Selbstmanagement mit Office 365 Planner – Teil 1

Seit einigen Jahren beschäftige ich mich mit der Optimierung von Projektmanagementprozessen in Hinsicht der Produktivitätssteigerung. Hierbei suchen Organisationen oft Tools, die die Optimierung von Prozessen oder Arbeitsabläufen unterstützen sollen. Leider wird hierbei oft nicht der Prozess an sich bewertet, sondern das Tool als Allheilmittel betrachtet. Im Zusammenhang mit Office 365 fällt oft die Behauptung, dass durch den Einsatz von Office 365 automatisch die „Produktivität“ gesteigert wird. Vielen Befürwortern fangen sogar an die Augen zu leuchten, wenn Sie von den tollen neuen Möglichkeiten verkünden, die rund mit dem Thema Office 365 verbunden sind. Ist das denn wirklich so? Können wir mit Office 365 produktiver arbeiten oder werden? Werden alle unsere Arbeiten weniger? Haben wir mehr Zeit für andere Dinge, die uns wichtig sind?

Ich muss bei dem Thema „Produktivitätssteigerung“ immer ein wenig schmunzeln. Oft ist man der Annahme, dass eine Produktivitätssteigerung immer ein mehr an „Output“ ergibt, bei einer gleichbleibenden Erhöhung des Inputs. Aus meiner Erfahrung ist es aber so, dass das Kernproblem darin besteht, dass viele Ressourcen ein Problem mit der Verarbeitung des Inputs haben. Durch dieses Problem kommt es meistens zu einer Störung des Outputs. Die Störung innerhalb des Ablaufes führt auch dazu, dass viele Leute zusagen geben, da Sie den Überblick über die wartenden „Inputs“ verlieren oder nicht genau kennen. Im Zuge dieser Problematik habe ich ein Prozess BTiMa (Blankertz Time Management) entwickelt. Es ermöglicht Ihnen Herr über diese Situation zu werden. Den Prozess können Sie einmal zur Eigenorganisation anwenden, oder in Ihrem Team für kleine Projekte ohne einen sequenziellen Projektmanagementansatz nutzen.

In dieser neuen Blogreihe möchte ich Ihnen erklären, wie Sie den Prozess umsetzen können.

Hinweis: Ob Sie die Umsetzung wie hier beschrieben mit Office 365 umsetzen – oder hierfür ein anderes Tool nutzen, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Ich habe hier allerdings beste Erfahrungen mit Office 365 gemacht, da das Zusammenspiel zwischen unterschiedlichen Tools hervorragend funktioniert.

Das Allgemeinverständnis

In meinem ersten Beitrag möchte ich Ihnen als erstes meine drei Basisbausteine vorstellen, die für eine erfolgreiche Umsetzung meiner Methode benötigt wird. Dadurch soll ein gemeinsames Verständnis für die Methode entwickelt werden.

Zeit

Leider gibt es immer wieder Mitmenschen, die behaupten „der andere“ hätte zu viel Zeit. Das ist natürlich totaler Quatsch, denn immerhin haben alle Menschen auf diesen Planeten die gleiche Zeit zur Verfügung. Das sind 24 Stunden am Tag. Keine Minute mehr – und auch keine Minute weniger.

Somit gilt als Grundsatz für die Methode „Zeit ist kostbar und wird Dir nicht zurückgegeben“. Dadurch können wir festhalten, dass jede eigesparte Zeit sich wiederum für andere Leistungen verwenden lässt.

Bitte beachten Sie denn Unterschied zwischen Leistungen und Arbeit. Nicht alles was wir am Tag machen ist Arbeit. In meiner Methode sind Leistungen aber alle Dinge, die ich am Tag unternehme. Dazu fällt einmal die Arbeit aber auch der Sport oder das Fernsehen am Abend.

Das hört sich zunächst banal an, wird uns aber im Weiteren meiner Blogreihe begleiten.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass ich hier nicht von „Tools“ rede, sondern nur über die Grundsätze meiner Methode!

Spaß

Eines der wichtigsten Erfolgsfaktoren meiner Methode ist der „SPASS“ bei der Sache. Die Methode wird sonst nie funktionieren, wenn man nur keinen Spaß dabei hat. Keinen Spaß bedeutet wenig Motivation, wenig Motivation = „scheitern“. Oft ist fehlender Spaß (Motivation) eines der Gründe, warum bei vielen Menschen Vorhaben nie umgesetzt werden oder nach einem kurzen Zeitraum im Sande verlaufen.

Mein Tipp – lassen Sie es einfach bleiben. Die Leistungen, die Sie für diese Art von Vorhaben benötigen sind zu wertvoll und können für andere Vorhaben besser eingesetzt werden. Es ist kein Beinbruch, wenn Sie keinen Halbmarathon laufen, nur weil Sie Sylvester den Vorsatz bei ein paar Cocktails zu viel hatten. Dafür schaffen Sie andere Vorhaben hinter denen Sie 100% stehen.

Aufwände

Ein wichtiger Punkt für die Methode ist es, Zeitschätzungen realistisch einzuschätzen und zu veranschlagen. Das Problem dabei ist das zweite Gedächtnis. Ich nenne Ihn hier einfach mal „Quatschi“. „Quatschi“ ist der Produktivitätsräuber Nummer Eins. Denn alles wo Sie unsicher sind, wird durch ihn weitgehend beeinflusst. Sicher kennen Sie dass, sie befinden sich am einen bestimmten Punkt, wo Sie zwei Optionen haben. A oder B in diesem Moment kommt Ihnen der Quatschi unter, der Ihnen dann versucht zu sagen, dass was Sie vorhaben eigentlich doch gar nicht geht und versucht Sie auf den B-Weg zu lotsen. Wie wir oben gemerkt haben, können wir uns im Umgang mit der Zeit aber keine Fehltritte erlauben. Denn leider bekommen wir diese nicht wieder zurück. Also müssen wir unsere Leistungen so einplanen, dass diese realistisch sind. Wenn Sie meinen, Sie benötigen für eine Aufgabe 2 Tage, dann brauchen Sie auch erstmal 2 Tage. Wenn Sie sich in der Umsetzung meiner Methode befinden, spielt es keine Rolle mehr, ob Sie die Aufgabe sogar in 1,5 oder sogar 1 Personentag geschafft haben.

Ein zweiter wichtiger Punkt im Umgang mit der Zeitschätzung sind die so genannten Rüstzeiten (Der Ausdruck kommt aus der Fertigung). Vermeiden Sie, wenn möglich eine Arbeit zu unterbrechen und wieder neu anzufangen. Diese Art von Unterbrechungen verzehrt einen Großteil von Aufwänden.

In meinem nächsten Teil werde ich nun die erste Phase meiner Methode erklären und die Umsetzung mit dem geeigneten Tool zeigen.

Hinweis: Sollten Sie Fragen bei der Einführung von Projektmanagementprozessen, Zeitmanagement oder den aufgezeigten Tools haben, so sprechen Sie mich gerne an.