Teil 3 – Agiles Projektmanagement mit Project Online auf Basis KANBAN

Nachdem wir in meinem ersten Teil die Testdatei angelegt und in dem zweiten Teil die entsprechenden Arbeitspakete als „agil“ klassifiziert haben, werden wir nun die Aufgaben (Tickets) mit Hilfe eines benutzerdefinierten Feld für die Verwendung von Serviceklassen anpassen. Ich empfehle immer im KANBAN System nicht mit Prioritäten zu arbeiten. Viele Menschen neigen zwar dazu mit Priorität (1 – 3) zu arbeiten, (1 = sehr wichtig und 3 = nicht wichtig) beachten aber nicht, dass die Verwendung der Prioritäten in der Praxis einige Probleme bereitet. Bei einer Priorität handelt es sich um eine sogenannte Proxy-Variabel. Bei denen können Sie zwar das spätere Ergebnis messen, die eigentliche Bezugsbasis (z.B.: Wirtschaftlichkeit) fehlt Ihnen aber. Je größer der Druck wird, je höher wird die Priorität eingestuft. Durch den Einsatz von sogenannten Serviceklassen kann man das Ergebnis aber an die Wirtschaftlichkeit ausrichten. Folgende Serviceklassen möchte ich meinen Tickets zuweisen.

Beschleunigt: Diese Art von Aufgabe (Ticket) muss von einem Mitarbeiter sofort gezogen werden. Dabei darf das WIP-Limit (Work in Progress) überschritten werden. Sollte das Ticket fertig sein, so wandert es sofort in die Spalte „Fertig“.

Terminiert: Terminierte Arbeiten sollten immer so früh wie möglich beginnen. Ihr müsst hier auch darauf achten, dass das WIP-Limit nicht überschritten wird. Fertige Aufgaben kommen in den nächsten Release.

Standard: Bei Standardticket wird immer das Ticket gezogen was zuerst da ist (First-In-First-OUT). Allerdings wird an diesen Aufgaben (Tickets) nur gearbeitet, wenn keine beschleunigten- oder terminierten Tickets da sind. Wenn das Ticket fertig ist wird es in den nächste Release genommen.

NiceToHave: Hierbei werden keine Aufwände geschätzt und das Ticket wird gezogen, wenn keine höheren Serviceklassen da sind. Nach Beendigung wird das Ticket in die nächste Release-Phase gezogen.

Um die Serviceklassen anzulegen, benötigen wir benutzerdefinierte Felder. Leider kann ich diese nicht direkt über das „Task-Board“ anlegen, sondern muss hierzu auf die Gantt-Diagramm Ansicht wechseln. Klicken Sie hierzu auf die Registerkarte „Ansicht“ und wählen Sie dort die Ansicht „Gantt-Diagramm“. Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Spalte einfügen“.

Klicken Sie erneut auf die gerade hinzugefügte Spalte. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Benutzerdefinierte Felder“. Klicken Sie auf „Umbenennen…“ und geben Sie als Namen: „Serviceklassen“ ein. Klicken Sie anschließend auf „Ok“.

Klicken Sie auf „Nachschlagetabelle“ und geben Sie dort die oben beschriebenen „Serviceklassen“ ein. Klicken Sie anschließend auf „Schließen“.

Das war’s. Jetzt müssen wir nur noch den Ticket-Karten das Feld zuweisen. Wechseln Sie erneut auf die Ansicht „Task-Board“. Klicken Sie auf die Registerkarte „Format“ und wählen Sie dann die Option „Karten anpassen“. Geben Sie unter zusätzlichen Feldern das gerade erstellte benutzerdefinierte Feld „Serviceklassen“ ein und klicken Sie anschließend auf „Ok“.

Wie Sie erkennen können wird Ihnen das Feld „Serviceklassen“ in der Kachel angezeigt. Leider können Sie nicht wie bei Planner interaktiv den Wert des Feldes ändern. Sie müssen die Karte öffnen und dann den Wert unter „Felder (benutzerdef.)“ ändern.

Wo sind die WIP

Auch hier weiß ich nicht was sich Microsoft dabei gedacht hat. Mit WIP‘s wird in KANBAN genauso wie bei SCRUM gearbeitet. Schön wäre es gewesen, wenn eine zusätzliche „WIP-Spalt“ im Kopf gewesen wäre (Wie bei Azure DevOps). So haben wir nur die Möglichkeit die WIP hinter den Status zu setzen. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den Namen „In Arbeit“. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Umbenennen“ aus. Setzen Sie jetzt hinter den Namen: „WIP 1“.

Bemessungsmethode

Sie können auch eine automatische Bemessungsmethode angeben. Gehen wir davon aus, dass angefangene Arbeitspakete automatisch einen physikalischen Fertigungsgrad von 50% erhalten sollen. Sollte ein Arbeitspaket nach „Fertig“ geschoben werden, soll es automatisch fertiggestellt werden und somit einen physikalischen Fertigungsgrad von 100% erhalten. Klicken Sie hierzu im Spaltenkopf auf den Schriftzug „% ABGESCHLOSSEN FESTLEGEN“ und weisen Sie einen Wert von 50% zu. Das wars.

Wie gewünscht werden Arbeitspakete beim Ziehen in die Spalte „In Arbeit“ jetzt mit einem physikalischen Fertigungsgrad von 50% belegt.