Wie immer werfen wir gemeinsam einen Blick zurück auf den letzten Monat – und während ich dir diese Zeilen schreibe, stecke ich schon mitten in den Vorbereitungen für meinen Urlaub.  Diesmal habe ich etwas früher mit dem Sammeln der Infos begonnen, daher kann es sein, dass mir das eine oder andere Update durchgerutscht ist. Sollte etwas fehlen, verspreche ich dir: Im nächsten Newsletter wird’s nachgereicht!

Jetzt aber viel Spaß beim Lesen! Lass uns mal schauen, was Microsoft im Mai Spannendes rund um Planner veröffentlicht hat – und wie diese Neuerungen dir helfen können, noch effizienter und flexibler zu arbeiten.

• Project Online Updates, Features und News
• Meine Blogartikel (LinkedIn & blankertz-pm)
• News auf meinem YouTube Channel (TorBla74)
• Podcast Projektmanagement Proiectum

Project Online Updates, Features und News

Bevor ich es vergesse: Es gibt eine wichtige Information, die ich eigentlich schon im April hätte weitergeben sollen – sie ist mir leider durchgerutscht. Microsoft hat den Support für den Zugriff von Shared Mailboxen in Microsoft Planner eingestellt (Nachrichten-ID aus dem Message Center: MC1064044). Was bedeutet das konkret für dich? Shared Mailboxen können keine Aufgaben mehr hinzufügen oder bearbeiten. Auch das Hochladen von Anhängen sowie das Kommentieren von Aufgaben ist nicht mehr möglich. Falls dein Postfach weiterhin Änderungen am Projektplan vornehmen soll, musst du es in ein Benutzerpostfach umwandeln. Microsoft stellt hierfür eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bereit, die dich durch den Prozess führt. Du findest die Anleitung hier.

Kommen wir zu einer weiteren Ankündigung von Microsoft: Project for the Web und die Roadmap werden im August 2025 eingestellt. Was bedeutet das konkret? Sollte sich ein Nutzer während des Migrationszeitraums bei Project for the Web anmelden, wird ein Link bereitgestellt. Klickt der Nutzer auf diesen Link, wird er automatisch zu Planner Premium weitergeleitet. Alle Projekte werden dort automatisch verfügbar sein. Allerdings funktioniert dies bei den Roadmaps nicht. Hier muss jede Roadmap manuell migriert werden – und zwar vor Ablauf des Migrationszeitraums. Auf LinkedIn habe ich bereits eine Anleitung für IT-Abteilungen veröffentlicht, wie man prüfen kann, welche Nutzer in der Organisation noch Roadmaps besitzen.

Ein weiterer Unterschied bei der Nutzung der Portfolio-Funktion im neuen Planner im Vergleich zur alten Roadmap besteht darin, dass die Einbindung von Project-Online-Plänen und Azure Boards nicht mehr unterstützt wird.

Nach der Umstellung werden zudem keine Zugriffe über die Project Teams App mehr möglich sein. Alle Projektpläne müssen über die neue Planner Universal App eingebunden werden. Dafür muss der alte Project-Tab gelöscht und der gleiche Projektplan über die neue Planner-App hinzugefügt werden.

Eine letzte Einschränkung, die uns mit der Umstellung erwartet, ist, dass Projektpläne nicht mehr aus dem Client in die Planner-Web-App oder die Planner-Teams-App konvertiert werden können. Diese Möglichkeit wird ausschließlich über die Model-Driven-App Planner zur Verfügung stehen, die im August ebenfalls umbenannt wird. Solltest du das nachlesen wollen, du findest die Info im Message-Center unter der Message-ID MC1081585.

Ein weiteres neues Feature ist, dass der Project Manager Agent jetzt nicht mehr nur in der Raster- und Board-Ansicht verfügbar ist, sondern auch in der Zeitachsen- und Personen-Ansicht. Damit kannst du die Aufgabenzuweisung nun in nahezu jeder Ansicht vornehmen, ohne ständig zwischen den Ansichten wechseln zu müssen, um den Project Manager Agent zu nutzen.  

Microsoft hat angekündigt, dass im US-Bereich ein neues Berichtsfeature für den Project Manager Client eingeführt wird. Damit können automatisierte Berichte mithilfe von KI erstellt werden. Im Menü wird dazu eine neue Option namens „Report“ hinzugefügt. Nach Eingabe eines Berichtsnamens wird der Bericht automatisch generiert. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Berichte nicht nur auf einer SharePoint-Seite, sondern auch direkt in Teams zu veröffentlichen. Dies bietet eine kostengünstigere Alternative zur bisherigen Bereitstellung über Power BI, die eine Power BI Pro Lizenz voraussetzte. Da SharePoint in den meisten Office- bzw. Microsoft 365-Lizenzen enthalten ist, können dadurch Kosten reduziert werden. Für die Nutzung des neuen Features ist jedoch neben einem Project Planner Plan 1, 3 oder 5 auch eine Microsoft Copilot Lizenz erforderlich.

Es ist ebenfalls möglich, auf bereits erstellte Reports zurückzugreifen. So kannst du auch alte Reports erneut einsehen, wenn du Informationen aus dem Projektverlauf benötigst. Da die Reports in einer Loop-Komponente erstellt werden, können sie nachträglich von dir geändert werden. Innerhalb des Reports sollen alle wesentlichen Informationen wie Fortschritte, Meilensteine, Risiken und nächste Schritte automatisch zusammengefasst werden.

Diese Funktion erinnert ein wenig an den alten Project Client. Vielleicht erinnerst du dich, auch hier konntest du die Reports nach dem WYSIWYG (What you see is what you get) Verfahren erstellen. Was noch ein kleines Fragezeichen mit sich bringt, ist, wie weit du das Layout und das Format als Template verändern kannst oder ob das überhaupt möglich ist. Dennoch finde ich die Möglichkeit schon sehr spannend, wenn ich daran denke, wie viel Zeit ich damals als Projektleiter für die Erstellung von Reports benötigt habe. Das neue Feature ist wahrscheinlich das Feature „Status Report E-Mails mit dem Project Manager Agent“ auf der Roadmap und besitzt die ID 474452.

Dann gibt es eine weitere Änderung im Bereich der Lizenzen und damit bezogener Features. Um die Umstellung auf Microsoft Planner für das Web und Planner in Teams zu unterstützen, wird Planner künftig in mehrere zusätzliche Abonnementpläne integriert – insbesondere in jene, die bereits Zugriff auf Project für das Web und Project in Teams beinhalten.

Ab dem 11. Juni 2025 plant Microsoft, die entsprechenden Planner-Dienstpläne automatisch zu folgenden Abos hinzuzufügen: Planner Plan 1, Planner und Project Plan 3 sowie Plan 5 (jeweils inklusive Bildungs- und Government-Versionen) sowie bestimmte Dynamics 365-Abos mit Project Operations. Falls du bereits ein Abo nutzt, in dem Planner aktiviert ist, musst du nichts weiter tun.

Wichtig wird außerdem der 30. Juni 2025: Ab diesem Datum muss Planner in deiner Organisation aktiviert sein, damit die E-Mail-Benachrichtigungen von Planner Premium weiterhin funktionieren. Die Verwaltung dieser Benachrichtigungen ist künftig ausschließlich über Planner im Web möglich. Die Infos hierzu findest du im Message-Center unter der MC1072394.

Wenn Planner in deiner Organisation noch nicht aktiv ist, solltest du das rechtzeitig überprüfen, um Unterbrechungen im Arbeitsablauf zu vermeiden.

Meine Blogartikel (LinkedIn & blankertz-pm)

Natürlich gab es auch wieder einen Artikel auf meinem Blog. In dem Artikel geht es um die Auswertung der wichtigsten Informationen für einen Projektstatusbericht, wie dem nächsten Meilenstein oder der aktuellen Projektphase, in Project Online oder Project for the Web. Diese Informationen befinden sich in den Tabellen „Vorgänge“ bzw. msdyn_projecttask und sind oft schwer zu filtern. Der Blog-Beitrag erklärt, wie man mit Power BI und Power Query eine Gruppierung nach dem Maximalwert erstellt, um diese relevanten Werte einfach zu extrahieren und darzustellen. Den Artikel gibt es wie immer einmal auf meinem Blog oder auch hier bei LinkedIn.

News auf meinem YouTube Channel (TorBla74)

Im letzten Monat gab es wieder zwei Videos. In dem Technews-Video zu Planner, Project und To Do habe ich noch einmal alle Updates aus dem Monat April zusammengefasst und einen aktuellen Blick auf die Roadmap geworfen.

Zusätzlich gab es den dritten Teil zu meiner „Daily Projektreport mit Power Automate – Dynamische Tabelle erstellen“ Reihe. In diesem Video mit dem Titel „Daily Projektreport mit Power Automate – Dynamische Tabelle erstellen (Teil 3)“ geht es um die Erstellung dynamischer HTML-Tabellen zur Darstellung harmonisierter Daten. Da der Standard-HTML-Tabellen-Compose in Power Automate nur eingeschränkte Formatierungsoptionen bietet, wird gezeigt, wie man eigene HTML-Tabellen manuell aufbaut.

Der Fokus liegt auf den Grundlagen des HTML-Codes, wodurch sich das Video besonders gut für Einsteiger eignet. Schritt für Schritt wird erklärt, wie man den Tabellenkopf (thead) mit Spaltenüberschriften definiert und anschließend den Tabellenkörper (tbody) dynamisch mit Daten befüllt. Hierzu wird eine Schleife verwendet, die jede Datenzeile automatisch einfügt. Der HTML-Code wird flexibel gestaltet, sodass er individuell an verschiedene Datenformate und Anforderungen angepasst werden kann. Ideal für alle, die Power Automate effizient zur tabellarischen Darstellung von Projektdaten nutzen möchten.

Podcast Projektmanagement Proiectum

Auch im Mai gab es wieder zwei Podcasts. Zum einen den seit Januar wieder aktiven Technews-Podcast, in dem ich alle Features aus dem Monat April zusammengefasst habe. Solltest du denken, die Inhalte seien immer gleich, muss ich dir sagen, dass dem nicht so ist. Manchmal kommt es nämlich vor, dass bestimmte Features oder Informationen zu unterschiedlichen Zeitpunkten in Newsletter, Podcast und YouTube erscheinen – oder auch nicht. Dadurch schaffen es manche Inhalte erst in die nächste Ausgabe oder Folge. Wenn du nichts verpassen möchtest, würde es mich freuen, wenn du die verschiedenen Medien nutzt.

In meinem zweiten Podcast durfte ich Ralf Böhm, IT-Leiter der Firma Selectric GmbH, begrüßen. Gemeinsam warfen wir einen ehrlichen Blick zurück auf ein gescheitertes IT-Projekt, das vor fast zehn Jahren große Erwartungen geweckt hatte: die Einführung von Microsoft Project Online. Trotz durchdachter Planung, technischer Umsetzung und umfangreicher Schulungsmaßnahmen blieb die Akzeptanz im Unternehmen aus – das Tool verschwand still und leise.

Doch die Geschichte nimmt eine überraschende Wendung: Heute steht Microsoft Planner Premium im Fokus und trifft auf breite Zustimmung. Im Gespräch haben wir beleuchtet, was sich im Unternehmen seither verändert hat. Warum funktioniert jetzt, was früher gescheitert ist? Welche Rolle spielen moderne Technologien, ein verändertes Projektverständnis und die Erwartungen der Mitarbeitenden?

Eine Folge über das Lernen aus Rückschlägen, technologische Weiterentwicklung und die Chancen, die sich ergeben, wenn man bereit ist, alte Wege zu hinterfragen.