Project for the Web User aus der Power Platform endgültig löschen

Wiedermal erreichte mich eine Frage aus der Community. Kann man User aus den Dataverse endgültig löschen? Problem war, dass die User, die im Azure AD (Microsoft Entra) gelöscht wurden, immer noch in der Power Platform vorhanden waren. Grundsätzlich gilt, User die im Azure AD (Microsoft Entra) gelöscht oder deaktiviert werden, werden auch automatisch in der Power Platform deaktiviert aber nicht gelöscht. Die zweite Tücke ist hierbei, dass wenn man als Administrator in der Power Platform den Bereich „User“ der jeweiligen Umgebung öffnet, die Filtereinstellungen auf „Alle Benutzer“ steht. Dadurch ist nicht sofort ersichtlich, ob die angezeigten Ressourcen noch aktiviert oder deaktiviert sind. Wie kann ich aber nun einen User aus der Datenbank löschen? In diesem Blog Beitrag möchte ich dir zeigen, wie du die User endgültig aus der Datenbank löschen kannst.

Vergewissere dich als Erstes, ob die Ressource wirklich in Azure AD (Microsoft Entra) gelöscht wurde und auch nicht mehr unter „Gelöschte Benutzer“ angezeigt wird. Sollte der User noch existieren, so lösche den User komplett aus dem Azure-AD (Microsoft Entra).

Als nächsten Schritt musst du das Feature „Deaktivierte Benutzer löschen“ aktivieren. Melde dich hierzu am Power Platform AdminCenter an. Klicke auf der linken Seite auf die Option „Umgebungen“. Wähle die Umgebung aus, in der die Project App bereitgestellt wurde. Klicke im oberen Bereich auf „Einstellungen“. Klicke unter dem Reiter „Produkte“ auf die Option „Funktionen“. Scrolle nach unten und suche die Option „Deaktivierte Benutzer löschen“. Aktiviere diese Option.

Hinweis: Nach der Aktivierung kann es etwas dauern bis die Option zur Verfügung steht.

Klicke erneut im oberen Bereich auch den Link „Einstellungen“. Expandiere die Option „Benutzer und Berechtigungen“. Klicke auf den Namen der Ressource, die du löschen möchtest.

Auf der rechten Seite öffnen sich die Eigenschaften zu dem User. Klicke im oberen Bereich auf „User löschen“.

Der User wird dir nach wie vor unter allen Usern angezeigt. Genau wie in Azure AD (Microsoft Entra) wird der User in eine Art Papierkorb gelegt. Änderst du in der oberen rechten Ecke die Filterung auf „Benutzer nicht in Microsoft Entra ID vorhanden und in der Umgebung vorübergehend gelöscht“, wird dir der User entsprechend angezeigt, denn du zuvor gelöscht hast.

Um den User endgültig zu löschen, Wiederholst du die vorherigen Schritte und öffnest die User-Informationen erneut. Wo vorher „User löschen“ stand, steht jetzt „User endgültig löschen“. Solltest du den User endgültig löschen wollen, so klicke auf den Button.

Troubleshooting

Es kann vorkommen, dass der Fehler angezeigt wird, dass der User nicht endgültig gelöscht werden kann. In dem Fehler-Code steht genau drin warum. Meistens existiert der User noch in einer der Dataverse-Tabellen. Wichtig! Der User darf keine Zuweisungen mehr in Project for the Web besitzen und auch nicht mehr in den Tabellen „Ressourcen“ und „Projectteammitglieder“ existieren. Es kam bei meinen Kunden auch schon vor, dass der User Roadmaps besaß. Da der User schon gelöscht war, habe ich die entsprechenden Roadmaps über die Dataversetabelle Raodmap gelöscht. Danach konnte ich den User entsprechend löschen.