Microsoft Ignite – Infos zum neuen Planner

Auf der Ignite 2023 gab Microsoft die Info bekannt, dass ein neues Planner App auf den Markt kommen wird. In der neuen App sollen Microsoft ToDo, Microsoft Planner und Microsoft Project for the Web in einer App zusammengeführt werden. Die Entscheidung hierzu liegt laut Microsoft auf einigen Umfragen und derer Ergebnisse. Aus den Umfragen geht hervor, dass angeblich 57% aller Mitarbeiter mit der Kommunikation beschäftigt sind, anstatt sich mit dem Fokus auf Ihre Arbeiten zu konzentrieren, 59% der Befragten gaben an, dass die Tools nicht untereinander abgestimmt sind und hier der Informationsfluss zwischen den Apps unterbrochen wird. Natürlich durfte eine Umfrage zu den neuen CoPilot AI Feature auch nicht fehlen. Hier gaben wohl 70% der Befragten an, dass Sie soviel Arbeit wie möglich an eine AI übergeben würden.

Ich persönlich bin bei solchen Informationen zu Umfragen immer sehr skeptisch. Persönlich kann man diese sehr schwer bewerten, wenn man die Fragestellungen nicht kennt.  Allerdings kann ich als Berater im Bereich Microsoft Project sagen, dass viele ein Problem mit der Anzahl an Tools hatten. Ebenfalls ist eine tiefere Integration in die anderen Apps, zum Beispiel von Project for the Web in To Do schon lange gewünscht, geschweige von dem Zusammenspiel zwischen Planner und Project for the Web. Warum man dann irgendwelche Umfragen als Entscheidungsfindung nimmt verstehe ich nicht.

Was ändert sich?

Ist der neue Planner alter Wein in neuen Schläuchen oder ein komplett neues Produkt? Es handelt sich wirklich um eine neue Version, die auch Auswirkungen mit der täglichen Arbeitsweise mit sich bringen wird. Denn bisher ist es so, dass alle persönlichen Aufgaben in To-Do synchronisiert werden. Das betrifft nicht nur Zuweisungen meiner Person aus Planner, sondern auch erstellte Aufgaben und markierte E-Mails zu einer Aufgabe in Outlook. Alle Aufgaben werden dann nur noch in Planner synchronisiert. Von wo eine Aufgabe kommt, kann der User dann wie in der heutigen bekannten Spalte „Quelle“ in der „Tasks“ App in Teams einsehen. Project Task werden dann auch entsprechend in Planner angezeigt. Die weitere Bearbeitung der Aufgaben ist dann über die Planner App möglich. Wir müssen mal abwarten, ob Aufgaben aus Plänen und Projekten dann auch automatisch zu der Ansicht „Mein Tag“ hinzugefügt werden.

Eine weitere tiefgreifende Änderung wird sein, dass Project for the web in Planner umbenannt und somit nahtlos integriert wird. Stellt sich natürlich die Frage, brauche ich denn dann noch weiterhin Project Lizenzen oder kann ich dann alle Features mit meiner Microsoft 365 Lizenz nutzen. Microsoft integriert Project for the web in Planner aber natürlich nicht kostenlos die Project-Features. Die bisherigen Project-Features werden dann als Premium-Feature angeboten, welche natürlich eine entsprechende Project Plan 1, Plan 3 oder Plan 5 Lizenz voraussetzt. Microsoft unterteilt Premium-Features dann in der neuen Planner App mit zwei Rollen. Einmal die Rolle Collaborative Work Management (CWM) und einmal die Gruppe „Enterprise Work Management (EWM). In der Rolle CWM sieht Microsoft die klassischen User und spontanen Projektmanager, die „mal eben“ ein Projekt machen wollen. In der Rolle EWM sieht Microsoft die professionellen Projektmanager, PMOs und Lenkungsausschüsse. Schauen wir mal kurz, welche Arbeiten wer machen kann.

Der Projektleiter CWM

Diese Rolle soll es erlaubt werden, individuelles Aufgabenmanagement durchzuführen, in einem Team zusammenzuarbeiten, das Aufgabenmanagement über ein KANBAN Board zu managen, Goals zu klassifizieren, Arbeiten an das Team zu verteilen, Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen zu erstellen und die offenen Punkte & Risikos zu verwalten.

Der Projektleiter EWM

Die Rolle darf das Portfolio Management, das Ressourcenmanagement, klassische Objectives Key Results (OKR), das Reporting, Cost-Management und erweiterte Planungsfunktionen nutzen.

Wir erinnern uns, normale Benutzer konnten mit der Project für Office Lizenz auf teile eines Projektplans zugreifen, in wieweit die Lizenz später noch benötigt wird, bleibt abzuwarten. Den Microsoft schraubt im Hintergrund schon an den Berechtigungen, wie das Feature „Additional capabilities for Microsoft 365 users in Microsoft Project for the web“ auf der aktuellen Roadmap zeigt.

Roadmap

Microsoft stellt auch gleich eine Roadmap für den neuen Planner vor. Als erstes werden Änderungen in der Microsoft Teams App durchgeführt. Hier erfolgt die Umbenennung der My Task App in den Namen Planner zeitnah.

Im Frühjahr 2024 erfolgt dann die Umbenennung von Project for the Web in Planner. Da Microsoft am geleichen Tag der Ankündigung die Microsoft 365 Roadmap mit neuen Features befüllt hat und die Project/Planner Features alle für März 2024 auf Rollout stehen, denke ich mal, können wir uns im März auf die ersten Features freuen.

Später in 2024 soll dann die Bereitstellung der Webapplikation des neuen Planners erfolgen.

Planner CoPilot

Natürlich darf das Thema CoPilot nicht fehlen. Dadurch soll die Arbeit für den Projektleiter vereinfacht werden. Es wurde vorgestellt, dass der CoPilot einfach Arbeitspakete einem Projektplan hinzufügen kann. Hierbei ist es egal, auf welcher Ebene sich das Arbeitspaket befindet. Ebenfalls wurde gezeigt, dass der CoPilot in der Lage sein wird, einfach ein Projektplan mit entsprechenden Aufgaben zu erstellen. Hierbei gibt der Projektleiter einfach eine Anweisung, dass der CoPilot zum Beispiel ein Marketingprojekt mit 20 – 30 Arbeitspaketen erstellen soll und schon wird das Projekt vom CoPilot angelegt.

Für mich ein sehr schönes Feature. Allerdings bleibt abzuwarten wie die Qualität hierzu aussehen wird. Ansonsten ist die Funktion laut meiner Meinung genau so schnell tot wie sie da war. Ebenfalls bleibt abzuwarten, wie die Lizenzkosten hierzu aussehen und ob Organisationen dafür bereit sind, die Lizenzen zu bezahlen.