Project for the Web–Buchbaren Ressourcen eine Rolle zuweisen!

In Project for the Web kannst Du deinen Ressourcen entsprechende Rollen aus der Organisation zuweisen. Hier kommt das Zusammenspiel der Ressourcen- und der Project Modell-Driven-App ins Spiel. In der Standardkonfiguration werden in der Ressourcen-App die Rollen Projektmitglied und Projektmanager hinzugefügt. Du kannst natürlich weitere Rollen deiner Organisation nach Bedarf hinzufügen. Allerdings gibt es da ein Problem. Denn es gibt durch die Nutzung des Standardformular keine Möglichkeit, diese Rollen einer buchbaren Ressource zuzuweisen. In diesem Blog-Beitrag möchte ich Dir zeigen, wie Du diese Eingabemöglichkeit konfigurieren kannst.

Zuerst musst du die Tabelle „Buchbare Ressourcen“ mit einem Feld erweitern, in das wir dann die Rolle aus der Entität „Buchbare Ressourcenkategorie“ schreiben. Hierbei bekommst Du die erste Herausforderung. Den die Tabelle „Buchbare Ressource“ findest Du nicht in dem neuen Dataverse-Environment angezeigt. Du musst also in die erweiterten Ansichten wechseln und die Einstellungen in dem Dynamics 365 Portal vornehmen. Öffne hierzu die erweiterten Einstellungen. Klicke in der rechten oberen Ecke auf das Zahnrad und wähle dann im Kontextmenü die Option „Erweiterte Einstellungen“ aus.

Hinweis: Solltest Du in Power BI zu einem späteren Zeitpunkt die Rollen auswerten wollen, dann musst Du ebenfalls die Entität „Buchbare Ressourcenkategorie“ laden, um den Namen auszulesen. In dem benutzerdefinierten Feld werden nämlich nur die „bookableresourcecategoryid“ eingetragen.

Klicke auf Einstellungen und dann auf die Option „Anpassungen“.

Klicke anschließend auf „Systemanpassen“.

Extrahiere jetzt auf der rechten Seite den Baum bis zu der Entität „Buchbare Ressourcen (1)“. Klicke auf die Option „Felder (2)“. Klicke dann auf den Button „Neu (3)“.

Ich vergebe der Spalte einen Namen. In meinem Beispiel nenne ich die Spalte: „Rollen“. Gebe eine Beschreibung ein. Als Datentyp wählst Du die Option „Suche“ und markierts diese im Auswahlfeld. Unter der Option Zieldatensatztyp wählst Du im Auswahlfeld die Option „Buchbare Ressourcenkategorie“ aus. Klicke zum Abschluss auf den Button „Speichern und schließen“. Das Fenster wird geschlossen.

Nun musst Du das Feld noch dem Formular und den gewünschten Ansichten hinzufügen. Klicke hierzu auf den Button „Formular (1)“. Klicke dann auf den Link „Informationen (2)“.

Suche auf der rechten Seite das gerade angelegte Feld „Rollen“ und ziehe es per Drag & Drop auf die gewünschte Stelle in dem Formular. Klicke auf „Speichern“ und danach auf „Veröffentlichen“. Schließe jetzt das Fenster offene Fenster.

Zum guten Schluss kannst Du jetzt noch das Feld der Ansicht hinzufügen. Klicke hierzu auf „Ansichten (1)“. Wähle dann die gewünschte Ansicht, in der Du das Feld hinzufügen möchtest. In meinem Beispiel „Aktive buchbare Ressourcen (2)“. Klicke auf „Weitere Aktionen“ und wähle in dem Kontextmenü die Option „Bearbeiten (3)“ aus.

Klicke in der rechten Seite auf „Spalte hinzufügen (1)“. Suche das Feld „Rollen (2)“. Markiere es und klicke dann auf „OK (3)“. Klicke im oberen Bereich auf „Speichern und schließen“. Wiederhole diese Arbeitsschritte bei jeder Ansicht, der du dieses Feld hinzufügen willst.

Klicke im oberen Bereich auf „Alle Anpassungen veröffentlichen (1)“, um die Einstellungen bereitzustellen.

Anlegen einer weiteren Rolle

Öffne hierzu das App „Ressourcenplanung (1)“ in Power-Apps.

Klicke im unteren Bereich auf „Ressourcenplanung (1)“ und wähle im Kontextmenü die Option „Einstellungen (2)“ aus.

Klicke auf der linken Seite die Option „Rollen (1)“ und dann im Spaltenkopf auf „+ Neu (2)“.

Vergebe jetzt einen Rollennamen. In meinem Beispiel lege ich die Rolle „PMO (1)” an. Du solltest auf alle Fälle auch eine Beschreibung eintragen (2), dadurch ist es dem Zuweisenden leichter die richtige Rolle auszuwählen. Klicke zum Abschluss auf „Speichern und schließen (3)“.

Jetzt kannst du die Rolle entsprechend einer buchbaren Ressource zuweisen. Öffne die Project App. Klicke dann auf der linken Seite die Option „Ressourcen (1)“. In meinem Beispiel ist den Ressourcen Willi Plum und Uschi Peters noch keine Rolle zugewiesen. Ich besitze schon die Rolle Projektleiter. Willi Plum und Uschi möchte ich jetzt die Rolle PMO zuweisen. Klicke einfach auf den Namen (2), der als Link dargestellt wird.

Das Feld Rollen wird Dir jetzt angezeigt und Du kannst die Rolle auswählen. Sollte dem nicht so sein und das Feld nicht editierbar sein, so fehlt dem User die entsprechende Berechtigung. Diese kannst Du über die Security-Rolle „Project-Common“ auf die Entität zuweisen.

Hinweis: Wenn du jetzt noch die editierbare Ansicht aktivierst, kannst Du auch nach den Rollen Gruppieren.