Seit dem 13.03.2024 ist es nun soweit: Der neue Planner wurde im neuen Teams Client ausgerollt. Dies bedeutet, dass auch für mich ein neues Zeitalter bei Microsoft Project bzw. Planner beginnt. Ich bin nun nicht mehr Microsoft MVP für Project, sondern für Planner, was die Marschrichtung von Microsoft bzgl. Dem Tool klar definiert. Die Zielrichtung des neuen Produktes ist ebenfalls klar: ein Tool für das komplette Aufgabenmanagement innerhalb der Microsoft-Produkte zu schaffen. Das klingt zunächst vielversprechend und ist es auch. Denn ich hatte immer wieder Diskussionen und Wünsche von Kunden, die sich eine tiefere Integration gewünscht haben bzw. mit Unverständnis reagierten, dass die unterschiedlichen Tools nicht zusammenarbeiteten. In diesem Blog möchte ich euch einen kurzen Überblick geben, was ihr mit dem neuen Planner in Teams nutzen könnt.

NewPlanner erhalten

Microsoft stellt die neue Planner-App zur Verfügung, ohne dass administrative Eingriffe erforderlich sind. Solltest du den neuen Planner noch nicht zur Verfügung haben, könnte es sein, dass die Organisation einen anderen Softwareverteilungsweg verwendet. Abhängig von dem Verteilungsweg, den ihr nutzt, wird der Client entsprechend bereitgestellt.

Mein Tag

Im oberen Bereich findest du nun die drei Bereiche „Mein Tag“, „Meine Aufgaben“ und „Meine Pläne“. Im Bereich „Mein Tag“ gibt es keine besondere Änderung in der Nutzung im Vergleich zur To-Do-App. Hier hast du die Möglichkeit, Aufgaben auf eine Tagesliste zu setzen und sie dann zu erledigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Aufgabe aus einem Planner-Plan handelt, der dir zugewiesen wurde, oder um eine private Aufgabe aus deiner bisherigen To-Do-App. Solltest du eine E-Mail als Aufgabe erstellt haben, wird diese automatisch synchronisiert. Natürlich werden auch Aufgaben, die du in NewPlanner als private Aufgabe anlegst, in der To-Do-App synchronisiert.

Es war schon immer möglich, in der To-Do-App Kategorien, die du in Outlook nutzt, einer Aufgabe zuzuweisen. Diese werden jedoch nicht in den neuen Planner synchronisiert. Stattdessen erhältst du in der neuen Planner-App weitere Möglichkeiten, die in der To-Do-App nicht verfügbar sind. Hier kannst du nicht nur ein Fälligkeitsdatum angeben, sondern auch den Startzeitpunkt und den Status, ob die Aufgabe begonnen hat oder nicht.

Hinweis: In der neuen Planner-App kannst du auch Aufgaben aus einem Planner-Plan zu „Mein Tag“ hinzufügen. Diese Aufgaben werden jedoch nicht in die To-Do-App synchronisiert.

Meine Aufgaben

In diesem Bereich findest du alle Aufgaben, die dir zugeordnet sind. Über die Schaltflächen „Private Aufgaben (1)„, „Mir zugewiesen (2)“ und „Gekennzeichnete E-Mails (3)“ kannst du bereits eine schnelle Filterung vornehmen. Unter der Rubrik „Private Aufgaben“ werden alle Aufgaben angezeigt, die aus To-Do synchronisiert werden. In der Rubrik „Mir zugewiesen“ findest du alle Aufgaben, die dir aus verschiedenen Plattformen zugewiesen wurden. Dies umfasst zugewiesene Aufgaben aus einer freigegebenen Aufgabenliste in To-Do sowie aus den Planner-Plänen. Später werden hier auch zugewiesene Aufgaben aus „Project for the Web“ angezeigt. Auf der rechten Seite besteht zudem die Möglichkeit, weitere Filterungen vorzunehmen. Hier kannst du sowohl Filter für Zeitperioden als auch für gewünschte Prioritäten setzen.

Meine Pläne

Hier findest du alle Pläne, denen du zugewiesen bist und für die du entsprechende Zugriffsberechtigungen besitzt. Auch hier werden dir passende Filteroptionen vorgeschlagen. Der Reiter „Zuletzt verwendet (1)“ zeigt dir die Pläne an, auf die du zuletzt zugegriffen hast. Der Reiter „Freigabe (2)“ zeigt dir alle Pläne mit einer Freigabe an. Unter „Persönlich (3)“ findest du deine eigenen Pläne, während „Angeheftet“ die Pläne anzeigt, die du für einen schnellen Zugriff eingerichtet hast. Um einen Plan anzuheften, markierst du diesen über die erweiterten Funktionen (…) und wählst im Kontextmenü die Option „Plan anheften (4)“ aus. Die angehefteten Pläne werden dann auch auf der linken Seite unter der Rubrik „Angeheftet“ und unter dem entsprechenden Reiter angezeigt. Unter dem Reiter „Meine Teams (5)“ findest du deine Teams.

Neuer Plan erstellen

Hier zeigt sich der neue Planner im neuen Look. Ob man die Pläne wirklich nutzt, bleibt jedem selbst überlassen. Was ich persönlich sehr gut gelungen finde, ist die Wahl zwischen einem Basic-Plan (Planner alt) oder einem Premium-Plan (Project for the Web) (1). Leider ist es nach wie vor nicht möglich, eigene Vorlagen zu hinterlegen.

Co-Pilot

In der Preview-Phase könnt ihr auch auf die CoPilot Features zugreifen!  Allerdings möchte ich darauf hinweisen, dass dieser nur für das geöffnete Projekte genutzt werden kann. Du kannst hier Arbeitspakete und Buckets einem Projektplan hinzufügen.

Task-Hierarchie

Solltest du über Teams die Task-Hierarchie nutzen, findest du diese jetzt in der oberen linken Ecke. Hier kannst du auf die geteilten Listen zugreifen oder entsprechende Listen erstellen und veröffentlichen.