Neues Feature – MPP-Import in Project für das Web unter der Lupe

Seit einigen Tagen ist es möglich eine Microsoft Project MPP-Datei über Project-Home, in Project for the Web über die GUI zu importieren. Das hat den Vorteil, dass ihr – theoretisch, nach dem Import zusammen mit euren Projektteams an den entsprechenden Projektplänen zusammenarbeiten könnt. Da durch den Import ebenfalls die Projektinformationen in den Datavers gespeichert werden, könnt ihr diese Option auch nutzen, um eure Projektreports den entsprechenden Interessenparteien zur Verfügung zu stellen. Natürlich könnt ihr die Projektpläne auch zur Revision bzw. Archivierung in Project für das Web ablegen. Warum schreibe ich „theoretisch“? Zum jetzigen Zeitpunkt können noch nicht alle Inhalte des Project Clients importiert werden. Aus dem Grund kommt es darauf an, welche Felder und Informationen ihr in euren zu importierenden Projektplänen nutzt. Aus dem Grund möchte ich in diesem Blog-Artikel das neue Feature für euch ein wenig genauer unter die Lupe nehmen.

Schauen wir uns als erstes einmal an, welche Felder und Information überhaupt vom Wizard oder von der PowerShell importiert werden können. Natürlich werden alle Basisinformationen zu einem Projektplan importiert. Dazu zählt der Projektname mit dem entsprechendem Startdatum, alle Aufgaben mit der dazugehörigen Hierarchie und dem dazugehörigen Start- und Endtermin, die Dauer, der Aufwand, eventuelle Notizen, abgeschlossene Aufwände, % Abgeschlossen und die entsprechenden Abhängigkeiten in der klassischen Ende-Start-Beziehung (EA). Solltet ihr andere Abhängigkeiten konfiguriert haben, so werden diese automatisch auf das Abhängigkeitsmodell „Ende-Start“ geändert. Ebenfalls können im Moment nur Aufgaben mit den Einschränkungsarten „So früh wie möglich“ und „Ende nicht früher als“ importiert werden. Solltet Ihr benutzerdefinierte Felder in eurem Projektplan besitzen, so könnt Ihr nur Textfelder ohne Nachschlagetabellen, Zahlenfelder und Attribut-Felder importieren. Im Moment könnt ihr von den benutzerdefinierten Feldern maximal 10 Felder pro Projektplan importieren.

Hinweis: Im Gegensatz zu den gerade genannten Feldern, möchte ich noch einmal kurz auf die nicht unterstützen Spalten eingehen. Hierzu zählen die Baseline, abweichende Einschränkungsarten (von den zuvor genannten), projektübergreifende Abhängigkeiten, Fristen, Formeln, inaktive Aufgaben, Links, manuelle Aufgaben, benutzerdefinierte Felder auf Projektebene, wiederkehrende Aufgaben, Ressourcen und Teilprojekte. Bitte beachtet ebenfalls, dass ihr auf die importierten benutzerdefinierten Felder nicht mit Power BI zugreifen könnt, da diese nicht in den Datavers hinterlegt werden.

Natürlich muss der zu importierende Projektplan auch den allgemeinen Anforderungen für „Project for the Web“ entsprechen. Hierzu zählen für die neue Importfunktion folgende Größenordnungen. Maximal 500 Aufgaben in einem Projektplan. Der Projektplan und die beinhaltenden Phasen dürfen die maximale Laufzeit von 3650 Tagen (10 Jahren) nicht überschreiten. Die Aufgaben in dem Projektplan dürfen maximal 10 Hierarchien, nicht mehr als 20 Abhängigkeiten sowie einer Dauer vom maximal 1250 Tagen besitzen.

Damit ich euch das Szenario einmal zeigen kann, habe ich meine Beispieldatei wie folgt aufgebaut. Neben den Standardinformationen: Vorgangsname, Dauer, Anfang, Ende, Vorgänger, Ressourcennamen und % Abgeschlossen, habe ich drei benutzerdefinierte Felder vom Typ Zahl, Text und Attribut dem Projektplan hinzugefügt und entsprechend umbenannt. Dadurch können wir dann später in Project für das Web die benutzerdefinierten Felder leichter identifizieren. Ebenfalls habe ich einer Aufgabe eine Notiz hinzugefügt, wie das gelbe Symbol in der Informationszeile zeigt.

Der Import des Projektes ist relativ einfach. Speichert den Projektplan auf eurem Rechner an einem gewünschten Ort ab. Achtet darauf, dass Ihr beim Speichern des Projektplans schon den richtigen Namen verwendet.

Hinweis: Natürlich könnt Ihr den Namen des Projektes später immer noch über die Projektinformationen in „Project for the web“ nachträglich ändern.

Wechselt dann auf die Project-Home-Site und wählt neben dem Button „+ Neues leeres Projekt“ das Drag&Drop-Menü. Wählt in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option „Von Project Desktop importieren“ aus.

Es öffnet sich automatisch ein Wizard, mit dem Ihr die gewünschte Datei auswählen könnt. Klickt hierzu einfach auf den Button „MPP-Datei auswählen“. Wählt in den Auswahlfenster die gewünschte Datei aus und klickt anschließend auf öffnen.

Hinweis: Die Projektdatei wird sofort importiert. Ihr erhaltet keine weitere Abfrage!

Da ich in meiner Beispieldatei bereits Ressourcen hinzugefügt hatte, werden diese entfernt, da der Ressourcenimport ja nicht unterstützt wird. Diese müsst Ihr dann erneut den Arbeitspaketen in „Projekt für das Web“ zuweisen. Die Entfernung der Ressourcen aus meinem Importdatei, wird mir entsprechend angezeigt.

Der Projektplan wurde jetzt in „Project für das Web“ importiert. Wenn Ihr den Projektplan in „Project für das Web“ öffnet, erkennt Ihr sofort, dass nicht nur Aufgaben importiert wurden, sondern auch die Notiz die ich hinzugefügt hatte.

Was ist aber mit den benutzerdefinierten Feldern? Keine Angst, auch diese wurden ordnungsgemäß importiert aber nicht eingeblendet. Bitte beachtet, dass der Wizard nicht automatisch die Ansicht in „Project für das Web“ anpasst. Damit ihr auf die benutzerdefinierten Felder zugreifen könnt, müsst ihr diese einfach einblenden. Klickt hierzu auf die Option „+ Spalte hinzufügen“ und wählt dann die entsprechenden benutzerdefinierten Felder aus .

Hinweis: Nach dem Import gibt es keine Synchronisation wie bei der alten Project Online Version. Um einen aktuellen Projektplan zu erhalten, müsst Ihr euch entscheiden, mit welcher Version Ihr arbeiten wollt!

Solltet Ihr weitere Fragen bzgl. der Digitalisierung von Projektmanagementprozessen haben, so kommt gerne auf mich zu. Ich hoffe ich konnte Euch helfen – Torben