Project for the Web – Ressourcen für weitere Projektmitglieder freigeben

In meinem Artikel “Neue Ressourcenarten“ habe ich euch erklärt, wie Ihr Ressourcen in Project for the Web erstellt, wenn es sich um keine User aus der eignen Organisation handelt. Heute erreichte mich hier auf meinem Blog die Frage, wie man es einrichten kann, dass diese angelegten Ressourcen auch von anderen Projektmitgliedern genutzt werden kann. Leider ist es nämlich so, dass die angelegten Ressourcen in der Standardkonfiguration nur vom Ersteller genutzt werden kann. In diesem Blog-Beitrag möchte ich Dir zeigen, wie Du Project for the Web so einrichtest, dass auch weitere User in Deiner Organisation diese Ressourcen nutzen können.

Hinweis: Damit Du das hier beschriebene Beispiel umsetzen kannst, benötigst Du Administratorrechte für die Project Application!

Schauen wir uns einmal das Problem ein wenig genauer an. Ich habe in meinem letzten Blog-Artikel die Ressource Roland Jansen angelegt. Diesen Vorgang habe ich mit meinem Admin-Account durchgeführt. Öffne ich jetzt in der Project App unter Power Apps die Ansicht Kontakte, wird mir hier „Roland Jansen“ auch korrekt angezeigt. Öffnen wir die Ressource, können wir erkennen, dass ich mit meinem Admin-Account der Besitzer bin.

Wenn sich jetzt ein zweiter Mitarbeiter anmeldet und wechselt in die Kontakte, dann kann er die Ressource nicht finden. Auch dann nicht, wenn er die Ansicht auf „Alle Kontakte“ ändert.

Da das ganze Security-Modell auf Rollen basiert, könnte man meinen, man müsste nur die Berechtigungen in der entsprechenden Rolle setzen. Leider ist es so, dass Du an den Standardrollen „Project Common“, „Project System“, „Project Team Member“ und „Project User“ keine Anpassungen vornehmen kannst. Du musst also eine neue Security-Rolle erstellen.

Security-Rolle erstellen

Hierzu gehst Du wie folgt vor. Öffne Microsoft Power Apps. Klicke in der oberen rechten Ecke auf „Einstellungen“ und wähle im Kontextmenü die Option „Admin Center“.

Öffne Deine Umgebung in der Du die Security-Rolle erstellen möchtest. Klicke hierzu auf dem Link Deines Organisationsnamen.

Auf der rechten Seite wird dir die Option „Sicherheitsrollen“ angeboten. Klicke auf den Link „Alle anzeigen“.

Du erhältst jetzt eine Übersicht aller Sicherheitsrollen in Power Apps. Um die Project Sicherheitsrollen zur filtern, gibst Du in dem Suchfeld in der oberen rechten Ecke „Project“ ein. Dir werden dann die aktuellen Sicherheitsrollen angezeigt. Erstellen wir nun eine eigene Sicherheitsrolle. Klicke hierzu im oberen Bereich auf „Neue Rolle“.

Gebe jetzt einen Namen für die Rolle an. In meinem Beispiel nenne ich die Rolle einfach „Project Ressourcenpool“.

Klicke anschließend auf die Registerkarte „Kerndatensätze“. Suche die Entität „Kontakte“. Da die Mitarbeiter nur lesend auf die Entität zugreifen soll, vergeben wir hier die Berechtigungsstufe „Unternehmenseinheit“ in der Spalte „Read“. Klicke hierzu in der entsprechenden Spalte mehrfach auf den roten Kreis, bis die Sicherheitsstufe „Unternehmenseinheit“ korrekt angezeigt wird. Klicke danach im oberen Bereich auf „Speichern und schließen“.

Hinweis: Man sollte annehmen, dass nach dem Schließen des Fensters entweder der Tab geschlossen wird oder wir wieder zurück auf die Security-Rollen Seite zurückkehren. Stattdessen erhält man einfach nur eine leere Seite.

Benutzer der Rolle hinzufügen

Suche jetzt die gerade zuvor erstellte Sicherheitsrolle. Gebe hierzu im Suchfeld „Project“ ein. Markiere die Sicherheitsrolle und klicke dann im oberen Bereich auf „Bearbeiten“.

Klicke in der Mitte der Seite auf „Personen hinzufügen“. Trage dann die Ressourcen ein, die auf die entsprechenden Kontakte zugreifen sollen.

Wechsel jetzt wieder in die Project App unter Power Apps. Öffne die Kontakte und wähle die Ansicht „Alle Kontakte“ aus. Roland Jansen wird jetzt auch der Ressource „Willi Plum“ angezeigt.

Willi Plum kann jetzt auch die Ressource „Roland Jansen“ den Projektplan hinzufügen. Öffnet er einen entsprechenden Projektplan und gibt unter dem Suchfeld „Zugewiesen an“ den Namen Roland Jansen ein, wird ihm die Ressource vorgeschlagen.

Solltest Du weitere Fragen bzgl. Project Online habe