In Project Online ist es möglich bis zu 10.000 PWA (Project Web App) Instanzen anzulegen. Das Problem dabei ist nur, dass nur die erste Instanz nach der Bereitstellung direkt über das Office 365 Menü – bzw. der Schnellstartleiste aufgerufen werden kann. für alle weiteren Instanzen werden keine Kacheln angelegt. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie eine weitere PWA-Seite über eine benutzerdefinierte Kachel über das Office 365 Menü einrichten können. Bitte beachten Sie, dass Sie hierzu innerhalb des jeweiligen Office 365 Tenant globale Administratorenberechtigungen benötigen.

Hinweis: Als Vorbereitung zu diesem Artikel benötigen Sie globale Administrationsrechte und eine Grafik. Diese sollte optimalerweise als PNG-Datei in 128 x 128 Pixel vorliegen. Es gibt das Programm “Metro Studio” von der Firma Syncfusion, mit welchem Sie relativ einfach solche Icon erstellen können. Eine Testversion von dem Programm, können Sie hier herunter laden. Ebenfalls bleibt zu erwähnen, dass Sie zum jetzigen Zeitpunkt benutzerdefinierte Kachel nur in das Office 365 Menü hinterlegen können, nicht aber in die Schnellstartseite von Office 365.

Kachelgrafik in Project Online speichern

Wenn Sie die Grafik erstellt haben, müssen Sie diese an einen Ort kopieren, auf dem Sie über das Web zugreifen können.  Da Sie ein Office 365 Tenant besitzen, können Sie hierzu einen Ordner innerhalb Ihres SharePoint Online- oder Project Online Seite nutzen. Natürlich können Sie hierzu auch einen anderen Ort wählen. In meinem Beispiel werden wir die Grafik in die Project Online PWA Seite kopieren.

Melden Sie sich an Ihrem Office 365 Tenant an, welcher die Project Online Seiten hostet. Öffnen Sie die entsprechende neu angelegte PWA Seite. Über Ihren Browser. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Zahnrad und wählen Sie im Kontextmenü die Option “App hinzufügen”.

Klicken Sie nun auf Dokumentenbibliothek und geben Sie als Namen “_notes” an. Sie können hier natürlich auch einen eigenen Namen wählen.

Nachdem von Office 365 der Ordner erstellt wurde, werden Sie automatisch in die Inhaltsbibliothek weitergeleitet. Klicken Sie auf den gerade erstellten Ordner und kopieren Sie die Grafik in den Ordner. Klicken Sie hierzu auf “Hochladen”. Wählen Sie die Grafik aus. Nachdem die Grafik hochgeladen ist, gehen Sie bitte mit der Maus auf die Grafik und klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü die Option “Link abrufen”. Wählen Sie in dem Menü für die Einstellungen der Berechtigung für Teilen der Grafik das Pulldown-Menü und wählen Sie die Option “Eingeschränkter Link – Nur bestimmte Personen können diesen Link abrufen”. aus. Kopieren Sie den Link in die Zwischenablage.

Hinweis: Da Sie nachträglich weitere Links kopieren, sollten Sie sich den Link in einer Text-Datei zwischenspeichern.

Klicken Sie nun auf das Office 365 Menü und wählen Sie die Option “Administration”.

Extrahieren Sie nun die Option “Einstellungen” und wählen Sie in dem Untermenü die Option “Organisationsprofil”.

Klicken Sie nun auf die Option “Benutzerdefinierte Kachel” hinzufügen. In dem sich nun öffnenden Menü, klicken Sie im oberen Bereich den Button “Eine benutzerdefinierte Kachel hinzufügen”.

Nun können Sie die Konfiguration für die benutzerdefinierte Kachel vornehmen. Geben Sie im Feld “Namen der Kachel” den gewünschten Namen ein, beachten Sie hier, dass dieser möglichst kurz ist. Bei der Option URL geben Sie die URL der neuen PWA ein und als Beschreibung eine kurze Beschreibung der PWA. Im letzten Feld tragen Sie bitte den oben kopierten Link zur Grafik ein. Klicken Sie anschließend auf “Speichern”.

Kachel dem Startmenü zuordnen

Nun auf das Menü in Office 365. Wählen Sie im oberen Bereich die Option “Alle”. Hier finden Sie nun die zuvor angelegte Kachel. Klicken Sie in dem Bereich auf den Hamburger in der oberen rechten Ecke und wählen Sie in dem Menü die Option “An Start anheften”.

Nun können Sie direkt über das Office 365 Menü auf die zweite Project Online Instanz zugreifen.

Hinweis: Leider kommt es vor, dass die Kachel nicht immer nach der Erstellung angezeigt wird. Als Workaround gehen Sie bitte wie folgt vor. Schließen Sie den Browser und melden Sie sich erneut wieder an Project Online an. Öffnen Sie das Menü und klicken Sie auf den Namen “Start” im oberen Bereich. Hierdurch können Sie im unteren Bereich des Menüs auf die Option “Alle Apps” zugreifen. Nachdem die Seite geladen wurde, steht auch meistens die benutzerdefinierte Kachel zur Verfügung. Gehen Sie hier genau wie oben beschrieben weiter vor und integrieren Sie diese in Ihr Menü.