Microsoft Project – Pufferzeiten individuell anzeigen lassen

Ein Kunde von mir aus dem Baugewerbe fragte mich vor kurzem, ob es möglich sei Pufferzeiten in einem Gantt-Diagramm, erstens farblich anzupassen und zweitens dann individuell an nur ausgewählten Arbeitspaketen darzustellen. In diesem Blog-Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie diese Anforderung mit Microsoft Project umsetzen können.

Hinweis: Dieses Beispiel funktioniert in allen gängigen Microsoft Project Versionen. In meinem Beispiel habe ich im Vorfeld einen Projektplan mit zwei Arbeitspaketen und mit einem Zeitabstand (Nicht früher als) von drei Tagen erstellt.

Sie konnten sich schon immer die freien Pufferzeiten in Microsoft Project grafisch innerhalb des Gantt-Diagramms anzeigen lassen. Hierzu klicken Sie in dem Ribbon-Menü auf die Registerkarte „Format“ und wählen dann die Option: „Puffer“ aus. Viele User stört hierbei, dass der kleine blaue Balken kaum zu sehen ist. Die Darstellungsform ist über die „Balkenarten“ anzupassen. Klicken Sie hierzu in das Gantt-Diagramm mit der rechten Maustaste und wählen Sie dann im Kontext-Menü die Option „Balkenarten“ aus. Scrollen Sie in dem sich öffnenden Fenster bis zum letzten Eintrag – „Puffer“. Hier können Sie jetzt einmalig die Farbformatierung anpassen. Klicken Sie auf den Balken in der Tabelle und wählen Sie dann im unteren Bereich unter der Option: „Form“ eine gewünschte Darstellungsform aus. Gehen Sie danach auf „Farbe“ und wählen Sie jetzt eine gewünschte Farbe aus. Bei Bedarf können Sie auch noch ein Muster für die Darstellungsform wählen. Ihre Ansicht sollte jetzt wie folgt aussehen.

Schließen Sie das Fenster, indem Sie auf „OK“ klicken. Wie Sie jetzt im Gantt-Diagramm erkennen können, wird Ihnen der freie Puffer in Ihrem Gantt-Diagramm mit ihrer geraden erstellten Formatierung angezeigt.

Problem bei dieser Lösung ist, dass diese Formatierung sofort wieder verloren geht, sobald Sie den Puffer wieder ausblenden. Ebenfalls wird Ihnen auf allen Arbeitspaketen der freie Puffer angezeigt. Stellt sich nun die Frage wie Sie die Pufferdarstellung individuell – und dauerhaft einblenden können.

Hierzu brauchen wir als erstes die Möglichkeit einen Flak an dem entsprechenden Arbeitspaket zu setzen an dem der Puffer eingeblendet werden soll. Das kann man am einfachsten mit einem Attribut-Feld lösen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option „Spalte Einfügen“. Wählen Sie ein nicht benutztes Attribut-Feld aus. In meinem Beispiel wähle ich das Feld Attribut10. Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf das gerade hinzugefügte Attribut-Feld und wählen Sie in dem sich öffnenden Kontext-Menü die Option „benutzerdefiniertes Feld“. Klicken Sie auf den Button „Umbenennen“ und geben Sie einen Namen für das Feld ein. In meinem Beispiel – „Puffer“. Klicken Sie abschließend auf „OK“.

Nun haben wir die Möglichkeit geschaffen entsprechende Arbeitspakete zu markieren, bei denen der Puffer angezeigt werden soll. Jetzt müssen wir nur noch eine eigene Balkenformatierung für das Attribut-Feld anlegen. Gehen Sie erneut mit der Maus in das Gantt-Diagramm. Wählen Sie in dem Kontextmenü die Option „Balkenarten“. Scrollen Sie zum letzten Eintrag. Geben Sie jetzt einen Namen für Ihren Puffer-Balken ein. In meinem Beispiel nenne ich den Balken „Customized-Puffer“.

Hinweis: Wählen Sie hier nicht den Namen „Puffer“. Sobald Sie in Project die systemeigene Pufferdarstellung wählen, würde so Ihre Balkenformatierung überschrieben.

Klicken Sie jetzt auf das Feld „Darstellung“. Sie können jetzt im unteren Bereich die Balkenformatierung vornehmen. Unter „Form“ wähle ich als Darstellungsform in meinem Beispiel den ganzen Balken und als Muster – wähle ich gestrichelt. Da ich möchte, dass am Anfang und am Ende jedes Arbeitspaketes der Abschluss in der vollen Farbe dargestellt wird, wähle ich die angezeigte Formatierung. Sie können natürlich auch ihre eignen Formatierungen vornehmen. Als Farbe für meine Darstellung wähle ich grün.

Klicken Sie als nächstes auf das Feld „Anzeige für:“. Hier geben wir nun als erstes das Attribut 10-Feld ein, danach setzen Sie ein „;“ – gefolgt von der Option „Aktiv“. Da unser Balken – genau wie alle anderen Standardbalken in der ersten Zeile dargestellt werden soll, belasse ich hier den Standardwert: „1“. Jetzt geben wir für den Balken die Darstellungsreichweite an. Klicken Sie hierzu auf das Feld „Von“. Geben Sie hier den Wert: „Vorgangsende“ ein. Klicken Sie anschließend auf das Feld „Bis“ und geben Sie dort den Wert „Freie Pufferzeit“ ein. Ihre Ansicht sollte nun wie folgt aussehen.

Bestätigen Sie jetzt Ihre Eingabe mit „OK“.

Wenn Sie jetzt in Ihrem Projektplan den Wert des „Puffer“ Feldes von „Nein“ auf „Ja“ ändern, wird Ihnen der Puffer für das jeweilige Arbeitspaket angezeigt.

Hinweis: Sollten Sie das Feld „Puffer“ “ (Attribute 10) auch in weiteren Projekten nutzen wollen, so müssen Sie das Feld in die „Globale MPT Datei“ übernehmen. Die Balken Formatierung müssen Sie leider in weiteren Projekten erneut anpassen.