Project 2013–Teil 1 – Arbeiten mit Kalendern

In diesem Blogbeitrage möchte ich Ihnen erläutern, welche Kalenderarten es in Microsoft Project gibt, und wie Sie die verschiedenen Kalenderarten für Ihre Projektplanung nutzen können. Viele Projektleiter planen Ihre Projekte in Microsoft Project oft ohne die Berücksichtigung von Feiertagen und Urlaubstage der jeweiligen Ressourcen. Diese Nachsicht kann allerdings Einfluss auf den weiteren Projektverlauf haben.

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Innerhalb von Microsoft Project haben Sie die folgenden Kalenderarten:

Der Standardkalender ist, denke ich, jedem bekannt. Er wird von Microsoft Project bei jedem Project als Standard genutzt. Die Arbeitszeit ist von Montags bis Freitags von 8:00 – 17:00 Uhr. Ein Arbeitstag hat 8 Stunden und eine Arbeitswoche 40 Stunden. Der Standardkalender besitzt keine Feiertage. Diese müssen von Hand angelegt werden. Der Nachtkalender besitzt die Arbeitszeiten 00:00 – 03.00 Uhr, von 04:00 – 08:00 Uhr und von 23.00 – 00:00 Uhr. Den 24 Stundenkalender können Sie bei Planungen von 00:00 bis 00:00 Uhr nutzen. Kalender Ressourcenkalender und Vorgangskalender müssen individuell erstellt werden und danach einer Ressource bzw. einem Vorgang zugeteilt werden. Wie Sie mit der Zuteilung der Kalender verfahren, bleibt Ihnen überlassen. Ob Sie zum Beispiel jeder Ressource einen Kalender zuteilen oder einen Ressourcenkalender für alle Ressourcen nutzen, können Sie selber entscheiden.

Einen Projektkalender erstellen

Als erstes wollen wir einen Projektkalender erstellen. Ein Individueller Projektkalender eignet sich sehr gut um Feiertage in einem Projekt zu berücksichtigen. Aus diesem Grund werden wir die Feiertage für das Jahr 2013 und 2014 dem Kalender hinzufügen und dann den Kalender für das aktuelle Projekt aktivieren. Öffnen Sie nun Ihren Microsoft Project 2013 Standard oder Professional Client. Klicken Sie nun auf die Registerkarte “Projekt” und wählen Sie dort den Button “Arbeitszeit ändern”.

Sie können sich nun alle Informationen zum Standardkalender anschauen. Klicken Sie auf der rechten Seite auf den Button “Neuen Kalender erstellen…”.

Geben Sie nun einen eindeutigen Namen für den Kalender ein. In meinem Fall wähle ich den Namen “Projektkalender”. Wählen Sie die Option, ob der Kalender als Kopie für einen schon vorhanden Kalender erstellt werden soll. Diese Funktion ist ganz praktisch, wenn Sie zum Beispiel bei weiteren Kalendern ebenfalls die Feiertage einbezogen haben wollen. So können Sie sich viel Arbeit ersparen. Klicken Sie anschließend auf “Ok”.

Tragen Sie nun die folgenden Feiertage unter der Rubrik “Ausnahmen” ein. Ich habe hier die folgenden Feiertage berücksichtigt. Hierbei handelt es sich um die Feiertage für NRW. Sollten Sie Projekte Bundesland übergreifend durchführen, so sollten Sie das bei der Eingabe berücksichtigen.

Nachdem Sie die Feiertage eingetragen haben, müsste Ihre Ansicht wie folgt aussehen. Klicken Sie anschließend auf “OK”.

Nun haben wir einen neuen Projektkalender anlegt. Als nächstes müssen wir Project mitteilen, dass er den Projektkalender auch auf das Projekt anwendet. Klicken Sie hierzu in die Ribbon-Oberfläche auf die Registerkarte “Projekt” und dort auf den Button “Projektinformationen”.

Klicken Sie nun auf die Option “Kalender” und suchen Sie Ihre erstellten Kalender im Pulldownmenü aus. Klicken Sie anschließend auf “Ok:

Eigentlich haben wir nun den individuellen Projektkalender aktiviert. Allerdings gibt es eine Besonderheit. Der Projektkalender wird noch nicht in der Gantt-Ansicht berücksichtigt. Scrollen Sie in der Gantt-Ansicht auf den 25.12.2013. Wie sie sehen, wird der 25.12 –26.12.2013 nicht als arbeitsfrei angezeigt.

Damit Project die Feiertage auch in der Gantt-Ansicht berücksichtigt, müssen Sie den Projektkalender auch hier aktivieren. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in die Gantt-Oberfläche. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag “Arbeitsfreiseiten”.

Wählen Sie ebenfalls unter “Kalender” den von Ihnen erstellten Kalender. In meinem Beispiel ist das “Projektkalender”.

Tipps & Tricks: Sie können hier ebenfalls angeben, ob die Feiertage vor- oder hinter dem Vorgangsbalken angezeigt werden soll. Im Standard werden die Feiertage hinter dem Vorgangsbalken angezeigt. Manche Kunden irritiert das, da es so aussieht, als ob an einem Wochenende gearbeitet wird. Dieser Effekt ist aber nur optisch und hat keinen Einfluss auf die Projektberechnung. Sollten Sie die Ansicht wechseln wollen, so wählen Sie die Option “Vor dem Vorgangsbalken” aus.

Nachdem Sie die Einstellung durchgeführt haben, werden die Feiertag auch innerhalb des Gantt-Chart dargestellt.

In meinem nächsten Beitrag werden wir nun einen Ressourcenkalender erstellen und einer Ressource zuteilen.