Power Bi – Statusdatum in Projektberichten

Power BI ist ja eine schöne Sache. So wie Microsoft suggeriert, kann man ganz einfach durch die Nutzung des Selfservices, seine eigenen Informationen in Big Data-Manier zusammenstellen. Allerdings stellt sich beim Design eines Berichtes sehr schnell heraus, dass die Verwendung von Selfservices oft nicht ganz einfach ist. Schon bei kleinen Anforderungen stößt der Ein- oder Andere an seine Grenzen. Wie zum Beispiel der User der mich fragte, wie er ein Statusdatum in seinen Bericht hinterlegen kann. Genau um diese Problemstellung soll es hier in diesem Blog-Beitrag gehen. Ich werde euch zeigen wie Ihr in Power BI ein aktuelles Statusdatum in euren Berichten hinterlegen könnt. Als Statusdatum soll in unserem Fall der letzte Zeitpunkt der Berichtsaktualisierung angezeigt werden. Da beim aktualisieren des Berichtes ein Refresh des Datenmodells (PowerQuery) erfolgt, können wir so zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Zum einen wird so das aktuelle Datum auf dem Bericht dargestellt – und zum anderen können wir auch so sicher sein, dass die Daten in dem Report aktuell sind.

Hinweis: In diesem Beispiel wurde die oData-Verbindung zu Project Online schon eingerichtet. Wie Sie die Verbindung erstellen finden Sie in dem folgenden Blog-Beitrag von mir (Link).

Legen wir also los. Öffnen sie als erstes Power BI Desktop auf ihrem Rechner. Im ersten Schritt müssen wir als erstes eine neue Abfrage zu unserem Datenmodell hinzufügen. Öffnen Sie hierzu Ihren Power Query-Editor. Klicken Sie hierzu auf den Button „Abfrage bearbeiten“ unter der Registerkarte „Home“.

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Fügen Sie als nächstes eine „Leere Abfrage“ hinzu. Klicken Sie auf „Neue Quelle“ und wählen Sie in dem sich öffnenden Menü die Option „Leere Abfrage“.

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Nun können wir die folgende M-Formel „=DateTime.LocalNow()“ nutzen. Diese speichert den letzten Zeitpunkt der Aktualisierung des Berichtes in einer Abfrage. Geben Sie die Formel in der Bearbeitungsleiste ein und vergeben Sie auf der rechten Seite einen Namen für Ihre Tabelle. In meinem Beispiel „RefreshDate“. Sobald Sie nun die Bearbeitungsleiste verlassen wird Ihnen das Datum in der Mitte angezeigt. Schließen Sie jetzt den „Power Query-Editor“ wieder. Klicken Sie hierzu auf den Tab „Home“ und dann auf den Button „Schließen und übernehmen“.

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Auf der rechten Seite finden Sie die Tabelle „RefreshData“. Jetzt können Sie den Aktualisierungszeitpunkt schon in einem Bericht nutzen. Sollten Sie jetzt die Spalte allerdings in den Report ziehen, wird Ihnen das Datum im Format „DD.MM.YYY HH:MM:SS“ angezeigt. Wenn Sie nur das Datum wünschen, Können Sie zum einen die Datumsformatierung ändern oder aber das gewünschte Datumsformt in einen Measure schreiben. Klicken Sie hierzu im Ribbonmenü auf den Reiter „Modellierung“ und klicken Sie dann auf die Option „Neuer Measure“.

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Geben Sie jetzt die folgende DAX-Formel ein:

StatusDatum = FORMAT(VALUES(RefreshDate[RefreshDate]); „DD.MM.YY„)

Hinweis: Sollten Sie in dem Bericht schon gleich den Text „Statusdatum“ nuten wollen, so geben Sie die fogende DAX-Formel ein:

StatusDatum = „Statusdatum: “ & FORMAT(VALUES(RefreshDate[RefreshDate]); „DD.MM.YY“)

Sollten Sie jetzt den Measure auf das Board ziehen, erhalten Sie die folgende Ansicht.

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Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Tabelle „RefreshDate“ keine Beziehungen zu anderen Tabellen besitzt.

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