Microsoft Teams – Arbeiten mit dem Breakout-Room

Was ist ein Breakout-Room (Gruppenräume) in Microsoft Teams und wofür benötigt man diese? Zoom-User können dieses Feature schon eine ganze Weile nutzen. Sie planen einen digitalen Workshop, Schulung oder Webcast und möchten es den Teilnehmern ermöglichen in einzelnen Arbeitsgruppen zusammenzuarbeiten. Diese Option wird dir jetzt in Microsoft Teams bereitgestellt. In diesem Artikel möchte ich euch zeigen, wie ihr das neue Feature nutzen könnt.

In meinem Beispiel habe ich eine Besprechung mit 4 Teilnehmern geplant. In der Besprechung soll ein Brainstorming stattfinden, um sich über ein gewisses Thema auszutauschen. Hierzu möchte ich einen Breakout-Room erstellen und dann zwei Teilenehmern aus meiner Besprechung diesem zuweisen.

Hinweis: In diesem Beispiel zeige ich euch, wie ihr einen Breakout-Room in einer Live-Session anlegt. Natürlich könnt ihr auch den Raum vor dem eigentlichen Meeting erstellen. Das macht vor allem dann Sinn, wenn ihr eine Schulung plant und euer Konzept eventuelle Gruppenarbeiten vorsieht.

Anmelden

Die Teilnehmer melden sich über den entsprechenden Einladungslink an dem Meeting an. Nachdem die Teilnehmer dann zusammen in der Besprechung sind, klickt Ihr im oberen Bereich auf die Option „Gruppenräume“.

Wenn Ihr jetzt in einem Meeting unterschiedlichste Gruppen erstellen wollt, so habt ihr jetzt die Möglichkeit diese zu erstellen. Als erstes gebt ihr die gewünschte Anzahl an Räumen an, die ihr in dem Meeting benötigt. In meinem Beispiel möchte ich, dass Willi und Uschi in einen Gruppenraum das Brainstorming durchführen. Da ich hierzu nur einen Raum benötige belasse ich die Standardeinstellung bei der Auswahl der Raumanzahl. Mit den Einstellungen im unteren Bereich könnt Ihr festlegen wie Teams die Teilnehmer aus dem Meeting den entsprechenden Räumen zuteilen soll. Bei der Option „automatisch“, werden die Teilnehmer immer zu zweit einer Gruppe zugewiesen. Die Option „Manuell“ gibt euch die Möglichkeit als Organisator zu entscheiden, welcher User in welche Gruppe zugewiesen werden soll.

Hinweis: Auf der rechten Seite öffnet sich jetzt ein Verwaltungsfenster. Unter der Option „Gruppenräume“ habt ihr noch zwei weitere administrative Möglichkeiten für eure Gruppen.

Mit der Option „Einstellungen für diesen Raum“ könnt Ihr festlegen, wie die User in einen Breakout-Room zugewiesen werden sollen. Bei der Option „automatisch“ wird dem User ein Countdown angezeigt, der ihn nach beenden automatisch dem Raum hinzufügt. Bei der manuellen Bestätigung muss der User selbst aktiv den Schritt für den Wechsel in den Breakout-Room vornehmen.

Unter der Rubrik „Teilnehmer zuweisen“ werden euch alle Mitglieder aus der aktuellen Besprechung angezeigt. Klickt auf die Option „Teilnehmer“ und wählt dann die Mitglieder aus, die ihr dem Breakout-Room zuweisen wollt. Klickt dann auf den Button „Zuweisen“ und wählt in dem sich öffnenden Kontextmenü den Raum aus, dem die Ressourcenzugewiesen werden sollen.

Hinweis: Sollte der User eine App oder ein Browser benutzen, der das Breakout-Feature noch nicht unterstützt, so wird euch diese Info hier ebenfalls angezeigt.

Wir haben den Raum angelegt und die gewünschten Teilnehmer diesem Raum zugewiesen. Als nächstes möchte ich den Raum einen eindeutigen Namen vergeben. Das ist wichtig, da zu jedem Raum ein neuer Chat erstellt wird und dieser zu einem späteren Zeitpunkt bei der nachträglichen Suche nach zugehörigen Informationen leichter gefunden werden kann.

Um den Breakout-Room, mit dem Namen „Room 1“, in den Namen „Brainstorming“ zu ändern, klicke ich auf die Anzeige „Geschlossen“ und wähle dann im Kontextmenü die Option „Raum umbenennen“ aus. Dann gebe ich in dem sich öffnenden Fenster den entsprechenden Namen ein und schließe das Fenster wieder, indem ich auf den Button „Raum umbenennen“ klicke.

User einem Raum zuweisen

Wir können nun den Raum aktivieren. Klickt hierzu im Menü auf die Option „Raum öffnen“. Den anderen Teilnehmern erfolgt eine Info, dass der Gruppenraum gleich geöffnet wird. Sollten die Benutzer automatisch dem Räumen zugewiesen werden, so startet die Zuweisung in die Session automatisch. Sollte die manuelle Zuweisung vom Organisator eingestellt sein, so muss der User jetzt den Beitritt bestätigen. Nach einem kurzen Moment wird der Raum als „Geöffnet“ angezeigt und die User könne mit Ihrer Arbeit anfangen.

Sollte ein Teilnehmer sich jetzt fragen, wer alles Mitglied des Raumes ist, so kann er die Teilnehmer über die Option „Teilnehmer anzeigen“ einsehen.

Ankündigungen

Ihr könnt in eure Breakout-Rooms auch Ankündigungen senden. Zum Beispiel wenn Ihr den Teilnehmern anzeigen wollt, dass in 10 Minuten die Zeit vorbei ist. Hierzu klickt ihr als Organisator auf das entsprechende Hauptmenü und wählt dann die Option „Eine Ankündigung machen“!

Diese wird dann in den Chat der Breakout-Rooms übertragen!

Beenden einer Sitzung

Grundsätzlich gilt, dass ein Organisator das Verhalten für das Austreten eines Breakout-Rooms beeinflussen kann. Unter den Einstellungen für die Breakout-Rooms kann er angeben, ob ein Teilnehmer automatisch zurück zur Hauptbesprechung gehen darf oder nicht. In der Standardeinstellung kann jeder Teilnehmer einen Raum verlassen.

Sollte jetzt der Teilnehmer auf die Option „Zurück“ klicken, so wird je nach Wunsch des Organisators, der User dann wieder in das entsprechende Meeting wechseln.

Natürlich kann auch der Organisator entsprechend den Raum schließen. Hierzu geht er in dem Menü auf die Option „Raum schließen“.

Danach befinden sich ebenfalls wieder alle in dem eigentlichen Besprechungsraum.

Informationen aus den Breakout-Rooms

Stellt sich jetzt abschließend die Frage, was ist mit den Dokumenten, die in einem Breakout-Room erstellt wurden? Grundsätzlich wird zu jedem Breakout-Room ein eigener Chat erstellt. Sollten jetzt von den Usern eventuelle Besprechungsnotizen oder das Witheboard genutzt werden, so befinden sich diese Dateien in dem Chat-Verlauf und können natürlich weiterhin präsentiert oder genutzt werden.