Selbstmanagement mit Office 365 Planner – Teil 3 Aufgaben

In meinem vorletzten Artikel wollen wir uns nun den größeren Aufgaben widmen. Wie wir schon gelernt haben, selektiere ich meine Aufgaben nach dem Eisenhauer-Prinzip. Wenn Sie nun eine Aufgabe als „dringlich“ markiert haben, gibt es jetzt zwei Möglichkeiten. Entweder die Aufgabe ist in dem angedachten Zeitfenster schnell zu erledigen oder es handelt sich um größere Aufgaben die mehr Zeit in Anspruch nehmen. Jeder kennt sicher das Problem, dass solche Aufgaben schon einmal schnell in Miniprojekten enden können. Durch diese „kleinen“ Projekte erhält man meistens ein Problem. Je mehr Sie von diesen mini Projekten erhalten, desto mehr verlieren Sie den Überblick über die anfallenden Aufgaben. Ebenfalls können Sie nur erschwert eine zu verlässliche Aussage tätigen, bis wann Sie Aufgaben erledigt haben.

Microsoft bietet ihnen mit Office 365 Planner ein optimales Tool um dieses Aufgabenmanagement effizient zu erledigen. Der Vorteil für Sie ist, dass Planner eigentlich in allen gängigen Office 365 Lizenzen zur Verfügung steht.

Hinweis: Um das hier in dem Beispiel dargestellt Szenario abzubilden, benötigen Sie eine zugewiesene Planner Lizenz und Sie müssen berechtigt sein, Pläne zu erstellen.

Einen Plan anlegen

Als erstes müssen Sie einen Plan in Planner erstellen. Melden Sie sich hierzu an Office 365 an. Klicken Sie im Menü auf Planner. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf „Neuer Plan“. Geben Sie nun einen Namen für den Plan ein. In meinem Beispiel nenne ich diesen „Selbstmanagement“. Sie können natürlich jeden beliebigen Namen auswählen. Belassen Sie die Privatsphäreneinstellungen auf „Privat“, da nur Sie mit dem Plan arbeiten werden. Extrahieren Sie die Optionen, indem Sie auf das Pulldown-Menü klicken und geben Sie eine Beschreibung für den Plan ein. Klicken Sie anschließend auf „Plan erstellen“.

Ihr persönliches Zeit-Board

Ich habe über die Jahre eine passende Methode gesucht und bin dann bei dem KANBAN Model hängengeblieben. Einerseits, weil es relativ schnell umzusetzen ist und zum anderen, weil es für mich einen großen Erfolg brachte. Im ersten Schritt werden wir uns ein Board erstellen, in dem wir alle Aufgaben sammeln und bearbeiten. Die erste Spalte die mit der Bereitstellung des „Plans“ veröffentlicht wird nennt sich Aufgaben. Diesen Namen können Sie so belassen. Die zweite Spalte nennen wir „In Arbeit“, die dritte Spalte nennen wir „Wartet auf“.

Hinweis: In meinem Board nutze ich noch die Spalte „Fertig“. Diese Spalte brauchen Sie nicht unbedingt, da alle Aufgaben die abgeschlossen wurden der entsprechenden Spalte untergeschoben werden. Ich habe die abgeschlossenen Aufgaben in einer Spalte.

In Planner nennt man diese Spalten „Buckets“. Ein Bucket fast ein Vorhaben (Phase) mit den dazugehörigen Aufgaben zusammen. Klicken Sie auf den Namen „Neuen Bucket hinzufügen“ und geben Sie den Namen „In Arbeit“ ein. Drücken Sie dann die [Enter] Taste und bestätigen Sie damit Ihre Eingabe. Wiederholen Sie den Vorgang für die Spalten „Wartet auf“ und „Abgeschlossen“. Das Board sollte nun wie folgt aussehen.

WIP´s

Work In Process bedeutet, dass die Anzahl an WIP’s nicht überschritten werden dürfen. Optimalerweise sollte immer nur eine Aufgabe in der Spalte „In Arbeit“ existieren. Aus diesem Grund tragen Sie bitte hinter den Namen des Buckets „In Arbeit“ noch (WIP 1) ein. Die Ansicht sollte nun wie folgt aussehen.

Die Aufgaben

Als nächstes geben Sie eine Aufgabe ein. Klicken Sie im Bucket-Kopf auf das [+] Zeichen. Geben Sie einen gewünschten Namen für die Aufgabe ein. In meinem Beispiel nehme ich an, dass ich eine Blogreihe schreiben müsste, die mehrere Artikel beinhaltet (Blog-Artikel schreiben Project & AGILES-Projektmanagement). Ich trage bei mir entsprechend den Namen in dem Titel zur Aufgabe ein und klicke dann auf „ENTER“. Ihre Ansicht sollte nun wie folgt aussehen.

Führen Sie als nächstes einen Doppelklick auf die Aufgabe durch. Jetzt können Sie alle weiteren Informationen eingeben. Ich habe mir angewöhnt immer eine Beschreibung einzutragen. Wenn wir zu einem späteren Zeitpunkt zu der benötigten Klassifizierung der Aufgabe kommen, werden Sie verstehen warum eine Beschreibung unbedingt eingegeben werden sollte. Denn es kann sein, dass eine Aufgabe durch die entsprechende Klassifizierung einen längeren Zeitpunkt nicht beachtet wird. Die genaue Beschreibung hilft mir dann dabei, mein genaues Vorhaben noch einmal zu eruieren. Die Beschreibungen lasse ich immer mit in der entsprechenden Karte auf dem Board anzeigen. Aus diesem Grund aktiviere ich auch immer die Option „Auf Karte anzeigen“.

Alles Prio 1 oder was?

Im Business kennt man eigentlich immer nur eine Priorität – nämlich „Prio 1“. Aus diesem Grund sollten Sie das Denken in Prioritäten abstellen und stattdessen in Serviceklassen (SLA) denken. Hier gibt es in meinem System genau vier Arten.

Terminiert: Sind alle Aufgaben, die an einem bestimmten Datum erledigt sein müssen. Sollte dieser Termin nicht gehalten werden, so entsteht ein Schaden. Wichtig hierbei ist, dass die Aufgabe nicht genau auf dem End-Datum endet, sondern noch genügend Puffer bis zur Dateline bleibt.

Standard: Besagt, dass für diese Aufgabe kein Termin bis zur Fertigstellung existiert.

Wunsch: Aufgaben, die mir einfallen und irgendwann, wenn überhaupt einmal anfallen.

Beschleunigt: Werden alle Aufgaben, die vom Chef als superheftig, muss sofort, heute noch – klassifiziert werden.

Jeder dieser Klassen wird auf der rechten Seite eine Farbe zugeteilt.