Sollten Sie mit Microsoft Project Online arbeiten, wollen Sie vielleicht irgendwann einmal einen Projektbericht anfertigen. Eines der Standardinformationen in einem Bericht ist die Darstellung von aktuellen Kosten – oder Aufwänden in Hinsicht der Projektlaufzeit. Hierzu müssen die Werte eines entsprechenden Monats mit den jeweiligen Werten des vorherigen Monates addiert werden. Was sich im ersten Moment als eine sehr einfache Aufgabe darstellt, ist unter der Verwendung von Power BI nicht ganz so einfach. In diesem Blog-Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie eine einfache kumulierte Linie in einem Liniendiagramm darstellen können.

Hinweis: Um dieses Beispiel umzusetzen, benötigen Sie Microsoft Project Online Premium, einen installierten Power BI Desktop und eine bestehen Verbindung zu Ihrem Office 365 Tenant über OData. Die Tabelle [Vorgänge] wurden von mir auch schon in PowerBI eingebunden. Wenn Sie nicht wissen, wie das gemacht wird, finden Sie hier in meinem Blog weitere Artikel.

In meinem Beispiel möchte ich nun die Kosten meines Projektes in einem Liniendiagramm darstellen. Hierzu nehme ich der Einfachheit halber den Wert, der sich in der Spalte [VorgangKosten] befindet. Geben Sie im Suchfeld „FELDER“ den Namen „VorgangsNamen“ ein. Markieren Sie diesen.

Ihnen werden dann die sich in der Tabelle befindenden Vorgangsnamen in einer Tabellenspalte angezeigt. Geben Sie jetzt im Suchfeld „FELDER“ den Namen „VorgangKosten“ ein.

Power BI fügt Ihnen nun die erfassten Kosten aus der Datenbank rechts neben der Spalte Vorgangsnamen in der Tabelle hinzu. Zum Schluss benötigen wir noch ein Datum. Hierzu soll uns der Anfangstermin der Aufgabe dienen. Dadurch können wir später in unserem Liniendiagramm die zeitliche Zuordnung der Kosten auswerten. Geben Sie erneut im Suchfeld den Namen „VorgangAnfangsTermin“ ein.

Wie Sie hier schon erkennen können, merkt Power BI, dass es sich um ein Datumsfeld handelt und macht daraus eine Datumshierarchie (Jahr, Quartal, Monat, Tag). Wenn Sie nun das Feld „VorgangAnfangsTermin“ markieren, wird Ihnen das Datum als Hierarchie an die Tabelle angefügt.

Genau diese Darstellung möchte ich aber nicht haben. Hierzu klicke ich unter Werte die Optionseinstellungen und wähle im Kontextmenü die Option: „VorgangAnfangsTermin“ aus.

Hinweis: Sollte Sie die Uhrzeit stören, dann ändern Sie die Formatierung in der Tabelle! Für mein Beispiel soll es aber so erstmal reichen.

Markieren Sie die Tabelle und klicken Sie auf „Liniendiagramm“ unter „VISUALISIERUNGEN“.

Ändern Sie per Drag&Drop die Felder. Ziehen Sie den [VorgangAnfangsTermin] in die „Achse“. Anschließend löschen Sie die Option [VorgangsNamen]. Diesen habe ich zuvor nur benötigt, um Ihnen die Funktionsweise zu demonstrieren. Ihre Einstellung sollte nun wie folgt aussehen.

Soweit so gut – und vielleicht waren Sie auch schonmal soweit. Was wir sehen, sind die gesamten Kosten pro Monat. Was ich allerdings sehen möchte, sind die gesamten Kosten zum Projektende hinweg.

Filter

Hierzu werden wir uns als erstes einen kleinen Filter anlegen damit wir nach Projekten filtern können. Geben Sie hierzu erneut im Suchfeld den Namen „[ProjektName]“ ein.

WICHTIG: Sollte Ihre Tabelle im Bericht noch markiert sein, so klicken Sie jetzt zuerst auf eine leere Stelle im Bericht.

Markieren Sie dann die die Option [Projektname]. Ihnen wird nun eine weitere Tabelle in den Bericht hinzugefügt.

Sollte die Tabelle nicht aktiviert sein, so klicken Sie jetzt auf die gerade hinzugefügte Tabelle. Klicken Sie unter „VISUALISERUNGEN“ die Option „Datenschnitt“.

Jetzt haben Sie einen Filter erstellt. Sollten Sie ein Projekt auswählen wird automatisch die obere Tabelle mit den entsprechenden Projektwerten angepasst.

Kumulierte Werte

Um uns jetzt die gesamten Werte über eine Periode (Zeit) anzuzeigen, benötigen wir einen „Measure“. Wir müssen jetzt einmal die Werte aus der Spalte Vorgangskosten zusammenfügen gleichzeitig aber einen Datumfilter erstellen (Datum <= MAX(Datum) damit die Datumswerte auf der Zeitachse ignoriert werden.

Klicken Sie hierzu auf die Registerkarte „Modellierung“ und klicken Sie auf „Neues Measure“.

Geben Sie nun die folgende Formel ein. Achten Sie auf die Syntaxkorrektur. Klicken Sie dann auf den Haken in der Code-Zeile.

ProjektKostenCum = CALCULATE(SUM(‚Vorgänge'[VorgangKosten]);FILTER (ALL(‚Vorgänge'[VorgangAnfangsTermin]); ‚Vorgänge'[VorgangAnfangsTermin] <= MAX(‚Vorgänge'[VorgangAnfangsTermin])))

Jetzt müssen Sie nur noch den erstellten Measure mit dem Wert [VorgangKosten] tauschen. Ziehen Sie den gerade erstellten Measure in die Rubrik „Werte“.

Jetzt werden Ihnen die gesamten Kosten im Projektverlauf angezeigt.