Microsoft Planner – Dem Gruppenchaos Herr werden!

Microsoft Planner findet in der Allgemeinheit eine große Beliebtheit. Mit Microsoft Planner können kleinere Teams auf einer sehr einfachen Weise ihre Aufgaben managen. Redet man hingegen mit den IT-Abteilungen, bekommen einige IT-Leiter bzw. CIO bei dem Thema Planner oft einen höheren Blutdruck. Gerade wenn die Einführung von Microsoft 365 etwas hemdsärmeliger geplant war, merkt man dann schon, dass es eventuell doch besser gewesen wäre, man hätte das Projekt ein wenig genauer geplant. Denn genauso wie Microsoft Teams und Power BI baut Planner auf das Fundament von Microsoft Groups auf. Aus dem Grund wird auch zu jedem Planner-Plan eine Gruppe im Azure-AD angelegt. Vor einiger Zeit hatte ich schon einen Artikel über die Administration der Berechtigungen für die Erstellung der Office 365 Gruppen hier auf meinem Blog geschrieben. Heute möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie eine feste Namenskonvertierung über eine Benennungsrichtlinie für Ihre Gruppen vornehmen können. Ebenfalls möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie eventuelle Namenswörter bei dem Anlegen eines Planner-Plans sperren können.

Hinweis: Damit Sie die entsprechenden Pre- bzw. Sufixe für einzelne Gruppen nutzen können, müssen die entsprechenden Attribute innerhalb des Azure-AD genutzt werden. Bitte beachten Sie ebenfalls, sollten Sie dieses Feature nutzen wollen, so benötigen Sie mindestens eine Azure Directory P1 Lizenz oder EDU-Lizenz für jeden Benutzer und Gast in Ihrem AD. Diese ist nicht Bestandteil der E-Lizenzen in Office 365.Bitte beachten Sie auch, dass die hier beschriebenen Änderungen sich auf alle Office 365 Gruppen auswirken.

Gesperrte Namen

Sie haben die Möglichkeit eventuelle unerwünschte Namenswörter beim Anlegen einer Gruppe zu sperren. Dadurch können Sie zum Beispiel unerwünschte Schimpfwörter oder auch Abteilungsnamen in Ihrer Organisation ausschließen. Hierzu benötigen Sie eine CSV Datei, die Sie dann in Azure hochladen. Gehen Sie für die Konfiguration wie folgt vor.

Melden Sie sich an Ihren Office 365 Tenant als Administrator an. Wechseln Sie anschließend auf die Microsoft 365 admin center Seite. Klicken Sie im unteren Bereich auf die Option „Azure Active Directory“.

Hinweis: Sollte Ihnen das Modul nicht zur Verfügung stehen, so klicken Sie auf die Option „Navigation anpassen“ und markieren Sie in dem sich öffnenden Menü das gewünschte Modul aus. Danach wird Ihnen das Modul auf der linken Seite im Schnell-Startmenü angezeigt!

Klicken Sie anschließend auf „Azure Active-Directory“ und dann auf die Option „Gruppen“. Hier finden Sie die Option „Benennungsrichtlinie“. Klicken Sie auf diese Option.

Im ersten Reiter haben Sie jetzt die Möglichkeit die Liste mit den blockierten Wörtern hochzuladen. Laden Sie als erstes die Liste herunter.

Hinweis: Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Liste wieder herunterladen, kam es schon vor, dass diese wieder leer war. Speichern Sie sich also die Liste an einem sicheren Ort ab, damit Sie später nicht alles wieder von Neuem eingeben müssen.

In meinem Beispiel gebe ich nun alle Abteilungsnamen ein, die in meiner virtuellen Firma existieren und dessen Namen ich nicht als Gruppennamen erlauben möchte. Diese speichere ich dann in der CSV Datei ab! Sie können die Datei mit Excel bearbeiten oder so wie ich in meinem Beispiel mit einem Editor! Geben Sie die gewünschten Namen ein und speichern Sie dann die Liste an einem Ort ihrer Wahl ab. Sie können in der Datei bis zu „5000“ Wörter eingeben.

Wechseln Sie dann wieder in das Azure Portal und klicken Sie im unteren Bereich auf das Folder-Icon. Wählen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie dann auf „Ok“. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Hinweis: Es kann sein, dass es wirklich lange dauert bis die Einstellungen wirken! Bei einem meiner Kunden betrug die spitzen Zeit 6 Stunden.

Benennungsrichtlinien für Gruppen

Als nächstes wollen wir uns einmal die Optionen in den „Benennungsrichtlinien für Gruppen“ anschauen. Klicken Sie hierzu auf den etwaigen Reiter. Sie können nun dem Gruppennamen unterschiedliche Attribute als „Präfix“ (vorangestellt) und/oder Suffix (nachgestellt) anhängen. Folgende Attribute aus dem Azure-AD können hierbei genutzt werden: „Department“, „Company“, “Office“, „StateOrProvince“, „CountryOrRegion“ und „Title“. Sollten Sie diese Option verwenden, so achten Sie darauf, dass die gewünschten Attribute in Ihrem Azure AD hinterlegt sind. Bei einigen Unternehmen sind die Administratoraccounts Office 365 Konten! Denken Sie bitte daran, auch hier die entsprechenden Informationen zu hinterlegen! In meinem Beispiel möchte ich das Land „CountryOrRegion“, danach ein „_“ mit dem entsprechenden Gruppennamen und hiernach erneut ein „_“ mit seiner Abteilung „Department“ anhängen.

Klicken Sie hierzu als erstes auf das Auswahlfenster unter „Präfix“ und wählen Sie die Option: „Attribute“ aus. Wählen Sie in dem darunter stehenden Auswahlfenster jetzt die Option „Zeichenfolge“ und geben Sie dann das gewünschte Zeichen ein. In meinem Fall den „_“. Im oberen Bereich wird Ihnen ein Beispiel für die Formatierung angezeigt.

Wieder holen Sie den Vorgang im unteren Bereich. Wählen Sie hier als erstes die Zeichenfolge „_“ aus und geben Sie dann als Attribute „CountryOrRegion“ ein. Speichern Sie anschließend Ihre Einstellungen.

Sobald ein User jetzt einen Gruppennamen eingibt werden die jeweiligen Attribute angehangen. Sollte er einen Namen aus der CSV-Datei eingeben, wird im angezeigt, dass der Namen zur Verwendung gesperrt ist.