Project Online: Teil 1–Anmelden mit Ihrer E-Mail

Wenn Sie Ihr Microsoft Project online Tenant angelegt haben, ist Ihnen bestimmt schon aufgefallen, dass Sie sich standardmäßig mit der von Microsoft bereitgestellten Domäne anmelden müssen. Hierbei handelt es sich um eine Subdomäne von onmicrosoft.com. Den gewünschten Namen der Subdomäne legen Sie während des Registrierungsprozesses fest. In meinem Fall habe ich damals den Namen “pmblankertz” ausgewählt. Meistens tritt hierbei für das jeweilige Unternehmen schon das erste Problem auf, oft ist der gewünschte Firmennamen oder Nachnamen bei der Überprüfung nicht mehr vorhanden.

Microsoft schlägt Ihnen während des Registrierungsprozesses zwar  einen Subdomänennamen vor, dieser ist allerdings meistens mit einer Zahlenendung. Sollten Sie einen Subdomänennamen gefunden haben, wird der Name mit dem gewünschten Subdomänennamen zusammengefügt. Hieraus ergibt sich dann die E-Mail-Adresse “torben[@]pmblankertz.onmicrosoft.com” mit der Sie sich nach der Registrierung dann an Project Online als Administrator anmelden können. Was ebenfalls einige Kunden stört, ist die Tatsache, dass Sie keine Auswahl einer anderen Top-Level-Domäne durchführen können. Sie sind bei der Registrierung auf die Top-Level-Domäne “.com” festgelegt.

Achtung: Ich werde immer von Kunden gefragt: Wo liegen den unsere Daten? Ihr Office 365 Account wird anhand der von Ihnen eingegebenen Landeskennung während der Registrierung generiert. Legen Sie als deutsches Unternehmen einen Project online Tenent an, wird dieser auch in Europa (Dublin/Amsterdam) bereitgestellt. Ihre Daten werden dann innerhalb der EU gespeichert. Und das nachdem im Moment höchsten Sicherheitsstandards. Microsoft erfüllt neben US Standards, auch die ISO 27001, die Standardvertragsklausel der EU, HIPAA-BAA und FISMA. Sollten Sie mehr Informationen über die Sicherheitsstandards von Office 365 erfahren wollen, so empfehle ich Ihnen das Office 365 Trust Center (in Deutsch), welches Sie über den folgenden Link hier erreichen können. Ich persönlich vertraue schon immer Microsoft und speichere meine Daten seit Beginn in der Microsoft Cloud. 

Die nun erhaltene E-Mail Adresse kompliziert natürlich den Anmeldeprozess. Jeder Mitarbeiter muss sich diese E-Mailadresse merken und beim Anmeldeprozess eingeben. Hierbei stellt das Kennwort nach meiner Erfahrung kein Problem dar, da der Benutzer dies bei der Anmeldung ändern muss.

Da die Office 365 E-Mail-Adresse  von der Firmenadresse abweicht, wird diese oft von Mitarbeiter vergessen. Genau hier fängt für das jeweilige Unternehmen das Problem an. Denn durch diese Problemstellung steigt erstens die Frustration des jeweiligen Mitarbeiters und daraus resultierend fällt die Akzeptanz an Project Online. Zweitens sind steigende Aufwände innerhalb des Supports zu bemerken, da der Administrator in dem Prozess stärker eingebunden wird.

Was viele Kunden nicht wissen, dass die eigene Firmendomäne innerhalb von Project Online für die Anmeldung genutzt werden kann. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie die Active Directory Federation Services (ADFS) nutzen, um eine Synchronisation zwischen Ihrem Active Directory und Ihrem Office 365 Tenant durchzuführen, oder Sie fügen eine Domäne eines andren Internet Service Provider (ISP) Ihrem Tenant hinzu.

Mit diesen zwei Artikeln richte ich mich an klein- bzw. mittelständige Unternehmen, sogenannte KMU’s. Viele dieser Unternehmen haben Ihre Firmendomänen bei einem dieser ISP. Einer der größten im deutschsprachigen Raum ist wohl die 1&1 AG, bei der ich selber meine Domäne gehostet habe. Ich möchte Ihnen nun in meinen Blog Artikeln zeigen, wie Sie als Unternehmen es ermöglichen –den Anmeldeprozess über Ihre E-Mail Adresse (tblankertz[@]blankertz-pm.de) umzusetzen.

Achtung: Bitte beachten Sie, dass bei dem von mir beschriebenen Szenario genau überlegt werden sollte, wann  Sie genau die Umstellung durchführen. Für den Zeitraum können von Seiten 1und1 keine E-Mails empfangen werden. Aus dem Grund sollten Sie die Umstellung nur an Tagen bzw. Zeiten durchführen, an denen mit wenig Mail-Traffic zu rechnen ist. Während der Konfiguration werden einige Einstellungen zwischen Microsoft und der 1&1 AG durchgeführt, auf die Sie keinen Einfluss haben.

Ebenfalls sollten Sie überlegen, ob es sinnvoll ist, eventuell einen Wechsel zu einem anderen ISP durchzuführen. Die 1&1 Domänen unterstützt keine parallele Benutzung von MX Einträgen und CNAME Einträgen. Ebenfalls unterstützen die Websiten von 1&1 kein TXT, SPF- oder SRV-Einträge. Je nachdem, welche Produkte Sie von Office 365 gemietet haben, könnten Sie diese nur in einem eingeschränkten Umfang nutzen. Welche Konfigurationsmöglichkeiten Sie bei anderen ISP-Anbietern besitzen, können Sie während des Konfigurationsprozesses einsehen. Microsoft gibt Ihnen hier eine Anleitung für einige der gängigsten ISP‘s. Sollte sich Ihr ISP nicht darunter befinden, so fragen Sie bitte den jeweiligen Provider.

Die Umsetzung ist eigentlich kein Hexenwerk. Der jeweilige Administrator muss auf Seite des jeweiligen ISP den MX Eintrag auf Ihren Project-Online Tenant setzen. Microsoft überprüft anhand dieses Eintrags dann, ob das Unternehmen der rechtmäßige Besitzer der entsprechenden Domäne sind. Sollte dem so sein, wird die Domäne innerhalb von Project Online akzeptiert und für weitere Konfigurationen zur Verfügung gestellt.

In meinem zweiten Teil zu diesem Artikel werde ich die notwendigen Schritte beschreiben, wie Sie die Konfigurationseinstellungen durchführen können.

Sollten Sie Fragen oder Hilfe bei der Konfiguration benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.