Du bist ein Power Automate-Fan und möchtest deine Projekte in Planner Premium automatisiert erstellen? Dann kennst du vielleicht den Dataverse Connector msdyn_CreateProjectV1, mit dem du über die API ein Projekt anlegen kannst. Klingt einfach, oder? Doch wenn du schon mal versucht hast, damit nicht nur Standardfelder wie Name oder Beschreibung zu füllen, sondern auch Suchfelder wie Kunden oder Optionsfelder wie Status, dann bist du vielleicht auf einige Schwierigkeiten gestoßen. Wie gibst du die richtigen Parameter ein, damit dein Projekt so aussieht, wie du es willst? In diesem Blog-Artikel möchte ich dir zeigen, wie du den Connector richtig nutzt und welche Tricks du kennen solltest, um deine Projekte nach deinen Wünschen zu gestalten. Lass uns loslegen!

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist eine API und warum brauchst du sie?
• Anlegen der CreateProjectV1 API
• Anlegen des Projektes über JSON-Code

Was ist eine API und warum brauchst du sie?

Eine API ist eine Schnittstelle, die es verschiedenen Programmen oder Systemen erlaubt, miteinander zu reden und Daten auszutauschen. Du kannst dir eine API wie einen Kellner vorstellen, der deine Bestellung in die Küche bringt und dir dein Essen bringt. Du musst nicht wissen, wie die Küche funktioniert, du bekommst einfach, was du willst. Der Kellner ist die API.

Mit der API von Planner Premium kannst du zum Beispiel Projekte erstellen, ohne die Plattform selbst zu benutzen. Hierzu ist der einfachste Weg Power Automate zu verwenden. Es bleibt zu betonen, dass der Einsatz der API für eine Digitalisierung der Projektmanagementprozesse unablässig ist.

Anlegen eines Triggers

Power Automate ist ein Dienst von Microsoft, der es dir ermöglicht, automatisierte Workflows zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten zu erstellen. Du kannst damit zum Beispiel Daten synchronisieren, Benachrichtigungen erhalten oder wiederkehrende Aufgaben ausführen.

Ein Trigger ist ein Ereignis, das einen Workflow startet. Es gibt viele verschiedene Arten von Triggern, je nachdem, welche Anwendung oder welcher Dienst du nutzen möchtest. In meinem Beispiel verwende ich den Trigger „Manuellen Flow Ausführen“, da ich nur in meinem Blog beschreiben möchte, wie man ein Projekt mittels der API CreateProjectV1 anlegt.

Wichtig: Für dieses Beispiel brauchst du vielleicht andere Lizenzen als die, die du hast. Nur Trigger, die aus einer Projektdatei kommen, sind mit der Microsoft Project Plan 1, Plan 3 und Plan 5 Lizenz kompatibel. Kläre das am besten mit deinem Lizenzspezialisten ab.

Um einen manuellen Trigger in Power Automate anzulegen, musst du zunächst die Power Automate-App öffnen. Dort siehst du auf der linken Seite eine Übersicht mehrerer Optionen. Klicke auf die Option „Meine Flows (1)“ und dann im oberen Bereich auf „Neuer Flow (2)„. Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem du verschiedene Optionen hast. Klicke auf „Sofortiger Cloud-Flow„. Bei diesem Trigger wird der Flow nur ausgeführt, wenn du ihn manuell startest.

Jetzt kannst du deinem Flow einen Namen geben. Denk daran, dass er aussagekräftig sein sollte, damit du ihn später leicht wiederfinden kannst. In meinem Beispiel nenne ich den Flow „Anlegen eines Projekts über die CreateProjectV1 API (3)„. Das beschreibt genau, was der Flow tun soll. Dann klickst du auf „Einen Flow manuell auslösen (4)„. Das ist der Trigger, den wir verwenden wollen. Jetzt wird im unteren Bereich der Button „Erstellen“ aktiviert. Klicke auf „Erstellen (4)“ und wechsle dadurch in den Flow-Designer.

Jetzt kannst du noch weitere Parameter hinzufügen, um dem Flow zusätzliche Informationen mitzugeben. Ich möchte beim Start des Workflows einen Projektnamen übergeben, der dann im nächsten Schritt, unserem CreateProjectV1-Schritt, verwendet wird, um dem Projekt einen Namen zu geben. Um den Parameter hinzuzufügen, klickst du in der Mitte des Flow-Designers auf den Trigger „Einen Flow manuell auslösen„. Dann öffnet sich ein Fenster auf der rechten Seite, wo du unter der Registerkarte „Parameter (1)“ auf den Button „Eingabe hinzufügen“ klickst. Wähle unter den angezeigten Optionen „Text“ aus, um einen Textparameter zu erstellen. Gib als Namen „Projektname (2)“ ein und lass den Wert leer. So kannst du später bei der Ausführung des Flows einen Namen für dein Projekt eingeben. Dieser Name wird dann an die CreateProjectV1 API geschickt, um dein Projekt zu erstellen.

Anlegen der CreateProjectV1 API

Als nächsten Schritt erstellen wir nun die CreateProjectV1 API. Den fertigen Schritt kannst du auf zwei Weisen nutzen: Entweder mit der Standardoption oder im erweiterten Modus, in dem du selbst die JSON-Abfrage erstellen musst. Jetzt kommt es darauf an, mit welchen Werten du das Projekt anlegen möchtest. Solltest du nur Standardfelder nutzen, kannst du den Standard-Aktion benutzen. Wenn du jedoch auf Suchfelder (Lookup-Felder) zugreifen möchtest, musst du den erweiterten Modus verwenden. Da ich dir auch zeigen möchte, wie du entsprechende Lookup-Felder mit dem Flow füllen kannst, müssen wir den erweiterten Modus nutzen. Um den Schritt in eine trim()-Funktion einzubinden, gehst du wie folgt vor.

Um die CreateProjectV1 API zu nutzen, musst du zunächst eine neue Aktion zu deinem Flow hinzufügen. Dazu klickst du unter „Einen Flow manuell auslösen“ auf das Plus-Zeichen. Dann öffnet sich auf der linken Seite der Aktionskatalog, wo du verschiedene Dienste und Funktionen auswählen kannst. Um eine Ungebundene Aktion auszuführen, wählst du „Microsoft Dataverse“ aus der Liste aus und klickst darauf. Dann siehst du alle verfügbaren Aktionen für Microsoft Dataverse. Suche nach „Eine Ungebundene Aktion ausführen“ und klicke darauf. Damit hast du den Schritt für die CreateProjectV1 API erstellt.

Um die Standardaktion „CreateProjectV1“ zu nutzen, musst du lediglich im Auswahlfeld die entsprechende Option auswählen. Wenn du jedoch mehr Optionen haben möchtest, musst du die Aktion in eine trim()-Funktion einbinden. Dazu gehst du wie folgt vor: Klicke auf das Auswahlfeld (1) und scrolle ganz nach unten. Dort wählst du die Option „Benutzerdefinierten Wert eingeben (2)“.

Um die trim()-Funktion zu verwenden, musst du zuerst in das Eingabefeld des Aktionsnamens klicken (1). Dann öffnet sich ein Menü, in dem du verschiedene Optionen wählen kannst. Wähle hier das Formelsymbol aus. Ein weiteres Menü öffnet sich, in dem du die Formel schreiben kannst, um den erweiterten Modus zu nutzen. Klicke auf die Registerkarte „Funktion„. Klicke dann im oberen Bereich in den Formel-Editor und gib die folgende Formel ein: „trim(‚msdyn_CreateProjectV1‘)“ (2). Klicke abschließend auf den Button „Hinzufügen (3)“.

Als nächstes klickst du auf das Optionsfeld unter „Erweiterte Parameter“ und wählst im sich öffnenden Auswahlmenü die Option „Aktionsparameter (1)“ aus. Es wird dir ein weiteres Fenster angezeigt, in dem du den JSON-Code eingeben kannst (2).

Anlegen des Projektes über JSON-Code

JSON ist ein Datenformat, das Objekte in einer für Menschen lesbaren und für Maschinen verarbeitbaren Weise darstellt. JSON ermöglicht es uns, komplexe Parameter für die Aktion „msdyn_CreateProjectV1“ auf einfache Weise zu definieren und zu übergeben. Zunächst werde ich ein einfaches Beispiel erstellen, in dem ich nur den Namen des Projekts beim Anlegen festlegen möchte. Dazu müssen wir den JSON-Code in das Fenster unter „Erweiterte Parameter“ eingeben. Schreibe den Code wie dargestellt in das Fenster. Klicke dann hinter den Doppelpunkt nach „msdyn_subject„. Es erscheint wieder unser bekanntes Mini-Menü. Klicke auf das Blitzsymbol und wähle unter „Einen Flow manuell auslösen“ unseren oben angelegten Parameter „Projektname“ aus.

Der Code zeigt uns jetzt, wie die Aktion „msdyn_CreateProjectV1“ mit einem Parameter aufgerufen wird, der den Namen des Projekts an die Projektspalte msdyn_subject, welche die Projektnamen beinhaltet, übergibt.

Es ist nun Zeit, einen ersten Test zu machen. Klicke in der oberen rechten Ecke auf „Speichern“. Klicke dann auf „Testen“. Wähle im sich öffnenden Fenster die Option „Manuell“ und klicke dann im unteren Bereich auf „Testen“. Jetzt müssen wir unseren gewünschten Projektnamen eingeben. Trage hier einfach „Flow testen nur Titel“ ein und klicke dann im unteren Bereich auf „Flow ausführen (1)„. Sollte der Test gestartet sein, klicke unten auf „Fertig“.

Der Test sollte nun erfolgreich abgeschlossen worden sein.

Prüfen wir nun, ob das Projekt auch in Planner Premium (Project for the Web) angelegt wurde. Öffne die Model-Driven-App Project. Öffne hierzu eine weitere Registerkarte in deinem Browser. Gib als URL https://make.powerapps.com ein und öffne über „Apps“ die App Project. Wechsel in das Project-Center und prüfe, ob das Projekt angelegt wurde.

Wie du siehst, ist das Projekt von Power Automate angelegt worden. Allerdings können wir auch erkennen, dass als Projektmanager der Service-Account des Project-Services eingetragen wurde. Das ist natürlich nicht ideal, und deshalb werden wir im zweiten Teil den Projektleiter mit einem realen Projektleiter aus meiner Organisation über den Flow einsetzen. Ebenfalls werden wir einige benutzerdefinierte Felder durch den Flow füllen lassen.