Project Online Roadmap ist nun auch in Deutschland verfügbar

Einige Blog-Leser werden im letzten Monat sicherlich meinen Artikel zum Thema Roadmap gelesen haben. In Deutschland mussten allerdings einige Kunden geduldig auf die Freischaltung warten. Sollte man versucht haben das Feature zu aktivieren, fand man unter den Optionen der Lizenzzuweisungen immer den Hinweis, dass das Feature in der entsprechenden Organisation noch nicht zur Verfügung stand. Seit dem 15.01.19 kann das neue Feature nun auch auf allen Tenants genutzt werden. Damit zieht Microsoft neben dem neuen Feature „Project-Home“ sein nächstes Ass aus dem Ärmel. Schauen wir uns einmal das neue Feature etwas genauer an.

Roadmap

Wofür braucht man eigentlich das neue Feature Roadmap? Mit einer Roadmap können Sie Inhalte aus unterschiedlichen Projekten auf einer Seite zusammenfügen und visuell darstellen. Microsoft liegt hier die agile Projektmanagementmethoden (SCRUM & KANBAN) sehr am Herzen. Aus diesem Grund ist es nicht nur möglich Project Online Informationen zu integrieren, sondern auch aus Azure DevOpp . Somit können die Informationen aus beiden Systemen auf einer Seite zusammengefügt werden.

Zuweisung der Produktlizenzen

Bevor wir die „Roadmap“ allerdings nutzen können müssen wir diese aktivieren. Melden Sie sich als erstes an den gewünschten Office 365 Tenant als Dienstadministrator für Project Online an. Öffnen Sie die Produktlizenzen des jeweiligen Users dem Sie die Lizenz bzw. die Nutzung zuweisen wollen. Öffnen Sie die Option: „Produktlizenzen“. Scrollen Sie zu der Lizenz „Project Online Premium“ oder „Project Online Professional“. Aktivieren Sie hier die Optionen „Project P3, Flow for Project und Common Data Service for Project”. Diese Features wurden schon vor einiger Zeit von Microsoft bereitgestellt und finden jetzt auch ihren Sinn.

Aktivieren des Features

Nun können wir das Feature in der Organisation bereitstellen. Klicken Sie hierzu auf die Option „Einstellungen“ auf der linken Seite und öffnen Sie im Kontextmenü die Option „Dienste und Add-Ins“. Scrollen Sie auf den Dienst „Project Online“. Aktivieren Sie die Option „Roadmap“ und klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Die erfolgreiche Aktivierung wird Ihnen wie folgt angezeigt und Sie können das Fenster nun „schließen“.

Erstellen einer Roadmap

Wechsel Sie nun auf die Seite „Project-Home“. Über diese Seite können Sie neue Roadmaps anlegen. Klicken Sie auf „Neu erstellen“ und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Roadmap“ aus.

Hinweis: Sollten Sie der Erste in der Organisation sein der das Feature nutzt, kann die Einrichtung einen Moment dauern. Sollte Ihnen der Bereitstellungsprozess zulange dauern können Sie auch die Seite wieder verlassen und erstmal was anderes machen. Die Bereitstellung wird nicht abgebrochen und Sie können jeder Zeit wieder zurückkehren.

Geben wir nun der Roadmap einen Namen. Klicken Sie im oberen Bereich auf den Namen „Unbenannte Roadmap“. Auf der rechten Seite öffnet sich nun das Menü um den Namen der entsprechenden Roadmap einzugeben. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen. In meinem Beispiel „Muurejubbel“. Auf der Rechten Seite wird nun der Name angepasst.

Hinweis: Sollten Sie die Roadmap löschen wollen, können Sie dies über das gleiche Menü durchführen. Klicken Sie hierzu im unteren Bereich auf den Button „Löschen“

Fügen wir nun eine neue Zeile hinzu. Klicken Sie auf die Option „Zeile Hinzufügen“. Auf der rechten Seite öffnet sich nun wieder ein Menü über das Sie der Zeile einen Namen (Initiierung) zuweisen können und auch den gewünschten Besitzer eintragen.

In dieser Spalte können Sie nun eine entsprechende Aufgabe aus einem Projektplan zuweisen. Klicken Sie hierzu auf die Option „Mit einem Projekt verbinden“. Im Kontextmenü erhalten Sie hier die Auswahl Azure Board und Project Online.

Hinweis: Ich werde zu dem Thema Azure Board (Azure DevOps) in meinem Blog einmal gesonders betrachten.

Sollte Ihre PWA nicht richtig gefunden werden, so tragen Sie den Link zu PWA in dem Fenster ein. Der Link wird autoamtisch geprüft und das Ergebnis der Prüfung direkt unter dem Link zur PWA angezeigt.

Selektieren Sie jetzt das Projekt aus Project Online heraus, welches die Aufgabe erhält die Sie in die Zeile hinzufügen wollen (Bsp.: Project B 100119). Sollte noch keine Verbindung mit der PWA bestehen, so erhalten Sie einmal den Flow angezeigt sowie die Option sich nun anzumelden. Klicken Sie hier auf „Verbinden“.

Nachdem die Verbindung abgeschlossen ist, können Sie das Arbeitspaket (Element) auswählen, dass Sie hinzufügen wollen. In meinem Beispiel „Task 1“.

Hinweis: Sie können auch mehrer Arbeitspakete aus einem Projekt hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf die Option: „Hinzufügen“.

Sie können nun weitere konfigurationen an der hinzugefügten Aufgabe durchführen. Zum einen können Sie die Farbe je nach Status hervorheben oder einen Stichtag für die Zeile anlegen.

Stichtage

Um einen Stichtag anzulegen klicken Sie auf die Optionen im oberen Menü. Geben Sie für den Stichtag einen Namen – in meinem Beispiel „Wunderland“ und ein Datum ein. Ebenfalls können Sie dem Stichtag einen gewünschten Status vergeben. In meinem Beispiel belasse ich allerdings den Standard: „Nicht festgelegt“.

Wenn Sie auf die Aufgabe innerhalb der Roadmap klicken, erhalten Sie weitere Optionen Änderungen durchzuführen. Sie können einmal den Status der jeweiligen Aufgabe anpassen, dadurch ändert sich auch die Farbe der Aufgabe in der Zeitleiste. Durch die farbliche Unterscheidungen können Sie den Status einer Aufgabe oder eines Stichtags leichter erkennen. Ebenfalls können Sie den Anfang und den Endtermin der Aufgabe einsehen. Sollten Sie auf den Button „Details öffnen“ klicken, öffnet sich erneut das Menü zur Aufgabe auf der rechten Seite.

Hinweis: Sie können auch innerhalb der Roadmap den entsprechenden Namen der Aufgabe ändern. Beachten Sie aber bitte, das die Namensänderung aber nicht mit Project Online oder dem Azure Board synchronisiert wird.

Termine filtern und Zoomen

Im oberen rechten Bereich finden Sie noch die möglichkeit, die Zeitleiste zu filtern oder zu zoomen. Dadurch ist eine bessere Lesbarkeit auch bei kleineren Bildschirmen gegeben. Eine weitere Option ist die Freigabe für weitere Ressourcen. Klicken Sie auf „Mitglieder“ und fügen Sie einfach die gewünschten Personen hinzu.