Project Online – UNICHAR KPI in Power BI – Teil 1

Projektstatusberichte gehören heutzutage zu jedem Projekt. Oft möchten Projektleiter sogenannte KPI´s – auch oft als Ampel bezeichnet, in den entsprechenden Berichten darstellen. Auch wenn ich immer skeptisch bzgl. eines Ampelsystems bin, möchte ich Ihnen in zwei Blogartikel zeigen, wie einfach es ist, KPI`s in Ihren Berichten unter Power BI einzubinden.

Eine der einfachsten Möglichkeiten ist die Darstellung von Informationen durch sogenannte UNICHAR Characters. Hierbei handelt es sich um standardisierte Symbole, die Sie einer benutzerdefinierten Spalte hinzufügen können. Sollten Sie sich für diesen Lösungsweg entscheiden, haben Sie zwei Möglichkeiten die CHARACTERS zu nutzen bzw. zu formatieren.

Sie können anhand einer bestimmten „IF-Abfrage“ einen bestimmten Wert prüfen und dann ein bestimmtes UNICHAR in die Spalte schreiben oder Sie übernehmen einen UNICHAR-Characters und formatieren zu diesem eine formatierte Färbung. In diesem Artikel werde ich Ihnen die erste Möglichkeit zeigen. Die zweite Möglichkeit möchte ich Ihnen dann in einem weiteren Artikel vorstellen.

In meinem Project Server gibt es ein benutzerdefiniertes Feld indem der Projektleiter einen Wunschtermin eingeben kann, an dem das Arbeitspaket abgeschlossen werden soll. Dieses benutzerdefinierte Feld heißt [PSWunschtermin] und befindet sich in der Tabelle [Vorgänge]. Sollte der [Wunschtermin] kleiner als das Enddatum des Vorgangs sein, so möchte ich, dass mir als KPI ein Einbandstraßenschild angezeigt wird. Sollte dem nicht so sein, dann möchte ich gerne einen leeren Kreis in das Feld eintragen. Die hierzu benötigten Character haben den CODE 9940 und 9898 wie in der Grafik dargestellt.

Die Formel hierzu sieht wie folgt aus.

[Spaltennamen] = IF(‚Vorgänge'[Wunschtermin].[Date] > ‚Vorgänge'[VorgangEndTermin].[Date]; UNICHAR(9898); UNICHAR(9940))

Fügen wir als erstes eine „Neue Spalte“ für unsere UNICHARACTES hinzu. Klicken Sie dafür auf der linken Seite den Button „Daten“. Wählen Sie dann auf der rechten Seite die entsprechende Tabelle aus in der Sie die Spalte hinzufügen wollen. Fügen Sie jetzt der Tabelle eine neue Spalte hinzu. Klicken Sie hierzu im Ribbon-Menü auf die Registerkarte „Modellierung“. Wählen Sie dann den Button „Neue Spalte“. Es wird eine neue Spalte der Tabelle hinzugefügt und die Bearbeitungsleiste wird Ihnen angezeigt.

Geben Sie nun in die Formel-Zeile die oben dargestellte Formel mit den Anforderungen an Ihre Umgebung ein. Geben Sie zum Anfang der Formal an, welchen Namen die Spalte erhalten soll. In meinem Beispiel lautet dieser fKPI. Ändern Sie ebenfalls in der oben dargestellten Formel den Wert [PSWunschtermin] mit dem in Ihrer Konfiguration genutzten Feld. Bestätigen Sie dann ihre Formel, indem Sie auf den grünen Haken klicken.

Kontrollieren Sie nun das Ergebnis. Scrollen Sie ans Ende der Tabelle. Sie haben nun eine weitere Spalte mit den gewünschten KPI’s in der Tabelle erstellt und können diese in in Ihren Reports nutzen.