Ich stelle immer wieder fest, dass mir häufig Fragen zu den Lizenzen für Planner Standard, Planner Premium und Project Online gestellt werden. Ich muss zugeben, dass das Lizenzmodell inzwischen alles andere als einfach und logisch ist. Was anfangs relativ leicht zu erklären war, ist heute wirklich kompliziert geworden. Mit einer Vielzahl von Optionen wie Microsoft Planner 1, Project Online Plan 3, Project Plan 5 und der Project Essential-Lizenz sowie den unterschiedlichen Zugriffsrechten der Standardlizenzen von Microsoft 365 ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten und die passende Lizenz für die eigenen Bedürfnisse zu finden. In diesem Artikel werde ich die individuellen Unterschiede zwischen diesen Lizenzen detailliert erläutern, um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen.

Inhaltsverzeichnis:

• Aufbau des Lizenzmodells
• Microsoft Planner (in M365/O365)
• Project for the Web (in M365/O365)
• Project Essentials
• Planner Plan 1
• Project Plan 3
• Project Plan 5
• Microsoft Power BI

Bitte beachten Sie, dass die Lizenzstruktur einem ständigen Wandel unterliegt. Daher ist es ratsam, stets Rücksprache mit einem entsprechenden Lizenzberater zu halten, um aktuelle Informationen und Empfehlungen zu erhalten.

Aufbau des Lizenzmodells

Grundsätzlich muss unterschieden werden, für welches Produkt die Lizenzen benötigt werden. Aus der Historie von Microsoft Project heraus gibt es zwei separate Umgebungen: Zum einen die Project Online-Umgebung, die auf SharePoint Online basiert, und zum anderen die Planner Premium-Umgebung, einschließlich der Project Roadmap, die auf der Power Plattform aufsetzt. Beide Umgebungen sind voneinander getrennt, was bedeutet, dass die in Project Online gespeicherten Informationen in Planner Premium nicht existieren und umgekehrt auch nicht genutzt werden können. Alle Lizenzen bieten unterschiedliche Funktionen für die jeweiligen Umgebungen.

Microsoft Planner (in M365/O365)

Microsoft Planner war von Anfang an als kostenlose App in den meisten Microsoft- und Office 365-Lizenzen enthalten. Zur Nutzung muss der Administrator die App in den Lizenzeinstellungen freigeben. Mit dieser Zuweisung ist jedoch nur die Nutzung von Planner Standard möglich; der Zugriff auf Planner Premium ist nicht möglich, solange in dem Microsoft 365- bzw. Office 365-Lizenz nicht auch das Feature „Project for the Web“ aktiviert wurde.

Project for the Web (in M365/O365)

Diese Lizenz ermöglicht es einem Benutzer, an einem Planner Premium-Plan mitzuarbeiten und ist in allen M365/O365-Lizenzen enthalten. Sobald der Benutzer über eine Microsoft 365-Gruppe einem Planner Premium-Plan und dem entsprechenden Arbeitspaket zugeordnet wird, kann er auf den Premium-Plan zugreifen, ihn öffnen und daran mitarbeiten. Er kann alle Felder bearbeiten, die ihm auch in einem Standardplan zur Verfügung stehen; Änderungen an Premium-spezifischen Feldern sind jedoch nicht möglich. Sollte der Benutzer über eine Microsoft 365-Gruppenzuweisung einer Project Roadmap zugewiesen worden sein, erhält er auf dieser Roadmap schreibgeschützten Zugriff. Mit dieser Lizenz ist es ihm nicht möglich, selbst Premium-Pläne zu erstellen.

Zudem stehen ihm in Planner Premium nur die Ansichten „Raster“, „Board“ und „Diagramme“ zur Verfügung. Filter und Gruppierungen sind ebenfalls auf das Minimum reduziert.

Es stellt sich auch die Frage, welche Berechtigungen der Benutzer in der älteren Project-Online-Umgebung erhält. Diese ist relativ einfach zu beantworten: Mit der in der Standardlizenz von Microsoft 365 bzw. Office 365 enthaltenen Zuweisung der App „Project for the Web“ erhält der Benutzer keine Berechtigungen in Project Online.

Project Essentials

Die Microsoft Project Essentials-Lizenz ist ausschließlich für die Nutzung von Project Online vorgesehen. Wie wir im vorherigen Kapitel gelernt haben, ist es mit einer Microsoft M365- bzw. Office 365-Lizenz also nicht möglich, auf Project Online zuzugreifen. Die Project Essentials-Lizenz wurde speziell dafür entwickelt, um Benutzern die Mitarbeit in Project Online zu ermöglichen. Sie beinhaltet die Möglichkeit, in das Risiko-Management und die Verwaltung der offenen Punkte einzugreifen, Dokumente hochzuladen und Arbeitszeiten über die Zeittabellen an den Projektleiter zurückzumelden. Zudem kann der Benutzer seine ihm zugewiesenen Arbeitspakete einsehen.

Planner Plan 1

Microsoft geht im Umgang mit Planner Premium davon aus, dass es zwei unterschiedliche Interessengruppen gibt, die als „Collaborative Work Management (CWM)“ und „Enterprise Work Management (EWM)“ bezeichnet werden. Im Collaborative Work Management stehen erweiterte Funktionen von Planner Premium zur Verfügung, jedoch nicht der vollständige Funktionsumfang der Lösung. Das bedeutet, dass Microsoft die Nutzung von Features und Ansichten entsprechend der Lizenz einschränkt.

Sehen wir uns zunächst an, welche Funktionen mit der Planner Plan 1-Lizenz nicht genutzt werden können: Erweiterte Abhängigkeitsoptionen wie Anfang-Anfang, Anfang-Ende, Ende-Ende und Ende-Anfang sind nicht verfügbar; es kann nur eine klassische bidirektionale Beziehung (Ende-Anfang) geplant werden. Auch das Einfügen von Verzögerungen zwischen parallellaufenden Arbeitspaketen ist mit dieser Lizenz nicht möglich. Die Ansicht des kritischen Pfads in einem Projekt ist ebenfalls nicht verfügbar. Zudem sind die Funktionen „Basisplan“ und „Task-Historie“ in der Project Plan 1-Lizenz nicht enthalten.

Die Planner Plan 1-Lizenz wird im Planner Premium um die Ansichten „Zeitachse“, „Personen“ und „Ziele“ erweitert.

In der Model-Driven-App können benutzerdefinierte Spalten genutzt und erstellt sowie Ansichten und Formulare angepasst werden. Es ist jedoch zu beachten, dass diese Anpassungen nur innerhalb der von Microsoft bereitgestellten Model-Driven-App „Project“ zulässig sind. Falls zusätzliche Datenbanken (Entitäten) in der App benötigt werden, können mit dieser Lizenz bis zu fünf weiteren Tabellen erstellt werden. Der Business Process Flow kann genutzt, jedoch nicht erstellt werden.

Auch die Nutzung von Power Automate in Verbindung mit Project-Daten ist möglich, jedoch nur im Kontext von Planner Premium. Das bedeutet, dass Trigger und Aktionen direkt in der Project-Anwendung ausgeführt werden müssen und die Verbindung über einen Standard- oder Microsoft Dataverse-Connector erfolgt.

Ein besonderes Merkmal dieser Lizenz ist der Zugriff auf die Project Online-Umgebung sowie die Möglichkeit, die Features der Microsoft Project Essentials-Lizenz zu nutzen. Ein umgekehrter Zugriff ist jedoch nicht möglich.

Project Plan 3

Die Project Plan 3-Lizenz umfasst alle Funktionen der Planner Plan 1-Lizenz und ermöglicht zudem den vollen Funktionsumfang und alle Ansichten in Planner Premium.

Mit dieser Lizenz erhält man die Möglichkeit, erweiterte Abhängigkeiten wie Ende-Ende, Anfang-Anfang, Ende-Anfang und Anfang-Ende zu verwenden sowie Verzögerungstypen einzugeben.

Außerdem können Basispläne gespeichert und in der Task-Historie die letzten Änderungen an einer Aufgabe eingesehen werden.

Die Project Plan 3-Lizenz umfasst auch die Ansicht „Zuweisungen“, in der eingesehen werden kann, welcher Ressource mit welchem Arbeitsaufwand eine Aufgabe zugeordnet wurde; der Projektleiter kann hier die täglichen Aufwände entsprechend anpassen.

In der Model-Driven-App „Project“ gibt es den zusätzlichen Vorteil, dass der Business Process Flow nicht nur genutzt, sondern auch erstellt werden kann, einschließlich der Erstellung benutzerdefinierter Tabellen und Spalten. Zudem wird das Limit für benutzerdefinierte Tabellen im Zusammenhang mit Project auf 15 erhöht.

Project Online Plan 3 ist außerdem die kleinste Lizenz für die Nutzung von Project Online. Sie umfasst nicht nur die Nutzung des Project Servers in der Online-Version, sondern auch den Microsoft Project Client (Click-to-Run), der als vollwertige Clientlösung auf dem Rechner des Benutzers installiert werden kann.

Werfen wir zunächst einen Blick auf die Funktionen, die mit dieser Version nicht zulässig sind. Mit der Lizenz ist die Nutzung des Demand-Managements (Bedarfsmanagement) nicht möglich. Davon ausgenommen sind der Workflow für Genehmigungen von Projektanforderungen sowie die Erstellung von Projektanforderungsformularen. Ebenso ausgeschlossen sind die Planung von Ressourcenkapazitäten und die Nutzung der Portfolioanalyse und -priorisierung. Zusätzlich gibt es einige administrative Einschränkungen, darunter die Anpassung des Brandings der Lösung, die Benutzerverwaltung und die Dienstverwaltung. Es ist außerdem zu beachten, dass Benutzer mit einer Project Plan 3-Lizenz Ressourceneinsätze nur anfragen, aber nicht überprüfen und genehmigen können.

Project Plan 5

Die größte und umfassendste Lizenz in diesem Paket ist die Project Plan 5-Lizenz. Sie ermöglicht im Umgang mit Planner Premium die Nutzung derselben Funktionen und Ansichten wie die Project Plan 3-Lizenz (Stand: Oktober 2024).

Ein wesentlicher Unterschied zeigt sich im Umgang mit der Model-Driven-App: Hier können benutzerdefinierte Tabellen unbegrenzt genutzt werden.

Die Lizenz umfasst zudem den Project Client als Click-to-Run-Version und erlaubt die Nutzung aller Funktionen, die mit der Project Plan 3-Lizenz nicht möglich sind.

Microsoft Power BI

Es gibt eine kleine Besonderheit im Umgang mit Power BI. In der Microsoft-Dokumentation steht, dass das Erstellen von Berichten mithilfe der Lizenzen Planner Plan 1, Project Plan 3 und Project Plan 5 möglich ist. Das ist grundsätzlich korrekt, betrifft jedoch nur das Lesen der Daten über eine Schnittstelle. Wenn man den erstellten Report in Power BI Web bereitstellen möchte, benötigt man hierfür die entsprechende Power BI-Lizenz.

Seit Kurzem habe ich die Kommentarfunktion auf meinem Blog deaktiviert. Falls du Fragen zu Planner, Planner Premium oder Project Online hast, kannst du mir gerne eine E-Mail an torben.blankertz[a]hotmail.[com] senden oder mich direkt über LinkedIn kontaktieren. Ich melde mich so bald wie möglich bei dir zurück und freue mich auf den Austausch!