Project Online – Ferien darstellen ohne die Beeinflussung eines Vorgangs

Bei einer meiner letzten Microsoft Project Schulungen wurde ich zuletzt gefragt, ob es möglich ist Schulferien innerhalb des Gantt-Diagramms neben den Wochenendtagen anzuzeigen, ohne das die Aufgaben (Task) in diesem Zeitraum beeinflusst werden. In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie ein solches Vorhaben umsetzen können.

Arbeitsfreie Zeiten werden innerhalb des Gantt-Diagramms grau (Standardeinstellung) angezeigt. Grundsätzlich werden von Microsoft Project arbeitsfreie Zeiten bei der Planung von Arbeitspaketen berücksichtigt. Sollten Sie Feiertage unter der Option „Arbeitszeit ändern“ hinzugefügt haben, werden die Aufgaben an dem entsprechenden Datum ebenfalls unterbrochen.

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Grundsätzlich können in Microsoft Project zwei Kalender genutzt werden. Grundlagen für Ausnahmen in einem Projekt ist der Projektkalender. Die hier eingetragenen Termine gelten für das ganze Projekt und werden bei der Planung von Arbeitspaketen berücksichtigt. Für die Darstellungsform von arbeitsfreien Tagen kann innerhalb der Gantt-Ansicht ein weiterer Kalender genutzt werden. Dieser zeigt dann die arbeitsfreien Zeiten im Gantt-Diagramm an. Wichtig hierbei ist, dass der Kalender für die Gantt-Ansicht als Schablone angesehen werden muss. Dadurch übernimmt der Kalender zum Beispiel „Ferien-NRW“ die Darstellungsform der Ferien innerhalb der Gantt-Diagramme, während der Projektkalender für die Einhaltung der arbeitsfreien Zeiten (Sa/So und Feiertage) verantwortlich ist.

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Um das hier beschriebene Szenario zu nutzen gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie Microsoft Project auf Ihrem Client. Achten Sie darauf, dass Sie mit Project Online verbunden sind. Öffnen Sie das gewünschte Projekt oder ein Template von Project Online. In meinem Beispiel verwende ich ein Template.

Als erstes legen wir einen neuen Kalender „Ferien-NRW“ an. Klicken Sie innerhalb des Ribbon Menüs auf den Reiter „Projekte“ und wählen Sie dann den Button „Arbeitszeit ändern“.

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Sie sehen den aktuellen Projektkalender den Project nutzt. Hier wurden alle Feiertage von NRW eingetragen. Jetzt sollten Sie eine Kopie dieses Kalenders erstellen. Warum eine Kopie? Wir erinnern uns, der Kalender dient zum späteren Zeitpunkt als Darstellung der gesamten arbeitsfreien Zeiten. Angefangen von den Feiertagen; bis hin zu den Ferien. Damit Sie nicht erneut alle Feiertage eintragen müssen, erstellen wir eine Kopie von jetzigen Projektkalender. Dadurch werden die schon vorhandenen Feiertage in den neuen Kalender übernommen. Klicken Sie auf den Button „Neuen Kalender erstellen“.

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Geben Sie als Namen „Ferien NRW“ ein. Sollte bei Ihnen ein anderer Projektkalender ausgewählt sein, so wählen Sie diesen bitte im Kontextmenü aus. Klicken Sie anschließend auf „Okay“.

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Scrollen Sie im Bereich „Ausnahmen“ an das Ende der Tabelle und legen Sie die ersten Ferien an. In meinem Beispiel wähle ich die Osterferien 2019.

Hinweis: Sollte in dem einzutragenden Ferienzeitraum ein existierender Feiertag vorhanden sein, so muss dieser von Ihnen in dem einzutragenden Ferienzeitraum ausgelassen werden. Ansonsten kommt es zu einer Korrelation, da das Datum schon in dem anderen Kalender eingetragen ist. Bei den Osterferien betrifft das die Tage Karfreitag (19.04.19) und den Ostermontag (22.04.2019). Mit dem Übertrag in den neuen Kalender (Ferien NRW) wurden natürlich auch diese Einträge übernommen. Jetzt müssen Sie nur noch als arbeitsfreien Zeitraum die erste Woche von Mo – Fr (15.04.19 bis 18.04.19) und in der zweiten Woche von Di – Fr (23.04.19 – 26.04.19) berücksichtigen. Nachdem Sie die Einträge hinzugefügt haben speichern Sie diese ab.

Im letzten Schritt können wir den Ferienkalender dem Gantt-Chart zuweisen. Gehen Sie hierzu mit der Maus in das Gantt-Diagramm. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Arbeitsfreie Zeiten“.

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Wählen Sie hier unter der Option „Kalender“ den zuvor erstellten Ferienkalender „Ferien NRW“ aus. Achten Sie darauf, dass unter „Darstellung“ die Option: „Hinter den Vorgangsbalken“ ausgewählt ist. Klicken Sie anschließend auf „Ok“.

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Project berücksichtigt jetzt die aktuellen Feiertage aus dem Projektkalender und zeigt Ihnen die aktuellen Ferien innerhalb des Gantt-Diagramms an.

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