Zusätzliche Informationen zu einem Lookup-Feld im Project-Center Formular anzeigen lassen

Im First-Party-App Project könnt ihr euch auch komplette Formulare aus anderen Tabellen (Dataverse) zu einem Auswahlfeld anzeigen lassen. Das schöne an diesem Feature ist, dass ihr auch Änderungen an dem jeweiligen Datensatz eintragen könnt. Um dir das Feature zu zeigen, möchte ich in diesem Blogbeitrag folgendes Szenario abbilden. Jedem Projekt soll ein Kunde zugewiesen werden. Die Zuweisung soll über ein Suchfeld erfolgen, welches direkt auf die angelegten User in der Umgebung zugreift. Neben dem Kundennamen möchte ich mir im Projektinfoformular die E-Mail Adresse, Telefonnummer und die Firmenanschrift anzeigen lassen.

Hinweis: Um dieses Beispiel nachzustellen, benötigst du die Berechtigungen Dynamic 365-Adminrechte und für die Power-Apps-Umgebung mindestens die Rolle „Systemanpasser“.

Suchfeld anlegen

Im ersten Schritt musst du in der Dataverse-Tabelle Project ein Suchfeld (Lookup) anlegen, welches auf die Tabelle Benutzer verweist. In dieser Tabelle stehen unsere Benutzer (AD-User) die wir über das Suchfeld zuweisen wollen.

Melde dich an deiner Power-Apps-Umgebung an. Klicke auf der linken Seite auf „Dataverse (1)“ und klicke dann auf in dem sich öffnenden Kontextmenü auf die Option „Tabellen (2)“. Wähle dann im Tabellenkopf die Option „Alle (3)“ und gebe dann in der Suche den Namen „Projekt (4)“ ein. Klicke dann in der Mitte auf die Tabelle „Projekt (5)“.

Lege jetzt ein Suchfeld an. Klicke hierzu im oberen Bereich auf „Neue Spalte“. Gebe als Anzeigename „Kunde (1)“ ein. Bei Bedarf solltest du noch eine Beschreibung eingeben. Als Datentyp wählst du die Option „Suche (2)“ aus und unter „Verknüpfte Tabellen“ trägst du entsprechend die Tabelle „Benutzer (3) (User)“ ein.

Anlegen eines Formulars in der Tabelle Benutzer

Jetzt müssen wir ein neues Formular erstellen welches später dann die gewünschten Informationen anzeigt. Du kannst auch eines der vorhandenen Formulare verwenden. Allerdings besitzen diese meistens mehr Informationen als du wirklich benötigst.

Achtung: Grundsätzlich solltest du keine Bereiche und Felder aus den Standartformularen löschen. Diese werden meistens in anderen Bereichen und Apps eingebunden und dadurch kann es dann zu Fehlern kommen!

Um das Formular in der Tabelle „Benutzer“ zu erstellen, klickst du wieder auf der linken Seite die Option „Tabellen“. Gebe dann im oberen rechtem Suchfenster den Namen „Benutzer“ ein und klicke dann auf die Tabelle „Benutzer“. Klicke im oberen Bereich auf die Option „Formulare“. Klicke in der oberen Spalte auf den Button „+ Neues Formular“. Gebe auf der rechten Seite einen Anzeigenamen für das Formular ein. In meinem Beispiel „Kunden-Project (1)“. Damit du bei mehreren Formularen den Überblick behältst empfehle ich Dir eine Beschreibung einzugeben (2). Klicke danach im oberen Bereich auf speichern. Die Speicherung kann einige Zeit dauern.   

Das Hauptformular besitzt im Standardformat die Reiter „Summary (Zusammenfassung), Details, Administration (Verwaltung) und Scheduling (Terminplanung)“. Ebenfalls werden die Bereiche schon mit den dazugehörigen Standardfeldern gefüllt. Du kannst zwar einige Bereiche und Felder löschen, allerdings nicht diese – die als Standardfeld markiert sind. Diese kannst du an einem roten Stern erkennen. Ich empfehle die Bereiche einfach auszublenden anstatt zu löschen. Dies hat den Vorteil, dass du dir auch die anderen Felder immer noch für weitere Funktionen offen hältst.  

Markiere dir die Bereiche und Felder die du entsprechend ausblenden möchtest. Klicke anschließend auf der rechten Seite die Option „Ausblenden“.

Führe diesen Schritt mit allen Bereichen durch, bis auf den Bereich User Information (Benutzer Information). Die Ansicht sollte nun wie folg aussehen. Sollte dem so sein, dann klicke auf „Veröffentlichen“.

Ausgeblendete Inhalte wieder einblenden

Im unteren Bereich des Canvas-App findest du die Option „Ausgeblendete anzeigen“. Durch verändern des Reglers auf „Einblenden“, kannst du Dir die zuvor ausgeblendeten Inhalte wieder anzeigen lassen.

Als nächstes benötigst du noch den Tabellennamen und die Formular-ID. Diese müssen wir zu einem späteren Zeitpunkt in unseren Code einfügen. Der Tabellennamen lautet für die Tabelle „Benutzer“ (User) „systemuser“ und ist bei uns allen gleich. Die Formular-ID kannst du über den URL-Link auslesen. Solltest du das Formular noch zur Bearbeitung geöffnet haben, so schließe es bitte einmal. Öffne es danach erneut. Die ID findest du direkt hinter dem /edit/. In meinem Fall 8b53786c-5724-ed11-9db1-0022486f4436. Kopiere dir diese ID in einen Editor deiner Wahl.  

Hinzufügen des Suchfeld in das Project-Formular

Im letzten Schritt müssen wir das zuvor angelegte Suchfeld in die Ansicht Informationen integrieren. Hierzu klickst du in oberen Bereich wieder auf „Alle“ und gibst in der Suche erneut „Projekt“ ein. Klicke auf die entsprechende Tabelle. Klicke auf die Option „Formulare“ und wähle das Formular „Informationen“ aus.

Jetzt klicke auf der linken Seite erneut auf „Tabellenspalten“. Gebe in der Suche „Kunde“ ein. Ich möchte jetzt in meinem Szenario ein weiteren Bereich hinzufügen, indem erstens der Kunde angelegt/geändert und zweitens, die zusätzlichen Information zu dem Kunden angezeigt werden. Wähle auf der linken Seite die Option „Abschnitt mit 1 Spalte“ aus und ziehe diesen per Drag & Drop an einem freien Platz in der Registerkarte. Die Ansicht sollte wie folgt aussehen.

Gebe für den Bereich auf der rechten Seite unter Beschriftung einen Namen ein. In meinem Beispiel „Kundeninformation“. Gebe ebenfalls einen Namen für den Bereich ein. Dieser ist wichtig, um diesen eventuell später über Code zu adressieren. Klicke anschließend auf „Speichern“. Klicke auf der linken Seite die Option „Tabellenspalten“. Gebe in der Suche den Namen „Kunde“ ein.

Ziehe jetzt per Drag & Drop das Feld in den zuvor angelegten Bereich „Kundeninformation“. Deine Ansicht sollte nun wie folgt aussehen.

Jetzt benötigen wir das Feld aber ein zweites Mal. Das obere Auswahlfeld lassen wir im Standard. Hier soll entsprechend der User eingetragen bzw. geändert werden können. Das Zweite Feld soll zu den Inhalten des ersten Feldes die Zusatzinformationen auslesen.

Entferne im oberen Bereich den Haken bei „Nur nicht verwendete Tabellenspalten anzeigen“. Dir wird das Feld „Kunde“ erneut angeboten. Ziehe es noch einmal per Drag & Drop in den Bereich Kundeninformationen unter dem ersten Feld. Die Ansicht sollte so aussehen. Klicke anschließend im oberen Bereich auf „Speichern“.

Jetzt müssen wir ein weiteres Steuerelement und ein Code-Schnipsel dem zweiten Feld hinzufügen. Dies kannst du nur über das Dynamics 365 Admin-Center. Klicke auf das gerade hinzugefügte untere Feld. Klicke im oberen Bereich auf „Zur klassischen Ansicht wechseln (1)“. Bitte beachte, dass dies einige Zeit dauern kann, bis die Seite entsprechend geladen wurde!

Klicke auf das zweite Feld „Kunde“. Dadurch wird ein dünner grüner Rahmen um das Feld gezogen und du kannst dadurch erkennen, dass du das Feld richtig editiert hast (1). Sollten Dir die Felder nicht angezeigt werden, dann hast du zuvor vergessen das Formular zu speichern. Klicke anschließend im oberen Bereich auf „Eigenschaften ändern (Change Properties)“. Auch diese Seite kann wieder einige  Zeit benötigen bis diese geladen wurde!

Klicke auf die rechte Seite die Registerkarte „Steuerelemente (Controlls)“. Klicke dann auf den Link im unteren Bereich „Steuerelemente hinzufügen (Add Controlls)“. Wähle das Steuerelement „Formularkomponente (1) (Form Component Control)“ aus. Klicke anschließend im unteren Bereich auf die Option „Hinzufügen (2) (Add)“.

Aktiviere jetzt für das Steuerelement die Geltungsbereiche Internet, Telefon und Tablet (1) aus. Klicke dann im unteren Bereich auf den Stift um den Code-Schnipsel einzugeben.

Hier müssen wir jetzt unseren Code eintragen. Dieser sieht wie folgt aus. Unter der Angabe “entityname=“ gibst du den Tabellennamen ein. Die in deinem Notepad befindliche Formular-ID kopierst du in den Bereich der FormularID.

<QuickForms><QuickFormIds><QuickFormId entityname="Tebellennamen">FormularID</QuickFormId></QuickFormIds></QuickForms>

In meiner Demo sieht das dann wie folgt aus.

<QuickForms><QuickFormIds><QuickFormId entityname="systemuser">8b53786c-5724-ed11-9db1-0022486f4436</QuickFormId></QuickFormIds></QuickForms>

Die Ansicht sollte jetzt wie folgt aussehen. Klicke auf „OK“, um das Fenster zu schließen. Schließe dann auch die weiteren Fenster.  

Klicke im oberen Bereich auf „Speichern (Save) (1)“ und dann auf „Veröffentlichen (2) (Publish)“. Dieser Prozess kann einige Zeit benötigen. Schließe das Formular. Klicke hierzu auf Datei (Files) und wähle im Kontextmenü die Option „Schließen (Close)“. Öffne das App Project. Gehe in das Project Center und öffne ein Projekt. Gebe nun einen Namen in das erste Feld ein.  Nun wird das Formular im unteren Bereich geladen und die Zusatzinformationen angezeigt.