Project für das Web – Teil 3 ein Projekttemplate erstellen

In meinem letzten Artikel haben wir den Azure AD für die Erstellung eines unternehmensweiten Template vorbereitet. Wir haben ein benutzerdefiniertes Attribut (P4W) erstellt und die User Willi Plum & Uschi aus unserer Demo-Umgebung mit dem entsprechenden Attribut versehen. Anschließend haben wir eine dynamische Gruppe erstellt und die zwei Benutzer über das Attribut der entsprechenden Gruppe hinzugefügt. In diesem Blog-Artikel werden wir nun ein Project für das Web Template erstellen und die entsprechende Gruppe zuweisen.

Für die Erstellung des Template möchte ich mich auf die folgenden Standardprozesse beziehen.

In der Initiierungsphase sollen die Vorbereitungen für das Projekt stattfinden. Die Planungsphase dient uns dann für die zeitlichen Planungen und für die entsprechende Ressourcenplanung. Nach der Beauftragung gehen wir als Projektleiter in die Steuerungsphase über und übergeben die Arbeitspakete (Ausführungsphase) den entsprechenden Projektteilnehmern. Da es mehrere Arbeitspakete gibt, werden diese Phasen in den Projekten mehrfach durchlaufen. Da es in einem Projekt immer zu Änderungen kommt, wird die Planungsphase mehrfach durchlaufen. Wenn das Projekt endet, wird es mit der letzten Phase „Abschließen“ geschlossen. Diese „Prozesse“ möchte ich in meinem Template als Phasen darstellen. Danach soll jede Phase ein Arbeitspaket erhalten und mit einem Meilenstein geschlossen werden. Legen wir also los.

Hinweis: Um das hier beschrieben Szenario abzubilden, benötigen Ihre Benutzer eine Project Online Plan 1 Lizenz.

Melden Sie sich an der Portal-Website als normaler Benutzer an. Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf die Option „Project“. Klicken Sie im oberen Bereich auf den Button „+ Neues leeres Projekt“ erstellen. Klicken Sie auf den Namen „Unbekanntes Projekt“. Geben Sie auf der rechten Seite einen aussagekräftigen Namen ein. In meinem Beispiel nenne ich das Projekt „Template V1.0“. Belassen Sie alle weiteren Einstellungen. Schließen Sie das Fenster der Projektoptionen. Ihnen sollte der Namen des Projektes wie folgt angezeigt werden.

Im nächsten Schritt werden wir die oben beschriebenen Phasen eingeben. Klicken Sie hierzu auf die Option „Neue Aufgaben hinzufügen“. Geben Sie als Namen „Initiierungsphase“ ein und klicken Sie auf „ENTER“. Geben Sie jetzt das Arbeitspaket „Aufgabe A“ ein. Klicken Sie abschließend auf „ENTER“. Geben Sie als Meilenstein den Namen „Abnahme Initiierungsphase ein “. Drücken Sie anschließend erneut die Enter-Taste. Wiederholen Sie diese Schritte für die Phasen Planung, Steuerung, Durchführung und Abschluss. Passen Sie die Arbeitspaket- und Meilensteinnamen je nach Phase an. Ihr Projektplan sollte jetzt wie folgt aussehen.

Als nächstes werden wir die Arbeitspakete (AP) den entsprechenden Phasen unterordnen. Hierzu markieren Sie jeweils die Aufgaben und die entsprechenden Meilensteine. Klicken Sie anschließend auf der rechten Seite das Menü. Wählen Sie in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option „In Teilaufgaben umwandeln“.

Führen Sie diesen Schritt auf alle weiteren Arbeitspakete durch. Damit die Meilensteine auch als Meilensteine dargestellt werden, gebe Sie diesen eine Dauer von 0 Tagen.

Hinweis: Im Moment gibt es in Project für das Web keine weiteren Optionen um einen Meilenstein als solchen zu deklarieren.

Damit die Datei genau dieselben Spalten wie Project Online besitzt, füge ich hier noch die Spalten „Gliederungsnummer“, „Dauer“, „Anfangs- und Endtermin“, „hängt ab von“, „zugewiesen an“ und „% erledigt“ hinzu. Anschließen ziehe ich die Spalten über die Drag&Drop-Funktion in die gewünschten Positionen. Das Template sieht nun wie folgt aus.

Das Template freigeben.

Jetzt wechseln Sie auf die Project-Home Seite. Klicken Sie dort auf die Rubrik „Von mir erstellte“-Projekte. Wie Sie erkennen können, wird mir das Projekt dort angezeigt. Leider kann erstmal kein anderer das Template sehen. Da es sich aber hierbei um ein Template handelt, möchte ich aber, dass genau die User, die das Attribut erhalten haben, das Template sehen können.

Ich melde mich jetzt einmal mit dem Account von Willi Plum unserem Geschäftsführer der Demoumgebung an. Dieser wurde aufgrund unseres Attributs in die dynamische Gruppe hinzugefügt. Wie vermutet, wird ihm das Template nicht in Project Home angezeigt.

Melden Sie sich wieder mit dem Account an, mit dem Sie das Template erstellt haben. Öffnen Sie das Template. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf die Option „Gruppenmitglieder“. Wählen Sie die Registerkarte „Zu einer Gruppe hinzufügen“ aus und wählen Sie die dynamische Gruppe, die wir in meinem letzten Blog-Post erstellt hatten. Klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen“.

Ihnen werden nun oben, neben dem Gruppensymbol, 2 Mitglieder angezeigt. Wechseln wir wieder auf den Account von Willi Plum. Auch hier wird das Template angezeigt. Sollten jetzt weitere Benutzer der dynamischen Gruppe hinzugefügt werden, können diese über die Freigabe auch auf das Template zugreifen

In meinem nächsten Beitrag werde ich Ihnen zeigen, wie der User mit dem Template arbeitet.