Project Online – Stundenverteilung in einer Aufgabe

Ich werde sehr oft gefragt, ob es in Microsoft Project möglich ist, die Leistungen in einer bestimmten Zeitperiode zu beeinflussen. Dies ist besonders dann wichtig, wenn Sie wirklich die Kosten und die Aufwände eines Projektes kontrollieren wollen. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Ressourcen mit unterschiedlichen Aufwänden verteilen können.

Hinweis: Das hier beschriebene Szenario ist mit allen Project Version abzubilden.

Ressource anlegen

In diesem Beispiel fange ich in der Planungsphase an, und werde Ihnen dann die Vorgehensweise in der darauffolgenden Steuerungsphase beschreiben. Legen wir also los. Öffnen Sie Microsoft Project. Öffnen Sie ein leeres Projekt. Legen Sie nun die Ressource „Bob der Baumeister“ an. Klicken Sie hierzu auf „Vorgang“. Öffnen Sie das Kontextmenü unter „Gantt-Diagramm“ und wählen Sie dann die „Ressourcen-Tabelle“ aus. Geben Sie unter Ressourcennamen „Bob Baumeister“ ein. Zur Vereinfachung geben wir in der Zelle Stundensatz einen Wert von 10,00 Euro und unter Überstundensatz 20,00 Euro ein. Die restlichen Einstellungen können Sie so belassen.

Hinweis: Hier könnten Sie bei Bedarf auch die maximale Verfügbarkeit einer Ressource beeinflussen. Standardmäßig rechnet Microsoft Project mit 8 Stunden. Sollten Sie zum Beispiel eine Halbtagskraft haben, die in ihrem Projekt nur 4 Stunden pro Tag arbeitet, so können sie hier die maximale Verfügbarkeit von 100% auf 50% ändern. Dadurch steht ihnen die Ressource nur noch mit einer Verfügbarkeit von 4 Stunden pro Arbeitstag zur Verfügung. Bitte beachten Sie, bei einer Zuteilung wird die Ressource immer in dem Zeitraum von 08:00 bis 12:00 Uhr der Aufgabe zugewiesen. Sollten Sie eine Zuteilung von 13:00 bis 17:00 Uhr wünschen, so müssen Sie das Darstellungsformart des Anfangs- und Enddatums ändern und die Uhrzeit zusätzlich anzeigen lassen. Danach können Sie dann manuell die Uhrzeiten ändern.

Aufgabe anlegen

Legen wir nun eine Aufgabe an. Klicken Sie hierzu wieder unter der Registerkarte „Vorgang“ auf den Button „Gantt-Diagramm“. Sie wechseln dadurch direkt in das Gantt-Diagramm. Geben Sie in der Zelle unter „Vorgangsnamen“ den Vorgang „Task 1“ ein. Achten Sie darauf, dass der Vorgangsmodus auf „automatisch geplanter Vorgang“ steht. Geben Sie eine Dauer von 5 Tagen ein und setzen Sie das Anfangsdatum auf einen Montag. Dadurch wird der Vorgang die ganze Woche ausgeführt. Weisen Sie als letztes der Aufgabe die oben erstellte Ressource Bob Baumeister zu. Klicken Sie hierzu auf das Pulldown-Menü unter Ressourcennamen und wählen Sie die Ressource aus. Ihr Beispiel sollte wie folgt aussehen.

Dauer vs. Aufwand

Durch die Zuweisung der Ressource hat Project automatisch die Ressource mit 8 Stunden je Tag zugewiesen. Was aber, wenn Die Ressource Montag 6 Stunden, Dienstag und Mittwoch 8 Stunden, Donnerstag 4 Stunden und Freitag 3 Stunden eingeplant werden soll? Hierzu bietet Ihnen Microsoft Project zwei weitere Ansichten. Einmal die Ansicht „Vorgang: Einsatz“ und die Ansicht „Ressourcen Einsatz“. Unter Vorgang: Einsatz“ werden Ihnen die Aufgaben mit allen zugeteilten Ressourcen angezeigt, unter „Ressourcen: Einsatz“ sehen Sie die umgekehrte Form. Alle Ressourcen mit den zu erledigen Aufgaben.

Bevor wir die Ansicht wechseln sollten Sie sich überlegen, ob die Vorgangsart die richtige ist. Sollte dies nicht der Fall sein, so ändern Sie diese jetzt. Wechseln Sie dann in die Ansicht „Vorgang: Einsatz“.

Ihnen wird in der Ansicht die Aufgabe im oberen Teil angezeigt. Darunter finden Sie die Ressource und die Zuteilung von 40 Stunden (5 x 8 = 40). Nun werde ich die Verteilung vornehmen und gebe die oben beschriebenen Stunden in die Tabelle ein. Danach sollte die Ansicht wie folgt aussehen.

Wir haben nun eine Aufgabe mit einer Dauer von 5 Tagen aber eine geplante Leistung von 29 Stunden anstatt der 40 Stunden zuvor. Nach meiner Berechnung müsste das Projekt Plankosten in Höhe von 290 Euro haben, anstatt 400 Euro. Prüfen wir das nach. Klicken Sie hierzu auf die Registerkarte „Projekt“ und klicken Sie auf den Button „Projektinformation“. Klicken Sie dann im unteren Bereich auf die Option „Statistik“. Wie Sie erkennen können liege ich mit meiner Rechnung richtig.

Steuern des Projektes

Nachdem wir die Planungsphase abgeschlossen haben, möchten wir jetzt das Projekt in die Durchführungsphase übergeben. Hierzu legen wir als erstes einen Basisplan an. Schließen Sie hierzu wieder das Fenster „Statistik“. Klicken Sie dann auf den Button „Basisplan festlegen“ unter der noch offenen Registerkarte „Projekt“. Wählen Sie in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option „Basisplan festlegen“ aus. Klicken Sie danach einfach auf „Ok“.

Wechseln Sie zur Kontrolle die Ansicht auf „Gantt-Diagramm Überwachung“. Klicken Sie hierzu auf die Registerkarte „Vorgang“ und klicken Sie dann auf den Button „Gantt-Diagramm“. Wählen Sie in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option „Gantt-Diagramm: Überwachung“. Die Ansicht sollte nun wie folgt aussehen.

Aufwände hinzufügen

Sie haben in Microsoft Project unterschiedliche Möglichkeiten den Fertigungsgrad bei einer Aufgabe hinzuzufügen. Der einfachste Weg ist, einfach die dafür vorgesehenen Button unter der Registerkrate „Vorgang“ zu nutzen.

Sollten Sie jetzt einen der Buttons auswählen (z.B. 50%) werden automatisch die von Ihnen geplanten Aufwände mit den gleichen IST-Werten ausgefüllt. Sie können natürlich auch die Drag&Drop Funktion im Gantt-Diagramm nutzen und den Balken bis zum gewünschten Datum ziehen. Was ist aber, wenn jetzt am Montag 8 Stunden anstatt der 6 Stunden gearbeitet wurde, am Dienstag 6 Stunden anstatt der 8 Stunden und am Freitag nochmal 7 Stunden?

Sollten Sie abweichende Stunden erfassen wollen, können Sie dies auch wieder über die Ansicht „Vorgang Einsatz“. Wechseln Sie erneut in die Ansicht wie oben beschrieben. Standardmäßig können Sie nicht die aktuellen Stunden einsehen. Hierzu müssen wir die Zeile zunächst einblenden. Gehen Sie hierzu mit der Maus in die Tabelle und klicken Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Ist-Arbeit“.

Blenden Sie ebenfalls auf die gleiche Weise die Zeile „Geplante Arbeit“ ein. Geben Sie die oben beschriebenen Werte ein. Sie sehen jetzt die Zeilen „aktuelle Arbeit“ und im unteren Bereich die Zeile „Geplante Arbeit“.

Kontrollieren Sie nun die Kosten. Öffnen Sie wie oben beschrieben die Statistik zu diesem Projekt. Wie Sie jetzt erkennen können, hatten wir im Projekt 290 Euro mit einer Arbeit von 29 Stunden und einer Dauer von 5 Tagen geplant. Jetzt haben wir aber 350 Euro benötigt mit einer Arbeitsleistung von 35 Stunden wobei die Dauer von 5 Tagen geblieben ist.

Hinzufügen von Überstunden

Als letztes wollen wir jetzt noch eine Überstunde hinzufügen. Schließen Sie hierzu wieder das Fenster „Statistik“. Klicken Sie erneut in die Tabelle mit der rechten Maustaste. Wählen Sie diesmal im Kontextmenü die Option „Einzelheitenarten“ aus.

Suchen Sie im oberen Bereich „Aktuelle Überstundenarbeit“ und klicken Sie dann in der Mitte auf „Hinzufügen“. Bestätigen Sie anschließend die Ansicht mit „OK“.

Geben Sie am Montag eine Überstunde ein. Wie Sie erkennen können, passt Microsoft Project die Aktuelle Arbeit und die Arbeit auf 9 Stunden an. Der Unterschied ist nur, dass für die eine Stunde der Kostensatz 20 Euro verwendet wird.

Kontrollieren Sie erneut Ihre Statistik. Berechnet wurden nun 370 Euro anstatt der 350 Euro. Natürlich hoffe ich, dass Ihre Projekte nie so aussehen .