Seit 2014 entwickelte sich Microsoft Planner zu einem der am häufigsten genutzten Aufgabenmanagement-Tools in Unternehmen, und von Anfang an war der Wunsch vieler Nutzer groß, Aufgaben mit Projektplänen in Microsoft Project zu synchronisieren. Mit der neuen Version hat Microsoft diesen Wunsch nun erfüllt. Jetzt werden nicht nur Aufgaben aus Projektplänen (Project for the Web) mit Aufgabenlisten in Planner synchronisiert, sondern auch persönliche Aufgaben aus To Do, gekennzeichnete E-Mails und sogar Aufgaben, die in Loop-Listen zugewiesen wurden. Bevor wir jedoch auf die Details eingehen, werfen wir einen Blick auf die zugrunde liegende Infrastruktur.
Inhaltsverzeichnis
- Der neue Planner under the Hood
- Die neue Oberfläche
- Aus HUB wird Meine Pläne
- Aus „Mir zugewiesen“ wird „Meine Aufgaben“
- Die neue Ansicht Mein-Tag
Der neue Planner under the Hood
Grundsätzlich ändert sich im Backend nichts. Planner bleibt Planner, und Project for the Web bleibt Project for the Web. Nun ja, fast – denn Project for the Web erhält einen neuen Namen und heißt jetzt Planner Premium. Infrastrukturell bleibt jedoch alles beim Alten. Planner (Standard) wird weiterhin von Microsoft in den Azure-Services als geschlossene Lösung angeboten, während Planner Premium im Dataverse gehostet wird und dadurch an individuelle Anforderungen angepasst werden kann. Auch wenn sich viele gewünscht haben, dass auch Planner (Standard) ins Dataverse überführt wird, bleibt Microsoft hier ihrer Linie treu. Da Planner Premium im Dataverse angesiedelt ist, bietet es die maximale Flexibilität, die eine moderne Projektmanagementplattform erfordert. Die Lösung kann nicht nur angepasst werden, sondern ermöglicht auch maximale Automatisierung und umfassendes Reporting.
Die neue Oberfläche
Natürlich erhalten wir eine neue Oberfläche und damit auch eine neue Form der Bedienung. Organisationen, die Microsoft Teams zur Kommunikation nutzen, konnten die neue Oberfläche bereits seit Januar testen. Diese Ansicht wurde eins zu eins in die Planner-Webversion übernommen. Auf der linken Seite hat man nun Zugriff auf „Mein Tag“, „Meine Aufgaben“ und „Meine Pläne“. Das bedeutet, dass alle vorherigen Optionen, wie der Hub und „Mir zugewiesen“, verschwunden sind. Das Einzige, was geblieben ist, ist die Anzeige der angehefteten Pläne sowie die Option, einen neuen Plan hinzuzufügen. Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die Ansichten und deren Funktionen.
Aus HUB wird Meine Pläne
Der HUB ist eigentlich nicht verschwunden, sondern wurde in „Meine Pläne“ umbenannt. Früher wurden dir hier alle Pläne aus Microsoft Planner angezeigt. In der neuen Planner-Version werden dir nun nicht nur die Pläne aus Planner Standard angezeigt, sondern auch die Pläne aus Planner Premium (Project for the Web).
Microsoft musste dabei mehrere Nutzungsarten von Plänen in Einklang bringen. Es gibt Pläne, die du selbst erstellt hast, Pläne, denen du zugewiesen wurdest, und solche, an denen du in einem Team mitarbeitest. Darüber hinaus gibt es jetzt eine vierte Option, die als neues Feature in Planner Standard eingeführt wurde: persönliche Pläne. Du kannst nun Planner Standard-Pläne erstellen, ohne sie einer Microsoft 365-Gruppe zuzuweisen, und die KANBAN-Board-Funktion für deine Aufgaben nutzen. Dies ist sehr praktisch, da es bisher nur mit einer Gruppenzuweisung möglich war. Schließlich gibt es noch die Registerkarte „Zuletzt verwendet“, auf der dir alle Projektpläne angezeigt werden, auf die du zuletzt zugegriffen hast.
Hinweis: Leider ist es auch in der neuen Planner-Version so, dass gelöschte Pläne weiterhin in der Anzeige sichtbar bleiben. Beim Versuch, darauf zuzugreifen, wird die Information angezeigt, dass auf den Projektplan nicht zugegriffen werden kann. Zudem werden, wenn du einer Microsoft 365-Gruppe Thumbnail-Icons zugewiesen hast, diese nur bei Planner Standard-Plänen übernommen, nicht aber bei Planner Premium-Plänen.
Aus „Mir zugewiesen“ wird „Meine Aufgaben“
Mit der Einführung der neuen Planner-Oberfläche wurde die bisherige „Mir zugewiesen“-Ansicht durch die „Meine Aufgaben“-Ansicht ersetzt. Diese Neuerung sorgt für mehr Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit, da alle Aufgaben nun an einem Ort konsolidiert einsehbar sind. Dem Nutzer werden hier alle zugewiesenen Aufgaben angezeigt, unabhängig davon, ob sie aus einem persönlichen Plan, einem Teamplan oder einem Projektplan stammen. Um den Zugriff auf die Aufgaben zu erleichtern, wurden verschiedene Registerkarten eingeführt. Die Registerkarte „Private Aufgaben“ enthält alle persönlich zugewiesenen Aufgaben, während die Registerkarte „Mir zugewiesen“ alle Projektaufgaben umfasst, unabhängig davon, ob sie aus Planner Standard, Planner Premium oder Loop stammen. Die Ansicht „Gekennzeichnete E-Mails“ zeigt alle in Outlook markierten E-Mails an. Schließlich fasst die Ansicht „Alle“ sämtliche Aufgaben in einer einzigen Übersicht zusammen.
Selbstverständlich bleibt die Möglichkeit bestehen, in den jeweiligen Ansichten nach Status, Fälligkeitsdatum, Priorität und Fortschritt zu filtern. Microsoft hat bereits alle abgeschlossenen Aufgaben in diesen Ansichten ausgeblendet.
Ein kleiner Wermutstropfen ist jedoch, dass die bisherige „Mir zugewiesen“-Ansicht auch eine Board-Ansicht beinhaltete, in der man die Darstellung nach Plan, Status, Fälligkeit oder Priorität gruppieren konnte. Diese Funktion ist in der neuen Version von Planner nicht mehr verfügbar.
Die neue Ansicht Mein-Tag
Auch wenn die Ansicht neu in Microsoft Planner ist, ist sie vielen Microsoft To Do-Nutzern bereits von Anfang an vertraut, da sie in To Do von Beginn an existiert. Diese Ansicht dient der persönlichen Organisation der täglichen Aufgaben. Aufgaben, die heute fällig sind, werden automatisch hinzugefügt, unabhängig davon, ob es sich um Aufgaben aus Planner Standard, Planner Premium, To Do, Loop oder um eine markierte E-Mail handelt. Natürlich kann der Nutzer auch manuell Aufgaben hinzufügen, die nicht automatisch erfasst werden. Dazu wechselt er in die Ansicht „Meine Aufgaben“, sucht die Aufgabe, die er zur Ansicht „Mein Tag“ hinzufügen möchte, und klickt bei der entsprechenden Aufgabe auf „Erweiterte Optionen“. Im daraufhin angezeigten Kontextmenü wählt er die Option „Zu Mein Tag hinzufügen“. Danach kann der Nutzer die Aufgaben bequem in der Ansicht „Mein Tag“ bearbeiten.
