifen.

P1 Project Online: Hier muss noch einmal kurz erwähnt werden, dass wir in Project Online zwei „Welten“ besitzen. Einmal die von mir getaufte „alte“ und „neue“ Welt. Die alte Welt beinhaltet den Project Server als SaaS-Lösung basierend auf der SharePoint Architektur und dem Project Desktop Client als Click to Run (C2R) zum Download. Die neue Welt Project for the Web basiert auf die Common Data Services Infrastruktur und ist dadurch voll in die Microsoft 365 Welt integriert. Die Welten sind voneinander getrennt und Informationen können aus den beiden Welten nicht bidirektional ausgetauscht werden. Damit ein User einfach in beiden Welten arbeiten kann, wurde ein einfacher Zugriff über die Project-Home Seite bereitgestellt. Project User mit einer Plan 1 Lizenz durften bisher nur die „neue“ Welt – also Project für das Web nutzen und besaßen keine Zugriffsrechte auf Project Online (PWA). Das hat sich jetzt geändert, denn die Project Plan 1 Lizenz beinhaltet nun auch die Project Essential Lizenz.

Project Online Essential: Diese Lizenz war in Project Online dafür gedacht, dass Projektteilnehmer (Teammitglieder) mit in die Kommunikation eingebunden werden. Sie durften Ihre Aufgaben einsehen, Dokumente hochladen und mit den Risiko-Log, bzw. den Issues-Log pflegen. Ebenso durften Sie Ihre Leistungen an den Projektleiter zurückmelden.

Genau diese Möglichkeiten werden jetzt auch Usern mit einer Plan 1 Lizenz erlaubt.

Hinweis: Bitte beachten Sie, die Project Essential Lizenz beinhaltet keine Project Plan 1 Lizenz. Bedeutet das Project Online Essential User nicht auf Project for the Web zugreifen können. Sie sollten sich vor der Einführung von Project Online sehr genau überlegen, ob es vielleicht besser ist, den Teammitgliedern eine Project Plan 1 Lizenz, anstatt eine Project Essential Lizenz zuzuweisen.

Schauen wir bei der Plan 1 Lizenz nochmal ein wenig genauer unter die Haube. Natürlich dürfen Sie mit dieser Lizenz auch auf die Power App zugreifen. Hier gibt es aber nach dem neuen Lizenzmodell einige Erneuerungen. Bisher war es so, dass User mit einer Plan 1 Lizenz bei einer „Out-of-the-Box“ – Project App mindestens eine Power App Lizenz (Plan 1) benötigte. Dies wurde jetzt angepasst. Allerdings kann man keine Pauschalisierung vornehmen. Es kommt wie immer darauf an, welche Features genutzt werden und wie auf die gewünschten Information in der App zugegriffen werden sollen. Die Organisation muss sich hier schon überlegen, welche Informationen, wie vom User verarbeitet werden sollen. Wir besitzen jetzt bei der Project Plan 1 Lizenz folgende Merkmale:

Der User darf in einer „Out-Of-The-Box“ Project App, ein neues Projekt anlegen, ändern oder neue Informationen eintragen.

Sollte dem User erlaubt werden eventuelle Änderungen an den Ansichten oder Forms vorzunehmen, dann benötigt er nach wie vor eine zusätzliche „Power App Plan 1“ Lizenz. Bitte beachten Sie, dies gilt auch für die Plan 3 und Plan 5 User-Lizenzen.

Bei den benutzerdefinierten Felder geht es etwas kniffeliger zu. Denn diese stehen mit der Plan 1 Lizenz nur lesend zur Verfügung. Sollte dem User gestattet werden, die Inhalte anzulegen, zu ändern oder zu löschen, so benötigt er mindestens eine Plan 3 bzw. Plan 5 Lizenz.

Genauso sieht es bei dem Zugriff auf weitere Tabellen (Entities) aus. Sollten Sie in ihren Apps weitere Tabellen eingebunden haben, so ist der Zugriff hierzu nur lesend und bis zu Fünf Tabellen erlaubt. Sollte der User auf eine sechste Tabelle zugreifen, so benötigt er ebenfalls eine Plan 1 Power App Lizenz.

Bleibt letztlich noch der Business-Prozess-Flow. Durch dieses Feature können Sie Ihren Projektmanagement-Prozess visuell in der App darstellen. Hier darf der Project Plan 1 User den Flow nur nutzen.

Bei der Project Plan 3 und Plan 5 Lizenz gab es keine Änderungen.

Sollten Sie weitere Fragen bzgl. Project Online haben, so sprechen Sie mich einfach an, ich helfe Ihnen gerne weiter.

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