Ein wesentlicher Bestandteil innerhalb eines Projektes, ist die Projektberichtserstellung. Durch Berichte soll der aktuelle Stand eines Projektes erfasst werden, und je nach Interessenpartei an dem Projekt die Informationen zur Verfügung gestellt werden. Jede Projektmanagementmethodik hat ihre unterschiedlichen Bezeichnungen für die Projektberichte. PRINCE2 spricht hierbei von Managementprodukten, die eine Momentaufnahme des Status bestimmter Aspekte des Projektes liefern. Hierzu zählen die folgenden Produkte:
Natürlich lassen sich nicht alle Produkte mit dem Project-Client erstellen, allerdings kann der aktuelle Projektbericht mit einer Kombination aus Project Server (Project online) und dem Client abgedeckt werden. Ein großer Vorteil ist die Integration in den SQL-Server und hier die Einbindung der Reportingservices (SSRS) auf dem Server.
Anbei erhalten Sie ein Beispiel Projektstatusberichtes nach der Projektmanagement-Methode PRINCE2.
(OGC “Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2”, ISBN: 978-0-11-331214-6)
Zweck:
Ein Projektstatusbericht informiert den Lenkungsausschuss (und möglicherweise sonstige Stakeholder) in den vom Lenkungsausschuss gewünschten Intervallen über dem Stand des Projekts und die erzielten Fortschritte. Der Lenkungsausschuss überprüft anhand dieses Berichtes, ob und welche Fortschritte in einer Phase und im Projekt erzielt wurden. Der Projektmanager macht den Lenkungsausschuss in diesem Bericht auf potenziellen Probleme oder Bereiche aufmerksam, in denen der Lenkungsausschuss Hilfestellung leisten könnte.
Zusammenfassung:
| Datum: | Datum des Berichtes |
| Berichtszeitraum: | Der Zeitraum, über den berichtet wird |
| Statusübersicht: | Zusammenfassung des aktuellen Status der Phase. |
| Aktueller Berichtszeitraum: | Arbeitspakete – im Berichtszeitraum zur Freigabe anstehend, ausgeführt, abgeschlossen (Wenn Arbeitspakete von Externen Lieferanten ausgeführt werden, können Bestellungen und Rechnungsdaten beigefügt werden)Im Berichtszeitraum fertigegestellte ProdukteIm Berichtszeitraum geplante, allerdings noch nicht in angriff genommene oder fertig gestellte Produkte (Als Frühwarnzeichen oder Hinweis auf voraussichtliche Überschreitungen der Zeittoleranzen)Während des Berichtszeitraum ergriffene Korrekturmaßnahmen. |
| Nächster Berichtszeitraum | Arbeitspakete – im nächsten Berichtszeitraum zu genehmigen, auszuführen oder abzuschließen (wenn Arbeitspakete von externen Lieferanten ausgeführt werden, können Bestellungen und Rechnungsdaten beigefügt werden)Im nächsten Berichtszeitraum fertigzustellende ProdukteKorrekturmaßnahmen, im nächsten Berichtszeitraum zu Ende geführt werden |
| Status der Projekt- und Phasentoleranzen | Bisheriger Verlauf des Projektes und der Phase bezogen auf die Toleranzen (z. b. effektiver und prognostizierter Kosten-/Zeitaufwand) |
| Änderungsanträge | Änderungsanträge – vorgelegt, genehmigt/abgelehnt, ausstehend |
| Wichtige offene Punkte und Risiken | Zusammenfassung aktueller oder potenzieller Probleme und Risiken |
| Erfahrungsbericht (gegeben falls) | Erläuterung, was erfolgreich war, was ein Fehlschlag war und was dem Unternehmens-/Programmmanagement für zukünftige Projekte empfohlen wird. |
…..
Soweit die Theorie! Sie können sich sicher vorstellen, dass ein Zusammenfügen der Inhalte über eine Software sehr komplex wird. Sollten Sie die Inhalte aus Word- oder Excel Software zusammenfügen wollen, haben Sie Freitags erst einmal eine Dauerbeschäftigung 
. Wäre es doch schön, die Berichtserstellung zu vereinfachen – oder besser noch, der Kunde soll sich die Informationen in Realzeit anschauen. Hierzu benötigen Sie dann den Projekt Server 2013. Aber was können wir mit dem Client schaffen? Genau das werde ich Ihnen in dieser Reihe zeigen.
Achtung: Project kann nur das Liefern, was Sie eingeben. Bedeutet – der Mensch muss Daten pflegen und nachhalten .
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