Microsoft Lists – 13 Fragen, 13 Antworten

Seit letzter Woche ist es endlich soweit und das neue Tool Microsoft Lists wurde in allen Tenants freigeschaltet. Nun stehen Euch neben Microsoft To Do, Planner, Project Online und das Azure Boards ein weiteres Tool für die Aufgabenverwaltung zur Verfügung. Da bleibt es nicht aus, dass einige Fragen zu diesem Tool aufkommen, die ich euch in diesem Artikel gerne beantworten möchte. Hierbei handelt es sich um Fragen, die Kunden direkt an mich gestellt haben.

Solltet Ihr weitere Fragen bzgl. Microsoft 365 Lists oder dem Aufgabenmanagement mit Microsoft 365 haben, so stehe ich euch gerne zur Verfügung.

1) Was ist Lists?
Microsoft Lists könnt Ihr euch als eine Art SharePoint Aufgaben Hub-Seite vorstellen, in der ihr alle Aufgabenlisten aus unterschiedlichen SharePoint Online Sites zusammenfügen könnt. Neben dem Einbinden von bestehenden Aufgabenlisten, könnt Ihr auch neue Listen in einem privaten Bereich oder in bestehenden SharePoint Seiten erstellen.

2) Kann ich Power App Entitäten einbinden?
Zum jetzigen Zeitpunkt könnt Ihr noch keine Entitäten direkt in Microsoft Lists einbinden.

3) Kann ich eine Synchronisierung zwischen Lists und Microsoft To-Do einrichten?
Es werden noch keine Aufgaben automatisch synchronisiert. Ihr könnt aber über Microsoft Automate eine Automatisierung erstellen. Da es für Microsoft To-Do noch keine Schleifen-Option für die Durchsuchung von angelegten Aufgaben gibt, kann man eine existierende Aufgabe leider nicht finden und somit aktualisieren. Hier würde jedes Mal die gleiche Aufgabe neu erstellt werden. Ich empfehle einen Microsoft Planner-Plan (persönlich) zu erstellen und die Aufgaben dort in einem Bucket zu synchronisieren. Somit werden die Aufgaben auch in To-Do veröffentlicht. Bei schließen einer Aufgabe kann dann über einen rücklaufenden „Trigger“ die Aufgabe auch in SharePoint bzw. Lists geschlossen werden.

4) Warum finde ich eine Aufgabenliste nicht unter den vorhandenen Listen
Ihnen werden nur die Aufgabenlisten angeboten auf die Sie Berechtigungen besitzen und Aufgabenlisten die mit der „neuen Erfahrungen“ im SharePoint bereitgestellt wurden. Aufgabenlisten die im klassischen Modus bereitgestellt sind werden ihnen im Moment in der Auswahl nicht angeboten.

5) Warum habe ich noch kein Microsoft Lists in meinem Menü?
Hier kommt es auf die Veröffentlichungseinstellungen Ihrer Organisation an. Sollte Ihnen Microsoft Lists noch nicht zur Verfügung stehen, dann liegt es wahrscheinlich daran, dass unter den Organisationseinstellungen nicht die Option „gezieltes Release für alle“ aktiviert ist. Sprechen Sie Hier mit ihrem IT-Dienstleister.

6) Kann Microsoft Lists jeder nutzen?
Prinzipiell ja. Solang eine SharePoint Lizenz dem entsprechenden User zugewiesen wurde.

7) Kann ich aus Project Professional in eine Lists Aufgabenliste synchronisieren?
Im Moment leider nicht. Wie ich oben schon geschrieben habe, benötigen die Aufgabenlisten für die Einbindung in Microsoft Lists als Listenerfahrung die Option „neue Erfahrung“. Die Aufgabensynchronisation von Microsoft Project in eine SharePoint-Liste unterstützt aber nur die klassische Erfahrung. Das liegt zum einen daran, dass die neue Erfahrung keine Gruppierungen von Aufgaben zulässt. Dadurch ist die Synchronisation von Project Professionell zum jetzigen Zeitpunkt leider nicht möglich.

8) Wo werden Listen mit der Option: „Meine Listen“ gespeichert
Listen die Sie mit der Option „Meine Listen“ anlegen, werden in Ihrem persönlichen Bereich bereitgestellt. Das können Sie auch an der URL (https://XXX-my.sharepoint.com/personal/) erkennen. Dies ist vergleichbar mit der damaligen Aufgabensynchronisation in der MySite.

9) Kann ich Lists in meiner Organisation deaktivieren?
Nein – Sie können das Feature nicht alleine deaktivieren. Sobald Sie einem User eine SharePoint Lizenz zuweisen, wird Lists mit bereitgestellt. Das macht auch Sinn, da durch die Nutzung von Microsoft Lists Ihr Aufgabenmanagement durch einen schnelleren Zugriff optimiert wird.

10) Gibt es Lists auch für Teams?
Ja – mit der Veröffentlichung des Features wurde auch gleich das Teams-App mit veröffentlicht. Hier ist es möglich, genauso wie bei Planner innerhalb der Teamsgruppe die Lists einzubinden. Somit können alle aus dem Team auf die Aufgaben zugreifen.

11) Kann ich Lists in Teams deaktivieren?
Ja, sie können über das Microsoft Teams Centers, Teams Apps, Teams Apps verwalten, das App „Lists“ deaktivieren. Im Moment kann die App noch nicht in den Einrichtungsrichtlinien selektiert werden.

12) Warum finde ich keinen Flow-Trigger unter Automate?
Die Automatisierung können Sie wie gewohnt über das SharePoint Listen Element durchführen. Aus diesem Grund brauchen Sie für die Aktualisierung kein extra Trigger-Element.

13) Wie bekomme ich die grafischen Einstellungen in den Spalten hin wie in den Lists-Beispielen
Der Anwender kann beim Anlegen einer Lists schon direkt kleinere Anpassungen machen. Sobald ein User die Option „Auswahlfeld“ selektiert, kann er dem Wert eine gewünschte Farbe zuteilen. Das ist im übrigen nichts neues und man konnte schon einige Zeit vorher die Farbformartierungen mit JCON Skripten. Jetzt ist es für den Anwender allerdings einfacher geworden entsprechende Farbformatierungen vorzunehmen, da er hier keine zusätzliche Skriptsprache benötigt. Ebenfalls ist es möglich eine farbliche Formatierung auf Zeilenebene durchzuführen, auch hier können Sie bequeme Abfragen auf einen bestimmten Zellenwert erstellen. Sollten Sie weitere Formatierungen wie in den Beispielen wünschen, so müssen Sie diese weiterhin mit JCON diese Anpassungen Skripten.