Microsoft Project – Segmente aus Projektplan drucken

Ich kenne kaum jemanden der mit den Druckoptionen in Microsoft Project so richtig zufrieden ist. Meistens reichen die Formate DIN A4 bzw. DIN A3 nicht aus, um den ganzen Projektplan leserlich zu drucken und einen Plotter-Drucker hat auch nicht jeder zur Verfügung. Zuletzt fragte mich ein Kunde, wie es denn möglich sei, Segmentbereiche aus einem Projektplan zu drucken? In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie auf einfache Weise diese Anforderung erfüllen können.

Grundsätzlich bietet Ihnen Microsoft Project unter den Druckeroptionen nur die Möglichkeit, das gesamte Projekt, nach einer bestimmten Datumsangabe, einer bestimmten Seite oder aber nach einer benutzerdefinierten Datumsangabe sowie einer Seitenangabe den Projektplan zu drucken. Sollten Sie bestimmte Bereiche aus einem Projekt drucken wollen, so benötigen Sie einen Filter, mit dem Sie die gewünschten Bereiche filtern können. Hierzu legen wie als erstes ein benutzerdefiniertes Feld an. Beispiel meines Projektplan ohne Filter.

Benutzerdefiniertes Feld anlegen

Öffnen Sie als erstes Microsoft Project auf Ihrem Rechner. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie dann in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option „Spalte einfügen“ aus.

Am besten eignet sich für die Aufgabe ein Attributfeld. Ein Attributfelder kann die Werte Ja/Nein besitzen. Suchen Sie das erste Attributfeld „Attribut 1“ und wählen Sie dieses aus.

Als nächstes geben wir dem Attribut 1-Feld einen ausdrucksstarken Namen. In meinem Beispiel nenne ich das Feld „Drucken“. Natürlich können Sie eigenen Namen wählen. Klicken Sie erneut auf den Namen „Attribut 1“ und wählen Sie jetzt im Kontextmenü die Option „Benutzerdefinierte Felder“. Klicken Sie auf den Button „Umbenennen“. Geben Sie jetzt in dem sich öffnenden Fenster den Namen „Drucker“ ein. Bestätigen Sie ihre Eingabe mit „OK“.

Somit können Sie jetzt Ihre Arbeitspakete markieren, die Sie beim Drucken berücksichtigen wollen. Markieren Sie jetzt alle Arbeitspakete. Ihn meinem Beispiel möchte ich Teile aus meinen Phasen drucken und ebenfalls möchte ich, dass die Phasennamen mit gedruckt werden.

Um jetzt den Filter zu setzen, können Sie dies über das Beschriftungsfeld „Drucker“ an der rechten unteren Ecke durchführen. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und wählen Sie dann einfach die Option „Ja“ aus.

Benutzerdefinierter Filter anlegen

Natürlich können Sie auch einen eigenen Filter erstellen. Klicken Sie hierzu auf die Registerkarte „Ansichten“. Wählen Sie in dem sich öffnenden Pulldown-Menü die Filter-Option „Neuer Filter“. Geben Sie als Namen für den Filter: „Drucker“ ein. Wählen Sie unter Feldnamen das zuvor erstellte Attribut1-Feld (Drucker). Als Bedingung wählen Sie die Option „Gleich“, und als Wert wählen Sie die Option „Ja“. Bestätigen Sie danach Ihre Eingabe mit „OK“.

Ihnen steht jetzt der angelegte Filter als benutzerdefinierter Filter in dem Menü zur Verfügung.

Kopieren der Einstellungen in die globale Vorlage

Sollten Sie diesen Filter auch in weiteren Projektplänen nutzen wollen, so müssen Sie das Attribut1-Feld (Drucker) und den benutzerdefinierten Filter (Drucker) in die globale Vorlage übernehmen. Öffnen Sie hierzu die globale Vorlage. Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie dann in den BackOffice-Menü die Option „Informationen“. Wählen Sie auf der rechten Seite die Option „Globale Vorlage organisieren“. Klicken Sie jetzt auf die Registerkarte „Filter“. Ihnen wird der angelegte Filter auf der rechten Seite angezeigt. Markieren Sie diesen und klicken Sie dann auf „<< Kopieren“. Bestätigen Sie die Abfrage mit „Ja“.

Klicken Sie jetzt auf die Registerkarte „Felder“. Ihnen wird hier das zuvor angelegte Attribut1-Feld angezeigt. Markieren Sie auch hier das Feld und klicken Sie erneut auf „<< Kopieren“. Bestätigen Sie die Abfrage mit „Ja“. Sollten Sie jetzt Project schließen und erneut öffnen, stehen Ihnen das Feld und der Filter auch für andere Projekte zur Verfügung.

Wenn Sie jetzt den Projektplan drucken wollen, werden nur die ausgewählte Arbeitspakete angezeigt.

Hinweis: Da Sie die Spalte nicht die ganze Zeit benötigen, können Sie diese natürlich auch wieder ausblenden.