Project Online – Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum filtern

Diese Woche fragte mich jemand aus der Community, wie man am besten einen benutzerdefinierten Filter erstellt, der einem die Arbeitspakete für die nächsten 3 Wochen anzeigt, die nicht abgeschlossen sind und ein zusätzliches Attribut besitzen. Was sich zunächst sehr einfach anhört, stellt sich dann in der Praxis doch als nicht trivial heraus. Den gerade bei langlaufenden Projekten wird die Filtererstellung oft bei Jahresübergängen eine echte Herausforderung. In diesem Blogbeitrag möchte ich Euch zeigen, wie Ihr dies mit Microsoft Project relativ einfach umsetzen könnt.

Aufgabenstellung: Wir erstellen einen benutzerdefinierten Filter, der uns alle anfallenden Arbeitspakete der nächsten 3 Wochen anzeigt, die nicht abgeschlossen sind und das Arbeitspaket ein zusätzliches Attribut mit dem Namen „Initial“ besitzt. Dieses Feld benötigt Ihr nicht zwingend, ich möchte Euch aber in diesem Beitrag zeigen, wie Ihr eventuell weitere Felder in Euren benutzerdefinierten Filter einbauen könnt. 

Hierzu habe ich im Vorfeld in meinem Projektplan ein Attributfeld (Initial) hinzugefügt.

Legen wir also los. Im Internet und in einiger Fachliteratur wird das hier beschrieben Szenario mit mehreren benutzerdefinierten Feldern beschrieben. Diese Szenarien funktionieren aber nur bei kurzlaufenden Projekten und bei Projekten, die nicht über den Jahreswechsel hinweggehen. Microsoft Project besitzt zwei Funktionen, die man für dieses Szenario hervorragend benutzen kann. Einmal die Funktion „DateDiff“ und einmal die Funktion „ProjDateDiff“. Theoretisch könnt ihr beide Funktionen für die Lösung unserer Aufgabe nutzen. Stellt sich natürlich die Frage, wo sind die Unterschiede zwischen beiden Funktionen? DateDiff gibt einmal den kompletten Zeitraum wieder, also inklusive der entsprechenden Arbeits- und Wochenendzeiten. ProjDateDiff gibt euch die nur die Arbeitstage ohne die Wochenendzeiten zurück. Aus diesem Grund empfehle ich die ProjDateDiff-Funktion, da ihr somit schön den Zeitraum von 3 Wochen (15 Tage) abfragen könnt.

Hinweis: Ihr könnt das Beispiel einmal mit einem benutzerdefinierten Zahlenfeld oder natürlich mit einem Attributfeld lösen. Ich persönlich wähle hierzu ein Attributfeld aus.

Legen wir als erstes ein benutzerdefiniertes Attributfeld an. Öffnet hierzu Microsoft Project und wechselt dann in die „Gantt-Ansicht“. Markiert mit der Maus den Tabellenkopf und klickt auf die rechte Maustaste. Wählt im Kontextmenü die Option „Spalte einfügen“ und wählt dann ein freies benutzerdefiniertes Attributfeld aus. In meinem Beispiel wähle ich das „Attribut2“ Feld, da ich das erste Feld schon für mein „Initial-Feld“ genutzt habe.

Geht nun erneut mit der Maus auf den Spaltenkopf und wählt dann im Kontextmenü die Option „Benutzerdefinierte Felder“! Jetzt können wir weitere Anpassungen durchführen. Als erstes möchte ich das Feld „Attribute2“ in den Namen „DayDiff“ umbenennen. Achtet darauf, dass das Feld Attribute2 immer noch ausgewählt ist. Klickt anschließend auf „Umbenennen“ und gebt in dem sich öffnenden Fenster den gewünschten Namen ein. Klickt anschließend auf „OK“!

Als nächstes müssen wir nun die Formel eingeben. Hierzu verwenden wird die folgende Formel.

ProjDateDiff(Date(); [Anfang]; „Standard“)/480

Eine kurze Erläuterung hierzu. „Date()“ gibt uns das aktuelle Datum zurück. Mit dem nächsten Parameter [Anfang] möchte ich dann den Abstand zwischen meinem aktuellen Datum und dem nächsten Arbeitspaket ermitteln. Hierzu ist für mich das entsprechende Anfangsdatum wichtig. Danach müssen wir der Funktion mitteilen, welcher Projektkalender für die Berechnung zählen soll. In meinem Fall habe ich den Standardprojektkalender belassen. Solltet Ihr hier einen eigenen Kalender erstellt haben, dann müsst Ihr diesen, anstatt den „Standard-Kalender“ hier eintragen. Da ProjDateDiff die Werte in Minuten zurückgibt, müssen wir jetzt noch den Wert in Stunden umwandeln. 8 Stunden haben 480 Minuten (60 * 8 = 480) also teile ich den Wert durch 480.

Da es sich bei unserem benutzerdefinierten Feld allerdings um ein Attribut handelt, müssen wir natürlich diese Formel in eine Abfrage integrieren. Diese soll uns die folgende Frage beantworten. Ist der Rückgabewert der Formel kleiner 15, dann setze ein „Ja“, ist der Wert größer 15 dann setze ein „Nein“. Also eine „IIF-Abfrage“. Die Formel sieht dann wie folgt aus.

IIf( ProjDateDiff(Date();[Anfang]; „Standard“)/480>15;True;False)

Filter erstellen

Das war’s! Jetzt können wir uns einen Filter erstellen. Klickt hierzu auf die Registerkarte „Ansicht“. Klickt dann bei dem Filtersymbol auf das Auswahlfeld und wählt im Kontextmenü die Option „Neuer Filter“! Gebt dem Filter einen gewünschten Namen. In meinem Fall „Next Task“. Jetzt frage ich als erstes das Initial-Feld ab. Ich möchte schließlich nur die Initial-Arbeitspakete erhalten. Danach frage ich, ob das Arbeitspaket schon geschlossen ist oder nicht! Also „% Abgeschlossen“ kleiner 100. Als letzte Abfrage frage ich, ob das DayDiff-Attribut „Nein“ ist. Denn ich möchte ja nur die nächsten 3 Wochen angezeigt bekommen.

Natürlich wollen wir kurz kontrollieren, ob unser Filter auch das macht, was wir gerne wünschen. Hierzu erstelle ich vier Arbeitspakete.

• Task 1 = 100%, initial und liegt in der Vergangenheit.
• Task 2 = 50% , Nicht initial und heute.
• Task 3 = 75%, initial und liegt in einer Woche.
• Task 4 = 0%, initial und liegt in 4 Wochen.

Angezeigt werden darf demnach nur Task 3. Dem ist auch so. Task 2 ist zwar nicht fertig, ist aber auch nicht initial.

Ich hoffe Euch hiermit eine kleine Hilfestellung gegeben zu haben. Solltet Ihr Fragen bzgl. Microsoft Project oder Projektmanagement haben, so kommt gerne auf mich zu. Schaut euch auch gerne meinen YouTube Channel an, hier findet Ihr auch eine Menge Tipps rund um das Thema Microsoft Project, Planner und Projektmanagement.