Das Speichern von Basisplänen hat in Microsoft Project ja schon eine lange Tradition. Ich selbst habe damals mit Project 98 angefangen, mit dem Client zu arbeiten, und schon hier gab es die Möglichkeit, einen Basisplan zu speichern. Als Microsoft im April 2024 die Möglichkeit in Project for the Web (Planner Premium) einführte, waren die Erwartungen hoch, und viele User, die bereits die alte Funktion im Project Client nutzten, waren enttäuscht. Denn die Funktionen ließen im Gegensatz zum großen Bruder, dem Project Client (MSI/C2R), sehr zu wünschen übrig. Es fing damit an, dass wir nur einen Basisplan speichern konnten, im Gegensatz zu den gewohnten zehn Basisplänen im Project Client, und viele Funktionen wurden zwar schon angezeigt, aber noch nicht unterstützt. Microsoft hat zwar schon seit der Veröffentlichung des Features die Daten in die Dataverse-Tabellen geschrieben, aber ein Projektleiter ohne Power BI Kenntnisse blickte schon ein wenig in die Röhre, wenn er die Informationen auswerten wollte. Nun hat Microsoft mit der Wave 2 des Baseline-Features ein weiteres Update veröffentlicht, welches viele gewünschte Features mit sich bringt. Welche Neuerungen es gibt und ob das meiner Meinung nach ausreicht, um Projektleiter zufrieden zu stellen, das erfährst du in diesem Blog-Artikel.
Inhalt:
- Was bisher möglich war
- Die neuen Registerkarte Baselinedetails
- Die neuen Registerkarte „Spotlight“
- Lizenzen
- Mein Fazit
Was bisher möglich war
Schauen wir zuerst einmal zurück in den April 2024! Das Baseline-Feature war schon eine echte Errungenschaft, wenn man bedenkt, dass diese Funktion für ein ordentliches Projektmanagement eigentlich unverzichtbar ist. Kommen wir zunächst zu den positiven Dingen. Microsoft hatte auf die Community gehört. Viele Projektleiter wünschten sich schon seit Jahren, dass man den Namen des Basisplans selbst vergeben und eine eigene Notiz zu einem Basisplan hinterlegen kann. Das wurde uns in der Wave 1 bereitgestellt. Das war’s dann aber auch schon. Danach musste man als Projektleiter wieder schwer atmen. Denn außer den Änderungen am geplanten Projektende wurden keine weiteren Basisplanwerte angezeigt. Zwar hatte Microsoft die Benennung „geplanter Anfang“, „geplante Dauer“ und „geplante Arbeit“ hinzugefügt, aber die Informationen zu den Werten fehlten. Man bekam auch schon eine grafische Auswertung der Informationen. Sollte der Basisplan mit den IST-Werten übereinstimmen, wird der Name „Im Plan“ grün hinterlegt. Sollte eine Abweichung existieren, wird die entsprechende Abweichung mit dem entsprechenden Wert mit einem Plus oder Minus grün oder rot dargestellt. Natürlich hatte Microsoft schon gedacht, dass die Informationen benötigt werden, und hatte bei der Wave 1 alle Werte (Projektbasisinformationen und Aufgabeninformationen) in die Dataverse-Tabellen msdyn_projectbaselinetaskdata und msdyn_projectbaselinedata geschrieben. Wer wollte, konnte so seine eigenen Reports erstellen.
Die neuen Registerkarte Baselinedetails
Zunächst müssen wir festhalten, dass sich an der Anzahl der zu nutzenden Basispläne nichts geändert hat. Wir können nach wie vor nur einen Basisplan nutzen, aber ansonsten hat sich schon einiges getan. Microsoft hat das Informationsfenster in zwei Rubriken unterteilt. Als erstes wird dem Projektleiter im oberen Bereich angezeigt, dass das Projekt im Vergleich zum angelegten Basisplan entweder im Plan, im Verzug um X-Tage oder dem Zeitplan voraus liegt. Darunter hat Microsoft zwei Registerkarten mit den Namen „Spotlight“ und „Baselinedetails“ hinzugefügt.

Unter der Registerkarte „Baselinedetails“ werden jetzt alle Informationen wie geplantes Ende, geplanter Anfang, geplante Dauer und geplanter Aufwand entsprechend angezeigt. Natürlich hat Microsoft an der oben genannten Visualisierung nichts geändert, und somit bleibt uns zum Beispiel der Status „Im Plan“ und die dazugehörigen Farben erhalten. Ebenfalls kann jetzt über diese Registerkarten der Basisplanname und die Notiz eingetragen bzw. geändert werden. Außerdem wird hier angezeigt, wer und wann den Basisplan erstellt hat.

Die neuen Registerkarte „Spotlight“
Die Spotlight-Registerkarte dient dazu, Arbeitspakete schneller zu identifizieren, die für den Projektleiter von Interesse sein könnten. Microsoft zeigt hier zuerst die Aufgaben, die die Aufmerksamkeit des Projektleiters erfordern. Zuerst wird die Anzahl der Aufgaben angezeigt, die sich auf dem kritischen Pfad befinden oder die besondere Aufmerksamkeit benötigen. Dabei handelt es sich um Aufgaben, deren Enddatum bereits überschritten ist und die noch nicht abgeschlossen wurden. Sollten keine kritischen Aufgaben im Sinne von Planner Premium existieren, werden die Aufgaben angezeigt, die als nächstes anstehen. Während kritische Aufgaben rot hinterlegt werden, werden anstehende Aufgaben grün dargestellt. Eine Besonderheit ist, dass diese Anzeigen direkt als Filter genutzt werden können. Wenn der Projektleiter auf die entsprechende Info klickt, wird der Projektplan nach den entsprechenden Aufgaben gefiltert. So kann der Projektleiter schneller auf die Informationen zugreifen.

Wenn er einen der neuen Filter nutzt, werden im Projektplan automatisch die Spalten „geplanter Anfang“, „geplantes Ende“, „geplante Dauer“ und „Abweichung Ende“ angezeigt. Jede Spalte wird mit den Werten aus dem Basisplan angezeigt. So kann man jetzt sehr gut erkennen, ob ein Arbeitspaket eine Änderung erfahren hat oder nicht.

Lizenzen
Für die Nutzung des Baseline-Features hat sich lizenztechnisch nichts geändert. Man benötigt mindestens eine Project Plan 3 oder Project Plan 5 Lizenz. Mit einer Planner Plan 1 Lizenz kann das Feature nicht genutzt werden.
Mein Fazit
Auch wenn es wieder ein Schritt in die richtige Richtung ist, muss ich leider sagen, dass die Features zwar sehr nützlich sind, aber immer noch einiges fehlt. Es wäre schön gewesen, wenn man beim Vergleich der Plandaten nicht nur die Spalten „geplanter Anfang“, „geplantes Ende“ und „Abweichung Ende“ hätte, sondern auch die Aufwände wären ziemlich interessant gewesen. Zwar kann man hier immer noch mit Power BI arbeiten, aber die Information direkt im Projektplan zu haben, wäre sehr nett gewesen.

Ebenfalls wäre es schön, wenn wir die Möglichkeit hätten, mehrere Basispläne zu nutzen. Hier sollte es nicht nur möglich sein, Basispläne zu speichern, sondern auch Basisplanwerte von einem in den anderen Basisplan zu kopieren, wie es im alten Project Client auch ging.

Die Ansicht in der Rasteransicht ist gut, aber es wäre auch hilfreich, diese in der Zeitachse (Gantt-Diagramm) zu erhalten. Was meint ihr? Was würdet ihr noch gut finden?
