Project for the web bietet dir als Projektleiter nur begrenzte Möglichkeiten, die Ressourcenauslastungen einzusehen oder zu bewerten. Auf der Website von Project for the web kannst du die Stundenzuweisungen nur über die Ansicht ‚Zuordnungen‘ einsehen oder die Stunden eines Arbeitspakets über die Ansicht ‚Personen‘. Dies reicht natürlich nicht aus, um einen umfassenden Überblick über die Ressourcenauslastung zu erhalten. Da Project for the web auf der Dataverse basiert und somit Zugriff auf alle relevanten Informationen hat, kannst du über Power BI relativ einfach eine eigene Lösung entwickeln. Vor einiger Zeit hatte ich bereits einen Artikel dazu verfasst. In dem damaligen Artikel ging ich jedoch nur darauf ein, wie man die Ressourcenauslastung nach Projekten und Stunden darstellen kann. Heute möchte ich dir zeigen, wie du eine Ressourcenauslastung nach Abteilungen bzw. Skills erstellen kannst

Zuweisung von Abteilungen bzw. Skills

Als Erstes benötigst du eine Datenbank (Tabelle), in der du die entsprechenden Abteilungen aus deinem Unternehmen erfassen kannst. Später wirst du dann diese Abteilungen den verwendeten Ressourcen in Project for the Web zuweisen. Hier gibt es eine kleine Herausforderung zu meistern, um lizenztechnisch sauber zu bleiben. In Dynamics 365 gibt es in den Dataverse bereits die Tabelle mit dem Namen „bookableresourcecategory„. Diese könnte relativ einfach in die Model-Driven-App eingebunden werden, um die entsprechenden Abteilungen oder Skills zu pflegen. Wenn du dir die Webdienstbeschreibung von Project for the Web allerdings anschaust, stellst du relativ schnell fest, dass für die Nutzung eine Microsoft Project Plan 5 Lizenz benötigt wird. Es ist wichtig zu wissen, dass diese Tabelle auch von der Ressourcenplanungs-App genutzt wird. Solltest du diese für Ressourcenanforderungen bereits nutzen, kommst du um eine Plan 5 Lizenz nicht herum. Möchtest du allerdings nur eine Kapazitätsplanung entwickeln, dann kannst du dir einfach eine weitere Tabelle anlegen und in dieser dann deine Abteilungen oder Skills pflegen. Dieses Szenario ist mit einer Project Plan 1 bzw. Project Plan 3 Lizenz ohne Probleme möglich. In diesem Blog werden wir die Skill-Datenbank (Tabelle) erstellen und in den Dataverse anlegen.

Hinweis: Zum aktuellen Zeitpunkt des Artikels darfst du mit einer Project Plan 1 Lizenz 5, mit einer Project Plan 3 Lizenz 15 und mit einer Project Plan 5 Lizenz unbegrenzte benutzerdefinierte Tabellen im Kontext mit Project nutzen.

Anlegen von Abteilungen bzw. Skills

Melde dich auf der Power Platform unter https://make.powerapps.com an. Klicke auf der linken Seite auf die Option „Tabellen„. Wähle im oberen Menü die Option „Neue Tabelle (1)„ und wähle im sich öffnenden Kontextmenü die Option „Spalten und Daten (2)“ hinzufügen

Klicke auf den Stift neben dem Namen „Neue Tabelle“ und gib hier den Namen „Abteilungen“ ein. Gib auch gleich eine eindeutige Beschreibung ein, dies ermöglicht dir bei einer Zunahme der Anzahl von benutzerdefinierten Tabellen ein einfacheres Management. Klicke anschließend im unteren Bereich auf „Speichern„. Klicke jetzt auf das Pulldown-Menü neben dem Spaltennamen „Neue Spalte“ und wähle im Kontextmenü die Option „Spalte umbenennen“. Gib als Spaltennamen „Abteilung“ ein und klicke im unteren Bereich auf den Button „Aktualisieren“. Damit der Ersteller noch einen Hinweis zu der Abteilung eintragen kann, füge noch eine weitere Spalte mit dem Namen „Info“ hinzu. Hierbei handelt es sich auch um eine einfache Textspalte. Die Ansicht sollte jetzt bei dir wie folgt aussehen.

Sollte alles passen, so klicke auf „Erstellen“ in der rechten unteren Ecke.

Formular prüfen

Also, die Tabelle haben wir nun erstellt. Damit du Informationen eintragen kannst, müssen wir jetzt als Erstes überprüfen, ob die gerade angelegten Tabellenspalten auch in das Standardformular hinzugefügt wurden. Klicke hierzu unter „Datenerfassung“ auf den Link „Formulare“.

Klicke in dem sich öffnenden Fenster auf das Formular „Information“ mit dem Formulartyp „Hauptformular“. Das Feld „Abteilung“ wurde bereits als Pflichtfeld hinzugefügt. Klicke abschließend in der oberen rechten Ecke auf den Button „Speichern und veröffentlichen“.

Hinweis: Solltest du zusätzliche Tabellenspalten angelegt haben, dann werden nicht immer alle automatisch in das Formular übernommen. Sollten Felder fehlen, kannst du diese einfach von der linken Seite per Drag & Drop an die Stelle im Formular ziehen, an der du sie gerne hinzufügen möchtest.

Ansicht anpassen

Im nächsten Schritt prüfen wir die Ansicht für aktive Elemente. Um zum Formulareditor zurückzukehren, klicke auf der linken Seite auf den Button „Zurück“. Klicke dann im angezeigten Linkverlauf auf die Option „Abteilungen“, um zu den Tabelleneigenschaften der Tabelle „Abteilung“ zu gelangen. Klicke anschließend auf „Ansichten“.

Öffne die Ansicht „Active Abteilungen“.

Hinweis: Beachte bitte, solltest du der Tabelle im oberen Bereich einen anderen Namen gegeben haben, so lautet wahrscheinlich der Name der Ansicht „Active dein Tabellenname“.

Ändere hier die Sortierung der Spaltennamen. Gehe mit dem Mauszeiger auf den Spaltenkopf „Created On“ und klicke dann auf die linke Maustaste. Ziehe dann mit der Maus die Spalte an die Stelle, an der du sie haben möchtest, und lasse dann die noch gedrückte Maustaste wieder los. Klicke abschließend im oberen Bereich erneut auf „Speichern und veröffentlichen“.

Einbinden in die Model-Driven-App Project

Wir haben nun alle Änderungen durchgeführt und können die Tabelle in die Model-Driven-App einbinden. Zum Einbinden der Tabelle benötigen wir den Power App Designer. Um diesen zu öffnen, schließe zuerst den Ansichtdesigner, indem du im oberen linken Bereich auf den Button „Zurück“ klickst. Klicke dann auf der linken Seite auf die Option „Apps (1)“. Gehe mit der Maus über die App „Project“ und wähle dann den angezeigten Stift (2).

Als Nächstes musst du dir überlegen, in welchem Bereich (z.B. Projects, Resources) du den Link zu der Tabelle hinzufügen möchtest. In diesem Beispiel werde ich den Link in die Rubrik „Resources“ zuweisen. Gehe mit der Maus über die Rubrik „Resources“. Dadurch wird am Ende des Namensfeldes eine Menüoption (1) eingeblendet. Klicke auf die Menüoption und wähle im Kontextmenü die Option „Neue Seite (2)“.

Es öffnet sich nun der Assistent für das Hinzufügen einer neuen Seite. Da wir aber keine Seite hinzufügen wollen, sondern unsere zuvor angelegte Tabelle, achte darauf, dass die Option „Dataverse-Tabelle“ markiert ist und klicke im unteren Bereich auf „Weiter“. Wähle die zuvor angelegte Tabelle. Gib bei aktivierter Option „Vorhandene Tabelle auswählen (1)“, im Suchfeld „Mindestens eine Tabelle auswählen (2)“ unsere erstellte Tabelle „Abteilung“ ein. Markiere diese. Achte darauf, dass die Option „In Navigation anzeigen (4)“ markiert ist und klicke dann auf den Button „Hinzufügen (5)“.

Abschließend kannst du nun die App veröffentlichen. Klicke hierzu im oberen Bereich auf den Button „Veröffentlichen“.

Berechtigungen setzen

Wir haben zwar nun eigentlich alle Konfigurationen abgeschlossen, allerdings müssen wir nun noch die Berechtigungen für die neue Tabelle setzen. Bisher darf nur der Administrator hier Eintragungen vornehmen. In meinem Beispiel möchte ich, dass alle User mit einer zugewiesenen Project Lizenz Eintragungen anlegen, ändern und auch löschen können. Aus diesem Grund gebe ich die entsprechenden Berechtigungen der Sicherheitsrolle „Project Common“, denn diese wird ja bekanntlich einem User mit Zuweisung einer Project Lizenz zugewiesen.

Um die Berechtigungen zuzuweisen, gehst du wie folgt vor: Klicke im oberen Bereich auf das Zahnrad und wähle dann im Kontextmenü die Option „Admin-Center“ aus. Klicke auf der linken Seite auf die Option „Umgebungen (1)“. Klicke in der Mitte auf die Umgebung, in der die Model-Driven-App Project bereitgestellt wurde (2).

Klicke auf der rechten Seite auf den Link „Alle Anzeigen“ unter der Rubrik „Sicherheitsrollen“. Gib im oberen Suchfeld auf der rechten Seite einmal „Project (1)“ ein. Hier werden dir die aktuellen Sicherheitsrollen angezeigt. Klicke auf die Sicherheitsrolle „Project Common (2)“.

Ändere die Einstellung „Nur zugewiesene Tabellen anzeigen (1)“ auf „Nur nicht zugewiesene Tabellen anzeigen“. Gib wieder in der oberen rechten Suche den Tabellennamen „Abteilungen (2)“ ein. Dir wird im unteren Bereich die entsprechende Tabelle angezeigt. Ändere hier die Berechtigungen wie gewünscht. Da es sich bei mir um eine Demoumgebung handelt, gebe ich der Sicherheitsrolle „Project Common (3)“ die kompletten Berechtigungen auf Organisationsebene für die Tabelle.

Anlegen einer Abteilung

Jetzt können wir die erste Abteilung anlegen. Öffne das Model-Driven-App Project. Klicke auf der rechten Seite auf den Button „Abteilungen“. Klicke in der Menüleiste im oberen Bereich auf „Neu“. Gib als Abteilung „Projektleitung“ ein und klicke anschließend auf „Speichern & Schließen„.

Die Abteilung wurde entsprechend angelegt. Wiederhole den Vorgang und lege hier einige Abteilungen an. Im nächsten Teil werden wir die Abteilungen den verplanten Ressourcen in Project for the Web (NewPlanner) zuordnen.